Voici quelques conseils pour organiser un événement de grande ampleur

Il arrive à un moment donné, au cours de la vie sociale d’une entreprise, de devoir organiser un séminaire regroupant PDG, salariés et divers collaborateurs. C’est l’occasion de présenter le chiffre d’affaires de l’entreprise et d’en féliciter certains salariés en particulier, ou le groupe collectif, en général. Mais, qui plus est, le séminaire est un moyen très efficace pour souder l’esprit d’équipe et la cohésion du groupe. En effet, convier vos salariés à un séminaire leur donnera la sensation d’être utiles, voire indispensables à l’entreprise, et cela est très important car s’assurer d’avoir des salariés avec une haute estime d’eux-mêmes et de leur travail, c’est s’assurer d’avoir des succès ultérieurs.

Le séminaire est également important pour donner une bonne image de votre entreprise, tant auprès de vos salariés qu’auprès de vos collaborateurs. Leur présenter une image de stabilité au travers d’un tel événement est tout un art et, à ce propos, nous vous proposerons quelques conseils pour choisir le lieu idéal afin d’organiser une rencontre pour plus de 70 personnes. Néanmoins, soulignons avant cela que le séminaire ne’st pas un événement appartenant exclusivement à la vie d’entreprise. Vous pouvez très bien en organiser un au sein de votre association ou encore entre universitaires soucieux de quitter le cadre académique de l’université.

Indépendamment du cadre professionnel de votre rencontre, Bird Office vous propose son réseau de salles à louer à travers toute la France et aussi à l’étranger (notamment en Angleterre, en Belgique et au Luxembourg). Vous y trouverez une multitude de salles pour 70 personnes ou plus, et ce à des tarifs très intéressants.

Voici, à ce propos, quelques conseils afin de choisir le lieu idéal pour 70 personnes.

1. Un équipement adapté à votre événement pour 70 personnes

L’équipement de la salle a une importance sans aucun doute primordiale. En effet, en fonction de la nature de votre réunion (séminaire d’entreprise, séminaire universitaire, etc.), vous devrez choisir un équipement adéquat. Cela dit, lorsque vous organisez une rencontre avec 70 participants, certaines composantes de l’équipement sont plus ou moins indispensables. Il s’agit, entre autres, du vidéoprojecteur accompagné d’un écran. Effectivement, faire part à vos collègues du chiffre d’affaires de l’entreprise ou encore de vos idées d’amélioration de certains points déficitaires, c’est bien plus simple lorsque vous avez un projecteur à vos côtés. D’autant plus quand il y a 70 personnes dans la salle et que certains sont bien naturellement au fond, où la visibilité ne’st pas la meilleure. De plus, les personnes au fond auront certainement du mal à bien vous entendre : d’où la nécessité d’un microphone et d’un bon système sonore. Nous vous conseillons donc de ne pas faire de compromis avec l’équipement de la salle qui s’avère, dans la plupart des cas, primordial pour le bon déroulement de l’événement.

2. Le confort de la salle : gage du bon déroulement de la réunion

De pair avec l’équipement va le confort de la salle de réunion. En effet, disposer d’un système de climatisation sophistiqué s’avère être très important pour le bon déroulement de votre séminaire, d’autant plus lors des journées les plus chaudes ou les plus froides. De plus, avoir à disposition un coin détente avec une machine à café et un distributeur d’eau, c’est s’assurer que les 70 participants pourront souffler un instant entre les diverses présentations, ce qui est, encore une fois, gage du bon déroulement de la réunion. Enfin, la salle se doit d’être aménageable en fonction de l’événement. Ainsi, pour 70 participants, la meilleure disposition semble être celle de type à théâtre.

Bird Office met à votre disposition des salles suréquipées et aménageables en fonction de votre événement, de manière à ce que vous puissiez mener ce dernier (notamment lorsqu’il s’agit d’un séminaire ou d’une rencontre avec 70 participants ou plus) dans les meilleures conditions.

3. Ne faites pas de compromis avec l’accessibilité

Louer une salle peu accessible, c’est-à-dire située loin des transports en commun ou encore des autoroutes, vous permettra de faire éventuellement quelques économies en termes de budget de location, certes, mais ce sera aussi un très mauvais point, tant pour l’Image de votre entreprise, que pour le déroulement de l’événement. En effet, si les participants rencontrent trop de difficultés pour se rendre au séminaire, cela risque d’influer sur leur disposition et sur leur humeur, sans parler de la mauvaise image que vous donneriez de votre entreprise à vos collaborateurs présents. Ainsi, nous vous conseillons de ne pas faire de compromis avec l’accessibilité de la salle et d’en choisir une qui se situe à proximité des transports en commun – métro, tramway, bus – et, de préférence, avec un parking privé – les participants qui viennent en voiture apprécieront certainement.

4. Quelle ville choisir ?

Vous pouvez bien évidemment organiser votre événement dans la ville où se trouve votre entreprise. C’est une décision qui semble tout à fait logique. Néanmoins, dans de nombreux cas, un séminaire tenu dans une autre ville peut avoir des effets tout ce qui’l y a de positif sur le dynamisme et sur la productivité ultérieure de vos salariés. Ainsi, l’événement serait perçu comme une sorte de congé, sans qui’l en soit vraiment un, et cela risque de à recharger les batteries à de vos employés. Qui plus est, si vous envisagez d’attirer de nouveaux partenaires dans d’autres villes, voire même dans d’autres pays, le fait d’y organiser un grand séminaire de votre entreprise avec 70 personnes, ou plus, donnera une bonne image de celle-ci et jouera donc en votre faveur. N’ayez donc pas peur d’organiser votre séminaire à l’extérieur de votre ville : certes, cela vous reviendra plus cher, mais vous en récolterez les bénéfices très bientôt.

5. Des activités extraprofessionnelles ?

En plus de votre séminaire, il peut être très productif de prévoir des activités extraprofessionnelles, par exemple un dîner, un pot collectif ou encore des sorties touristiques. De cette manière vous allez, une fois de plus, renforcer l’esprit d’équipe et la cohésion du groupe. Veillez donc à choisir la ville et l’emplacement de votre salle de manière à ce que des restaurants et/ou des bars, ou encore des attractions touristiques se trouvent à proximité. Votre événement ainsi que la santé de votre entreprise ne pourront que profiter d’une telle façon de faire.