Oui, vous êtes intéressé par le budget de l’année prochaine, par l’avancement du projet en cours ou l’augmentation du Chiffre d’Affaires du mois dernier (ou pas !). C’est juste que… comment êtes-vous supposé rester assis et absorber des informations pendant des heures alors que vous avez des emails à traiter, des rapports à écrire, une salle de formation à réserver sur Bird-Office, des rendez-vous à replacer et des tonnes d’autres choses à faire. Une réunion interminable ressemble parfois plus à une séance d’exercices physiques (un test d’endurance épuisant pendant lequel on vous demande de contribuer et d’apprendre) qu’à du véritable travail.
Voici les astuces de Bird Office pour rester concentré lors de votre prochaine réunion sans fin.
Faites des pauses
Après 1h-1h30 de concentration, notre cerveau commence à s’épuiser et à faire des erreurs – une formule parfaite pour une réunion anti-productive. De petites pauses, même de quelques minutes seulement, peuvent offrir à notre cerveau la régénération nécessaire. Mais pour que ces pauses soient efficaces, il faut être totalement déconnecté . Si possible évitez d’utiliser vos 2 minutes de pause pour envoyer un email à votre patron, appeler un client ou finir votre rapport. Pour aider votre cerveau à se régénérer correctement après avoir supporté 1h de slides PowerPoint, essayez d’oublier votre travail pendant la pause.
Par ailleurs, ce n’est plus à démontrer, rester assis pendant une période prolongée est très mauvais pour la santé donc levez vous et allez faire une petite marche. Ou essayez un de ces exercices à faire au bureau.
Choisissez bien votre place
Pour un minimum de distraction, choisissez une place éloignée d’une fenêtre ou d’un lieu de passage. Le mieux c’est d’être assis à un endroit d’où vous pouvez bien voir l’animateur, de préférence en face de lui. De plus, pendant la réunion, essayez de maintenir un contact visuel avec l’animateur afin de diminuer les distractions visuelles.
Prenez des notes
Prendre des notes peut aider certaines personnes à rester concentré. Un conseil, si vous décidez de prendre des notes, utilisez des feuilles et des stylos de couleurs. L’encre noir sur papier blanc peut être ennuyeux et donc être source de distraction. Les couleurs peuvent aussi vous aider à vous organiser.
Laissez votre Smartphone dans votre bureau
Pour garder votre attention au maximum il faut s’éloigner de tout ce qui peut vous distraire et cela inclut votre Smartphone. En effet, en ayant votre smartphone prés de vous pendant la réunion vous serez tenté de regarder vos emails, de répondre au message de votre mère ou de jeter un coup d’œil à vos réseaux sociaux, ce qui nuirait à votre productivité pendant la réunion.
Recherchez de l’originalité
Si vous vous ennuyez pendant une réunion essayez (on a dit essayez) de trouver quelque chose d’intéressant à propos du sujet de la réunion ou de l’animateur. Entraînez votre cerveau à rechercher de l’originalité dans les choses normales et ainsi vous augmenterez votre durée d’attention ou réussirez au moins à mieux la contrôler. Mais comment trouver quelque chose d’originale dans une réunion qui vous ennuie? Pendant les mini-pauses, quand vous avez l’opportunité de relâcher votre attention (lorsque l’organisateur est occupé à incendier l’ordinateur ou au moment de la transition vers le sujet suivant, par exemple) amusez vous à regarder la couleur des yeux de l’animateur, à l’imaginer dans un corps d’enfant ou de personne âgée ou encore à observer le comportement de vos collaborateurs. Mais attention, c’est à faire uniquement pendant les mini-pauses, pas pendant toute la réunion.
Soyez actif
Essayez d’être aussi actif que possible en posant des questions et en faisant des commentaires. SI vous avez lu l’ordre du jour envoyé à la réunion, vous pouvez préparer vos questions et commentaires en avance. Ceci permet de rester concentré mais aussi de réduire l’impulsivité.
Rappelez-vous du sujet de la réunion
é mesure que la réunion avance, que les slides défilent, que les différents points de vue sont partagés, il est facile de s’égarer et d’oublier l’objectif de la réunion. à ce moment lé rappelez vous du sujet de la réunion et de la raison pour laquelle vous y assisté. Quand votre attention vacille et que vous vous posez des questions sur votre réle dans cette réunion, restez positif et dites-vous qu’il y a toujours quelque chose à apprendre sur le client, le consommateur, la politique de l’entreprise, le message ou quelque autre raison pour laquelle cette réunion a été mise en place.
Prenez une collation et hydratez vous
Apportez de l’eau à la réunion et pensez à prendre une collation raisonnable avant car il est difficile de rester concentré quand l’estomac est vide. Dites non aux produits riches en glucides et aux aliments à haute teneur énergétique qui donneront à vos yeux l’envie de se reposer (juste une seconde!) pendant la réunion. Optez pour des fruits, des légumes ou toute autre collation saine.
Et si malgré tout, la réunion est tellement ennuyeuse qu’il est impossible de rester concentré, vous pouvez toujours vous en échapper !
