La question de savoir comment organiser une formation efficace intrigue bon nombre de professionnels d’entreprise, et comment pourrait-il être autrement dans le cadre de nos vies professionnelles de plus en plus dynamiques et exigeantes en matière d’efficacité, voire en efficience ? à ce propos, de nombreux critères doivent être pris en compte lorsqu’on s’apprête à organiser une réunion, d’autant plus si l’on veut qu’elle soit réussie, c’est-à-dire efficace. Un de ces critères incontournables est sans aucun doute le choix du lieu et vous envisagez d’organiser votre réunion. En effet, dans de nombreux cas, les entreprises ne disposent pas de salles appropriées – tant en matière d’espace que d’équipements ou d’aménageable – pour organiser des formations, des réunions ou encore des séminaires réussis. La solution est donc bien souvent la location d’une salle. En ce sens, Bird Office est incontestablement un des leaders en la matière, notamment à travers son réseau de salles spécialement équipées et éparpillées dans plus de quarante villes françaises, mais également à travers tout le Vieux Continent. Cela étant dit, notons que le choix de la salle n’est pas le seul prérequis pour que votre réunion soit une réussite. En tout cas, présenté ainsi, c’est un prérequis trop vague, qu’il convient de mieux expliciter dans les lignes suivantes.
1. L’équipement et le confort de la salle
Une bonne salle afin d’organiser une bonne réunion, c’est une salle équipée pour ce faire. En effet, il faut veiller à ce que tout ce dont vous avez besoin pour organiser une réunion – en fonction de la nature de celle-ci – y figure. Il peut s’agir d’un vidéoprojecteur ainsi que d’une connexion wi-fi fiable – ces deux critères devenant de plus en plus indispensables -, car si vous voulez illustrer vos propos à travers une présentation PowerPoint ou bien à travers des tableaux Excel, le meilleur moyen c’est de les projeter sur un vidéoprojecteur.
En plus de ces attributs, une salle adaptée aux besoins des réunions professionnelles contemporaines, c’est une salle qui met à disposition de ses visiteurs tout le confort nécessaire afin que la réunion se déroule dans les meilleures conditions possible. En ce sens, un système de climatisation dernier cri, une machine à café ou encore une fontaine à eau, ce sont lé des avantages à ne pas négliger.
Enfin, le confort passe aussi par la salle ou encore par les services externes qui sont inclus dans l’offre de location. Notons à ce propos que les salles de Bird Office proposent des offres imbattables en la matière, incluant des salles de toutes tailles, pouvant être aménagées en fonction de vos besoins, ainsi que des petits-déjeuners, des déjeuners ou encore des apéritifs, que vous pouvez commander et qui arriveront directement dans la salle. Veiller au confort des participants à une réunion, à une formation en entreprise ou encore à un séminaire de formation, c’est s’assurer de la réussite de votre événement.
2. Une salle facilement accessible, c’est synonyme d’une réunion réussie
Un autre critère à ne pas négliger, c’est l’accessibilité de la salle. Veillez à ce que celle-ci soit facilement accessible car, de cette manière, les participants arriveront de la meilleure humeur possible. Dés lors, ils seront potentiellement plus aptes à suivre la réunion, et ce avec un plus grand sérieux.
Notons à ce propos que les salles de Bird Office occupent toujours des emplacements très accessibles, que ce soit via les transports en commun ou les autoroutes.
Après le choix du lieu, passons à quelques conseils pratiques, concernant le déroulement même de votre réunion
3. Bien présenter le fil conducteur et bien le formuler
Une réunion efficace, c’est une réunion dont on sait de quoi elle va traiter. En effet, il est important de commencer par bien mettre en relief le fil conducteur de la réunion : quels sujets seront abordés et pour quoi faire ? Quel(s) problème(s) la réunion a-t-elle pour but de résoudre et par quels moyens ? Entamer la rencontre par répondre à ces questions, cela revient à entamer la rencontre par en montrer son utilité aux participants, c’est-à-dire par gagner leur confiance et, partant, leur intérêt vis-à-vis de la réunion.
Cela étant dit, veillez également à ce que le fil conducteur soit effectivement lié au problème que cette réunion veut résoudre, et donc capable de répondre aux questions auxquelles elle veut répondre. Une réunion efficace, c’est aussi une réunion qui a des incidences pratiques par la suite – d’autant plus que de cette façon, votre réputation pour organiser des réunions professionnelles gagnera en confiance.
4. Rester cohérent avec le fil conducteur, et ce tout au long de la réunion
Un autre point important concerne la cohérence de votre présentation. à ce propos, veillez à rappeler en quoi chaque point – chaque partie de votre présentation – que vous abordez est lié au fil conducteur de la réunion, et ce avant même que vous ne l’ayez abordé. Ainsi, un sentiment de continuité se créera et, au risque de nous répéter quelque peu, l’utilité de la réunion s’éclaircira dans les yeux des participants. à notre sens, ceci est bien évidemment un critère de réussite.
5. Préparer la partie du débat
En fonction du format de votre réunion, nous vous conseillons de bien préparer la partie du débat, c’est-à-dire la partie dédiée aux questions à poser. Veillez à ce qu’il y ait assez de temps pour toutes les questions et, de même, veillez à ce qu’aucun participant ne s’approprie tout le temps afin de poser à ses à questions. Cela peut être assez agaçant pour les autres qui, eux aussi, voudraient exprimer leurs points de vue. Répartissez donc équitablement le temps de réaction entre les uns et les autres.
6. Respecter l’horaire prévu
Pour finir, le respect des horaires peut vous paraître dérisoire, mais ce n’est pourtant pas le cas. Nous ne pouvons que vous conseiller de bien les respecter car, n’oubliez pas, chaque participant de la formation a son propre emploi du temps et ses propres engagements. Ainsi, retenir des participants au-delà du temps réparti et préalablement communiqué pour la réunion, cela peut créer un sentiment d’agacement à l’Issue d’une rencontre qui était pourtant réussie.
ORGANISER DES FORMATIONS À DISTANCE
Avec le télétravail qui se généralise et l’essor des événements virtuels, la formation à distance est tout à fait d’actualité, d’autant plus que cette solution vous permet à vous et/ou à vos collaborateurs d’apprendre à l’endroit et au moment de votre/leur choix. Car vous le savez, le télétravail ne se limite pas seulement à la maison. Découvrez nos 6 conseils pour réussir sa formation à distance.
BIRD OFFICE EST RAVI DE VOUS ACCOMPAGNER DANS L’ORGANISATION DE VOS FORMATIONS À DISTANCE
Si vous souhaitez organiser une formation à distance pour inspirer, former et faire évoluer vos équipes, nous pouvons vous accompagner en organisant des tables rondes virtuelles ou des conférences en ligne enrichissantes qui leur permettront d’acquérir de nouvelles compétences et connaissances sur leur marché.
