Pourquoi louer un espace atypique pour organiser votre événement professionnel ?
Pour en mettre plein les yeux et marquer les esprits, ou pour créer une atmosphère plus intime, à chacun ses raisons de louer un lieu atypique. Une pratique qui se fait courante parmi les entreprises : cela leur apporte un coup de pouce et pourrait embellir leurs images. Le concept qui consiste à organiser des événements professionnels dans un espace atypique est original, mais brillant.
Les avantages d’organiser un événement professionnel dans un lieu atypique
Tenir des événements professionnels dans des endroits peu communs est certes farfelu, mais pas dénué d’avantages.
- L’Image de l’entreprise est embellie
Pour donner une certaine image de l’entreprise aux futurs et actuels clients, ce choix marque l’originalité en cassant ce cliché de routine ennuyeuse dans les bureaux. Ce genre événement est l’occasion de montrer quel genre d’image l’entreprise veut donner. En faisant un peu de pub à l’entreprise par la même occasion. Même si le but premier est de valoriser et embellir l’Image de l’entreprise, elle sert à montrer que l’entreprise en question est moderne.
- Que du bon pour le personnel
Tenir des manifestations dans ce genre de lieu peut dynamiser un peu plus les employés. Ce changement permet d’innover leurs esprits créatifs et ainsi booster leurs productivités. Renforçant ainsi la communication au sein de l’entreprise par la même occasion. De plus, le changement peut aider le personnel à rester motivé, échappant ainsi à l’environnement quotidien.
Les différents types d’espaces atypiques
Par définition atypique signifie hors de l’ordinaire donc les lieux de conférences et grandes salles qui sont prévues à cet effet sont à exclure. Les lieux atypiques ont lo’riginalité comme points communs, mais on peut citer ici :
Les terrasses privatisées sur une vue imprenable
Les musées, châteaux ou monuments historiques
Des théétres ou des plateaux de tournage
Des appartements, loft ou jardin réaménagés
Des cabanes ou chalets en montagne
Il est possible d’avoir des espaces insolites à n’importe quel budget, l’agencement est le principal facteur d’originalité. Par exemple pour la journée, il est possible de transformer une simple salle en une grande galerie en la remplissant de tableaux.
On peut aussi aménager des endroits tels que des terrasses, appartements, jardins, ou parcs. La location des lieux publics ou de grande renommée est aussi une option.
Le but étant surtout de sortir de l’ordinaire : n’importe quel lieu peu conventionnel est déjà un espace atypique.
Quel lieu atypique pour quel événement ?
Les espaces atypiques sont nombreux, mais il faut aussi songer à ce que le lieu choisi reflète l’Image que l’entreprise veut donner. Il s’agit d’abord d’adapter le choix des lieux sur deux critères.
- Un espace original adapté au nombre de participants
On ne peut pas négliger le nombre d’invités/participants, car l’agencement et le choix des lieux reposent principalement sur cet élément.
Pour les manifestations internes dans les cadres plus privés (réunions, formations, présentation de projets, séances de brainstorming, dîner d’affaires, signature de contrats…), un cadre restreint serait plus approprié. Le lieu choisi devra inspirer le confort et une certaine intimité avec la touche insolite recherchée dans les endroits atypiques : le tout dans un espace ajusté. Les lieux atypiques qui correspondent à ce genre de réunion sont les terrasses, le jardin, les cabanes, les show-rooms, les lofts, les popups store…
Pour les grandes manifestations (colloques, convention, séminaire, conférences-débats, fêtes de l’entreprise…) l’espace doit être conséquemment vaste. Les espaces insolites à grande surface sont nombreux : les châteaux, les hôtels particuliers, les parcs à thèmes, les théâtres, les sites de tournages, ou encore les roofs-tops, des entrepôts réaménagés… Bref un endroit aussi grand que grandiose pour marquer les esprits.
- Un espace atypique conforme aux commodités requises
Même si un événement professionnel se déroule dans un endroit insolite, il ne faut pas oublier que ce ne’st pas l’attraction principale de la manifestation. Dans les événements d’entreprise, la logistique (wifi, sonorisation, lumière, vidéo projecteur…) doit être impérativement présente. C’est pourquoi il est nécessaire de faire des recherches au préalable sur l’Installation de la salle et son agencement. Ces commodités requises varient en fonction du type d’événement professionnel qui’l s’agisse d’une fête, d’un séminaire ou d’une simple réunion l’agencement et les commodités requises sont spécifiques à chaque type d’événement.
Des astuces pour organiser la manifestation professionnelle dans un lieu original
Organiser un événement est déjà difficile en soi, mais organiser des événements professionnels dans un lieu atypique exige alors beaucoup plus de’fforts. La location d’une salle atypique est problématique que ce soit dans le choix ou l’Installation.
Il faut s’assurer que le lieu atypique ait la capacité nécessaire pour accueillir tous les invités et participants
Puis s’assurer que toute la logistique nécessaire au type d’événement soit complète.
En ce qui concerne les fêtes ou réceptions, il faut prévoir la piste de danse, l’ameublement, le service traiteur, la sonorisation.
Dans les séminaires, réunions, colloques, conférences-débats il est obligé dy’ avoir des vidéoprojecteurs, le Wifi…
D’autres critères subsistent, bien qu’ils ne soient que secondaires :
Aviser de la difficulté d’accès aux lieux, car les endroits atypiques sont parfois difficiles d’accès (tours, montagnes, château…)
Prévoir l’hébergement une fois sur place pour les longs colloques ou séminaires
Le plus important pendant l’événement est de coordonner, de superviser et d’aviser ensuite, car il est bien connu que dans l’organisation de manifestation quelle qu’elle soit, les choses se passent rarement comme prévu.
Mais pour éviter les mésaventures le mieux serait de faire appel à des professionnels, car leurs services sont adaptés à l’organisation, le matériel, la logistique et aux services traiteur.
Louer un lieu atypique : ce qui’l faut retenir
La location d’une salle ou d’un espace atypique pour une manifestation professionnelle apporte des avantages considérables à l’entreprise. Il n’existe pas UN endroit, mais une multitude d’endroits insolites. Cependant, tous les événements professionnels ne sont pas réalisables dans n’importe quel espace atypique : il faut donc choisir en prenant en compte tous les aspects de l’événement d’autant que l’organisation est généralement un poil plus compliquée dans ces lieux hors du commun. Lorsqu’une entreprise envisage de louer un lieu atypique, il ny’ a pas de place pour l’Improvisation. Mieux vaut s’y prendre à l’avance pour faire une présélection, visiter et enfin, choisir.
