Planifier une réunion demande du temps et de l’organisation. Certains croient que cela se limite à réserver une salle de réunion, prévenir ses collègues et improviser l’ordre du jour au dernier moment. C’est sûrement le meilleur moyen pour que vos réunions soient interminables et inefficaces…
Voici, selon Bird Office, les erreurs à ne pas commettre lors de votre prochaine réunion :
1/ Choisir un horaire trop tardif (ou trop tôt…)
L’horaire est un facteur décisif lors de la planification d’une réunion. Si vous l’organisez en fin d’après-midi, tout le monde ne pensera qu’à une seule chose : « Quand est-ce que se termine cette fichue réunion ? » et vous n’obtiendrez que peu d’attention. Trop tôt le matin, le résultat sera le même, la mauvaise humeur de vos collaborateurs en supplément.
2/ Ne pas définir d’ordre du jour
Même si vous avez une idée précise des points que vous souhaitez aborder, annoncez-les clairement aux personnes qui seront présentes à la réunion. Vous évitez ainsi les dérives au cours de la réunion, et vous permettez aux participants de réfléchir à ce qu’ils pourront dire sur le sujet.
3/ être trop nombreux en réunion
Une fois votre ordre du jour défini, il vous reste à décider les personnes avec lesquelles vous allez l’aborder. Convier le stagiaire en technique de surface ne présente peut-être pas d’intérêt stratégique majeur…
4/ Ne pas briefer ses collaborateurs
Si vous ne prenez pas le temps de communiquer les informations nécessaires au bon déroulement de la réunion à vos collaborateurs, vous perdrez un temps précieux dès le début de la réunion à leur exposer tous les détails.
5/ Ne pas être écouté
Vous avez parfois le sentiment de parler dans le vide ? C’est peut être que vous manquez d’autorité. Si tout le monde se permet de faire autre chose pendant vos réunions c’est parce que vous n’avez jamais donné le ton. N’hésitez pas à rappeler à l’ordre vos collaborateurs un peu trop distraits.
6/ Faire des réunions à rallonge
Avant de débuter toute réunion, fixez-vous un horaire à ne pas dépasser et essayez de vous y tenir. Au bout d’une heure, vous commencez à perdre l’attention de ceux qui vous écoutent, vous n’y pouvez rien, notre cerveau est fait comme ça…
7/ Imposer des conditions de travail difficiles
Enfermer quinze personnes dans une salle non climatisée un après-midi caniculaire, c’est une brillante idée si vous souhaitez voir votre audience somnoler au bout de cinq minutes. C’est un exemple qui peut faire sourire, mais les détails ont toujours de l’importance alors gardez à l’esprit qu’une salle propre et aérée donnera toujours plus envie de travailler.
8/ Ne pas prendre de notes
Dans toute réunion, il est nécessaire de conserver une trace écrite de ce qui a été dit. Peu de personnes prendront d’elles-mêmes des notes au cours de la réunion alors désignez quelqu’un qui sera chargé de prendre des notes.
9/ Dériver et perdre le rythme
Vous avez commencé votre réunion au quart de tour et vous n’avez plus grand chose à dire alors qu’il vous reste une heure à tenir ? Pour réussir à garder l’attention de vos collaborateurs au long de toute la réunion, apprenez à gérer votre temps de parole.
10/ Ne pas faire d’ouverture
Si à la fin de la réunion, vos collaborateurs n’ont pas l’impression d’avoir résolu de problème ou sont incapables de dire quel était le thème de la réunion, c’est que vous n’avez pas été assez clair dans votre introduction. C’est le moment de réviser nos conseils.
