Les réunions sont souvent considérées comme un mal nécessaire dans les entreprises. Une bonne réunion est instructive et engageante mais une réunion mal organisée peut être interminable, terriblement ennuyeuse, un véritable calvaire. Pour que votre réunion soit couronnée de succès, pour attirer et retenir l’attention de votre auditoire, vous devez impérativement donner le bon ton dés le début. Faites des erreurs au début de la réunion et nous vous assurons que vous aurez bien du mal à obtenir l’attention de votre auditoire.
Bird Office, le site de location de salle de réunion, vous donne 10 règles à suivre pour commencer une réunion de manière efficace.
1. S’assurer que la réunion se déroule dans de bonnes conditions
Avant de commencer une réunion il est impératif de vérifier que tout est en ordre et que rien ne viendra perturber la séance. Préparez donc en amont une check list des choses à vérifier avant de commencer telles que : la configuration de la salle de réunion, le vidéo projecteur, la température de la salle…
2. Commencer à l’heure
S’il y a bien une règle de base à ne surtout pas négliger c’est celle-ci. Ne pas respecter l’heure de départ annoncée peut frustrer ceux qui sont ponctuels. Ils perdent leurs temps en attendant les retardataires alors qu’ils ont certainement du travail plus urgent à faire ailleurs. Non seulement la plupart des gens deviennent à juste titre, agacés mais plus ils vont attendre plus l’énergie qu’ils avaient au départ va se dissiper. Alors n’attendez pas les retardataires, fermez la porte et commencez la réunion à l’heure prévue.
3. Prévoir du café
Proposer un café ou des boissons avant le début de la réunion permet d’instaurer un climat de confiance et de mettre à l’aise les participants. Cela donne un bon ton pour le reste de la réunion. De simples rituels sociaux comme celui-ci ne doivent jamais être négligés.
4. Sourire et remercier les personnes présentes
Une règle simple et évidente mais pourtant souvent négligée. Prenez quelques secondes pour remercier toutes les personnes qui ont pris le temps de venir à votre réunion malgré leurs agendas parfois très chargés. Sourire permet d’instaurer une atmosphère conviviale et de donner envie à vos collaborateurs de vous écouter et de contribuer.
5. Rappeler le type de réunion
Il existe plusieurs styles de réunions : le brainstorming, la réunion d’information, d’échange, de résolution de problèmes… pour en citer quelques-uns. Il est important de rappeler dés le départ de quelle type de réunion il s’agit afin que tous les participants sachent à quoi s’attendre et comment ils peuvent contribuer.
6. Exprimer clairement les trois points les plus importants de la réunion
Les trois points clés au début de la réunion précisent le sujet ou l’objet de la réunion, les avantages d’y participer et les résultats souhaités. Même si vous avez distribué un ordre du jour détaillé avant la réunion, ne présumez pas que tout le monde a lu cet ordre du jour ou vient à la réunion en se souvenant exactement de l’objectif principal et de ce qui est attendu d’eux. Si vous ne rappelez pas aux participants pourquoi ils sont lé, vous pourriez vous retrouver avec certaines personnes présentes à votre réunion uniquement pour réchauffer les sièges.
7. Définir explicitement les rôles de chacun
Assigner des rôles au hasard au cours de la réunion est un signe de désorganisation et de manque de préparation. Annoncez dés le départ qui sera le preneur de note et le gardien du temps si besoin est. Rappelez rapidement quel groupe prendra la parole sur chaque point de l’ordre du jour et combien de temps est attribué pour chaque sujet.
8. Rappeler les règles de base
Les gens ont un don pour oublier les règles et vite reprendre de mauvaises habitudes telles que laisser leurs téléphones allumés, regarder leurs emails pendant qu’une autre personne présente. Rappeler quelques règles de base ne peut pas faire de mal surtout pour ceux qui n’ont pas l’habitude d’assister à vos réunions.
9. Evoquer rapidement le coeur du sujet
Ceci est particulièrement important quand vous êtes en réunion avec des cadres, souvent impatients. Allez au point principal rapidement ou vous risquez d’être interrompu. Pire encore, vous risquez de perdre leurs attentions, ils ne vous écouteront plus et préféreront vérifier leurs emails. Il n’est pas improbable aussi que quelqu’un quitte la salle pendant que vous parlez. Alors assurez-vous que tout cela ne se produise pas en rentrant directement dans le cœur du sujet sans faire perdre de temps à tout le monde.
10. Impliquer les participants dés le début
Commencez la réunion en posant une simple question telle que « êtes-vous prêts? » ou « Est-ce que tout le monde va bien? » afin de capter l’attention de tous les participants dés le départ. Vous pouvez également jouer la carte de l’humour mais avec finesse. Laissez au placard les blagues Carambar et surtout faites bien attention à votre public et aux différences culturelles pour éviter le bide complet.
Ces simples règles devraient vous aider à mettre votre réunion sur les rails du succès. La réunion peut maintenant commencer, à vous de jouer !
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