Le casse tête de la réservation d’une salle adaptée pour une assemblée générale

L’assemblée générale constitue une étape inévitable dans la vie de toute société ou association. En effet, vous devez organiser une assemblée générale ordinaire au moins une fois par an, ne serait-ce que pour approuver les comptes ainsi que, dans la plupart des cas, la politique générale de votre société (redonner un mandat au même gérant, en choisir un autre, etc.). Cela dit, il arrive également de devoir organiser des assemblées générales extraordinaires, notamment pour modifier les statuts de la société (en cas de changement de dénomination sociale, d’activité, etc.). Se pose alors la question de l’endroit où tenir ces assemblées.

De nombreuses entreprises ne disposent tout simplement pas d’une salle adaptée et doivent, par conséquent, en chercher une à l’extérieur. Mais notons que même lorsque vous en avez une à votre disposition, notamment au sein de votre entreprise, il est souvent préférable de sortir de votre cadre professionnel routinier pour tenir vos assemblées générales : dans la plupart des cas, un tel changement stimulera vos capacités de décision et vous rendra plus attentif. Qui plus est, c’est un très bon moyen pour éviter les rumeurs que certains salariés pourront répandre, surtout si l’assemblée générale se tenait à côté de leurs bureaux (rumeurs sur un rachat imminent de la société, sur des coupures de budget, des licenciements, etc.). Bird Office a la solution pour vous, en vous proposant des salles idéales pour mener vos assemblées générales (ainsi que vos séminaires et diverses réunions professionnelles) dans les meilleures conditions, et ce dans plus de 40 villes à travers la France entière, de Lyon à Marseille, en passant par Dijon.

Voici, à ce propos, quelques conseils afin de choisir la meilleure salle pour votre assemblée générale.

1. La taille de la salle en fonction de vos besoins

C’est bien naturellement en fonction du nombre de participants à l’assemblée générale qui’l faut choisir la taille de la salle. En effet, si vous organisez votre assemblée générale dans une salle trop petite au vu du nombre de personnes présentes, l’atmosphère risque de se détériorer très vite. En ce sens, les débats et les décisions, étant directement influencés par l’environnement, risquent eux aussi de ne pas être des plus productifs. Cela dit, si vous tenez votre assemblée générale dans une salle trop grande, toujours au vu du nombre des participants, la sensation d’un vide pesant peut avoir le même effet. à ce propos, Bird Office met à votre disposition des salles de toutes les tailles pour vos assemblées générales, indépendamment du nombre d’associés qui y participeront.

2. Une salle accessible, c’estt une assemblée réussie

Il est, de même, très important de choisir une salle qui soit accessible. évitez celles qui sont trop excentrées de tout transport public car si rejoindre l’assemblée générale devient un vrai parcours du combattant, cela risque bien sûr d’affecter sa bonne tenue. Notons aussi que le parking privé est souvent un atout très utile, surtout si une partie conséquente des participants se déplace en voiture. Ainsi, nous vous conseillons de ne pas faire de compromis trop importants avec l’accessibilité de la salle : s’assurer que vos associés peuvent rejoindre facilement l’assemblée générale, c’est s’assurer que celle-ci débutera dans les meilleures conditions.

3. Une salle équipée en fonction de vos besoins

Si vous avez besoin de projeter des présentations Powerpoint, notamment pour illustrer le budget de votre entreprise, vos propositions particulières, etc., il faut alors réserver une salle dotée d’un projecteur et d’un écran. De même, la connexion Wi-Fi est devenue presque indispensable dans le cadre de nos vies professionnelles dynamiques. Enfin, mais pas d’importance moindre, la climatisation ou encore le coin détente, avec une machine à café et un distributeur d »eau, sont des détails importants qui affecteront directement, et de manière positive bien sûr, le déroulement de votre assemblée générale. Veillez donc à choisir votre salle de manière à ce que l’équipement technique dont elle dispose soit adapté à vos besoins. En ce sens, Bird Office vous proposera des salles avec des équipements de pointe à tous les niveaux.

4. Pouvoir compter sur des techniciens compétents

A première vue c’est encore un détail, certes, mais c’est un détail pouvant s’avérer plus qu’important. En effet, imaginez-vous dans une assemblée générale lors d’une des pires journées de canicule et, en complément, avec une climatisation qui ne fonctionne pas. Dans ce genre de cas, il vaut mieux pouvoir compter sur des techniciens compétents qui viendront remédier à ce problème dans les plus brefs délais. Il en est de même pour le projecteur : si’l ne fonctionne pas et que toutes vos données sont sur une présentation Powerpoint, il redevient indispensable de pouvoir appeler des techniciens qui, si besoin est, vous fourniront un autre projecteur. Nous vous conseillons donc de ne pas prendre à la légère le critère de l’assistance technique lorsque vous réservez votre salle : l’on ne sait jamais quand une telle assistance s’avérera primordiale.

5. Les alentours conviviaux de la salle

Choisir une salle avec des alentours conviviaux, c’est travailler sur la cohésion du groupe. Effectivement, il est préférable d’avoir un bon restaurant à proximité, où vous pourrez déjeuner à midi et éventuellement dîner après votre réunion. Ce sera en quelque sorte la preuve de la réussite de votre assemblée générale, d’autant plus si le soir vous prenez un verre tous ensemble. Mais plus encore, ce sera non seulement la preuve d’une assemblée générale réussie, ce sera aussi l’occasion de travailler sur la cohésion du groupe dans des conditions conviviales et amicales, et ce malgré la journée professionnelle particulièrement chargée.