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Vous en avez marre de perdre du temps à organiser vos réunions, rendez-vous, séminaires ou conférences? Vous recherchez des moyens d’augmenter les performances de vos collaborateurs en réunion ? Bird Office a la solution ! En plus de la possibilité de louer la salle idéale pour votre événement, nous vous proposons une liste d’outils pour vous aider à l’organiser et l’animer.

Choisir la bonne date de réunion ou rendez-vous.

Réunir plusieurs personnes au même moment et au même endroit ne’st pas une tâche facile. Pour vous aider dans la réalisation de cette mission, voici deux outils géniaux !

Julie, votre assistante virtuelle

Ne vous prenez plus la tête pour organiser toutes vos réunions et vos rendez-vous car Julie est lé et le fait à votre place. En effet, cette assistante virtuelle développée par trois jeunes entrepreneurs français recherche une date qui convient à tous les participants, ajoute l’événement à votre agenda et envoie une confirmation.

Pour plus d’informations, jetez un œil à l’interview de Julien Hobeika, CEO de JulieDesk, réalisé par Bird Office.

Doodle

Doodle offre une interface très simple pour planifier vos réunions et trouver le créneau horaire qui conviendra à tous vos collaborateurs. Avec Doodle vous choisissez le nom de l’événement, le lieu, la description, et proposez les différents horaires et dates qui vous conviennent. Vous partagez ensuite le lien à vos collaborateurs qui indiquent leurs disponibilités.

Une réunion interactive et collaborative

Pour rendre votre événement plus vivant et impliquer vos collaborateurs, voici quelques astuces.

Wisembly

Wisembly est une solution web et mobile collaborative permettant d’organiser les réunions en entreprise. Très facile à utiliser, le site web Wisembly facilite la vie des managers en préparant les réunions, en donnant un accès aux documents aux participants et en proposant des modules permettant d’interagir, de poser des questions et même de faire des quizz. l’animation de grosse conférence est également proposée par Wisembly. Et ça ne s’arrête pas là ! Plus de soucis à se faire pour le suivi de vos réunions puisque la solution effectue automatiquement des comptes rendus.

Par ailleurs, Wisembly organise régulièrement des événements dont un qui s’est déroulé dans l’une des salles de Bird Office. Vous pouvez rencontrer l’équipe très sympa de Wisembly en participant à l’un de leurs événements.

Google Drive

Tous les possesseurs d’une adresse Gmail ont accès à la solution de stockage et de partage en temps réels de fichiers proposée par Google. Ainsi, pendant vos réunions, vous pouvez partager avec vos collaborateurs tous types de fichiers (images, vidéos, documents classiques…) et travailler dessus à plusieurs. En plus de la solution en ligne, une application est également disponible pour ordinateur, Smartphone et tablette.

Evernote

Evernote est un outil de prise de note permettant de collecter des informations et de les organiser très simplement dans des dossiers. Vous pouvez partager vos notes avec vos collaborateurs pour que chacun ajoute ses informations et ainsi, obtenir un suivi complet de la réunion. La solution est disponible sur le web et sous forme d’application pour ordinateur, Smartphone et tablette. Toutes les informations stockées sont automatiquement synchronisées sur tous vos appareils.

Et pour des réunions à distance ?

Il ne’st pas toujours possible d’organiser des réunions physiques et déployer toute une solution de visioconférence peut coûter très cher. Pour y remédier vous pouvez louer une salle de réunion équipée d’un système de visioconférence ou utiliser une des solutions suivantes.

Skype

Skype est le plus connu des logiciels de visioconférence et peut-être le plus évident à utiliser pour vos réunions à distance. Simple à installer et à utiliser, il est gratuit et disponible sur ordinateur comme sur mobile et tablette. Il est possible de réunir jusqu’à 10 participants pour un appel de groupe comprenant la vidéo. Cependant, Skype conseille à ses utilisateurs de ne pas dépasser les cinq connexions simultanées.

Chromebox

Chromebox est une alternative à skype pour organiser des réunions, formations ou séminaires à distance. Il permet de faire des visioconférences mobilisant jusqu’à 15 participants simultanément. Très facile à utiliser, Chromebox s’installe sur tous les écrans. Le pack complet contient une caméra, un micro/enceinte, une télécommande et un boitier de contrôle.

Google Hangout

Hangout est une solution d’appel vidéo intégrée au réseau social Google+. Tous les utilisateurs d’une adresse Gmail ont accès à cet outil. Il permet de passer des appels vidéo de groupe pouvant réunir jusqu’à dix utilisateurs et est disponible sur tous les terminaux. En plus de passer des appels vidéos, les utilisateurs de Google Hangout peuvent partager des documents, des images, des vidéos ou simplement s’envoyer des messages via la messagerie. En bref, c’est une solution pratique et simple d’utilisation pour remplacer les réunions physiques.

Et vous, quels outils utilisez-vous ?