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Entre la planification des présentations et des réunions, le suivi des directives des compagnies aériennes et la préparation de vos bagages, l’organisation d’un voyage d’affaires ce n’est pas de tout repos. Mais pas de panique, Bird Office, l’expert de la location de salle de réunion, vous révèle ses astuces pour que votre déplacement professionnel se déroule sans tracas et soit une réussite.

1. Organisez-vous

Que ce soit un déplacement organisé par votre entreprise, une invitation à participer à une réunion ou à intervenir lors d’un séminaire, prenez les devants et n’attendez pas que quelqu’un prépare votre déplacement à votre place. Choisissez un hébergement proche de l’aéroport ou de l’endroit où aura lieu l’événement. Et si toutefois vous avez besoin d’une salle de réunion, d’une salle de conférence ou d’un poste de travail, louez en une sur Bird Office, ça ne vous prendra que quelques minutes. Prévoyez vos déplacements à l’avance et vérifiez l’équipement disponible dans les différents bâtiments dans lesquels vous vous rendrez (wifi, téléphone, vidéo-projecteur …). Avant de partir, déléguez les tâches importantes à vos collaborateurs et n’oubliez pas l’email automatique pour prévenir de votre absence, avec les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.

2. Renseignez vous sur la culture

Si vous partez dans un pays étranger pour la première fois, il est primordial de vous renseigner sur la culture du pays. Non seulement pour en savoir plus sur les collaborateurs que vous rencontrerez lé bas et préparez votre réunion ou présentation, mais aussi pour connaitre les endroits à visiter une fois sur place. Renseignez vous sur les coutumes locales, la gestuelle, les salutations et les codes vestimentaires du pays. Par ailleurs, n’hésitez pas à apprendre quelques expressions qui peuvent vous êtres utiles.

3. Vérifiez tous vos documents

Carte d’identité, passeport, billet d’avion, visa … Assurez-vous que vous avez tous les documents dont vous avez besoin pour votre voyage avec vous et facilement accessible en cas de besoin. Imprimez votre carte d’embarquement à l’avance, rangez la avec vos autres documents et surtout gardez les toujours à portée de main, vous gagnerez beaucoup de temps à l’aéroport.

4. Préparez bien vos bagages

Tout d’abord, si vous voyagez par avion, préférez le bagage cabine au bagage en soute. Certes, mettre toutes vos affaires dans une valise de petite taille peut sembler un défi difficile à relever au début, mais aussi longtemps que vous vous concentrez sur les nécessités, ce ne’st pas insurmontable. Par exemple, choisissez une paire de chaussure à mettre dans votre bagage et une aux pieds, vous gagnerez de la place dans votre valise. Surtout, gardez en tête que vous ne pouvez pas amener toute votre garde-robe. Par ailleurs, si vous êtes souvent en déplacement, évitez d’oublier les éléments importants tels que vos articles de toilette, les câbles de charge pour votre matériel électronique et les adaptateurs. Pour cela, gardez-les bien emballés dans votre sac de voyage à tout moment. Lors de la préparation pour un voyage plein de rencontres et d’aventures liées au travail, il peut être facile d’oublier d’emporter une paire de chaussures et des vêtements de marche confortables. Essayez d’inclure au moins une tenue que vous pourriez porter pour des activités touristiques ou pour une soirée. Vous n’allez tout de même pas passer tout votre voyage dans un costume ou en tailleur.

5. Joignez l’utile à l’agréable

Connaissez vous la tendance du  « bleisure » ? Elle consiste à combiner travail et tourisme lors d’un déplacement à l’étranger et 87% des voyageurs d’affaires l’ont déjà adoptée selon une étude réalisée par OnePoll . Organisez votre voyage de sortes que vous ayez un peu de temps libre pour découvrir la ville dans laquelle vous vous rendez et profiter au maximum de votre déplacement.

Et vous, quelles sont vos astuces pour un voyage d’affaires réussi?