Vous devez prochainement rencontrer des clients, actionnaires, fournisseurs ou autres partenaires étrangers ? Dites-vous que plus que jamais, l’improvisation est la pire idée qui soit ! Il est vrai qu’une réunion internationale a quelque chose de particulier, puisqu’au-delà des discussions d’ordre professionnel, le souvenir laissé par cet événement est essentiel. Il en va de votre crédibilité et de la réputation de votre entreprise. Accueil, hébergement, organisation de la réunion proprement dite, à quoi devez-vous penser ? Quels outils sont à votre disposition pour faciliter l’entrevue ? Découvrez comment organiser la parfaite réunion internationale.
Pour mieux les accueillir, apprenez à connaître les participants
Si vous avez déjà eu l’occasion de rencontrer quelques-uns des participants, il vous sera plus facile d’adapter l’accueil. Dans le cas contraire, tentez de vous renseigner le plus possible sur eux.
En répondant à ces questions, la suite de la préparation sera beaucoup plus simple :
- De quels pays viennent-ils et quelle langue parlent-ils ?
- Ont-ils d’éventuelles restrictions ou pratiques culturelles qu’il faudrait considérer ?
- S’ils doivent voyager pour venir à la réunion, s’agit-il d’un court ou d’un long trajet ?
- Combien de personnes seront présentes ?
De là, prenez les premières décisions en fonction des réponses.
Qui fait quoi ?
Pour éviter les confusions, il est fondamental que vous sachiez le plus tôt possible de quelle partie de l’organisation vous allez vous occuper. Nous parlons ici de l’aspect pratique, mais aussi de la partie budget. Les points à évoquer sont notamment les moyens de déplacement, l’hébergement et la restauration.
Assurer la communication pendant la réunion internationale
C’est une opportunité pour faire de belles rencontres avec des personnes de différentes nationalités. D’ailleurs, une des particularités d’un tel événement est qu’il est probable que l’ensemble des participants ne parle pas la même langue. Si tout le monde a la maîtrise d’une langue commune, quelle qu’elle soit, c’est celle qui’l faut privilégier. En revanche, en cas de doute, mieux vaut prévoir un ou plusieurs traducteurs professionnels. Ce n’est peut-être pas très naturel, mais il est primordial de bien se comprendre, ne serait-ce que pour éviter les malentendus et réussir à atteindre les objectifs de la réunion internationale.
Recevoir les participants étrangers comme il se doit
Selon votre affinité avec vos collaborateurs, vous pourrez les accueillir personnellement à l’aéroport, à la gare, etc. Sans les brusquer, surtout s’ils ont fait plusieurs heures de vol, planifiez une première rencontre courte pour briser la glace : autour d’un verre ou d’un dîner, par exemple. Idéalement, cela se déroulera à leur hôtel ou à proximité. Cela est particulièrement important lorsque vos collaborateurs viennent de loin, par exemple du Japon jusqu’à Paris ou Bruxelles.
Autre possibilité : organiser un cocktail de bienvenue avec des spécialités locales, mais attention à ne pas faire de faux pas en bousculant les habitudes culturelles des invités. Demandez au traiteur de proposer des mets variés avec quelques basiques et notamment des boissons sans alcool.
Faciliter les déplacements
A Proximité, voilà le mot d’ordre. Que la réunion ait lieu dans vos propres locaux ou dans une salle de réunion spécialement réservée pour l’occasion, que vous ayez la possibilité de choisir le lieu d’hébergement de vos partenaires ou non, l’essentiel est que la salle de réunion soit proche de leur hôtel. C’est l’idéal pour éviter les longs trajets, les embouteillages, les problèmes de repérage dans la ville qui risquent d’influer fortement sur l’humeur des participants.
Planifier la réunion
Une réunion internationale n’échappe pas aux fondamentaux de toute rencontre professionnelle. Quel jour et à quelle heure débutera-t-elle ? Définissez l’ordre du jour, les temps de prise de parole des participants, les pauses, etc. Pensez à prendre en compte les décalages horaires, la fatigue, bref, l’acclimatation des invités.
Réunion internationale : outils et astuces pour réussir l’événement
Une belle salle de réunion adaptée
Une réunion internationale ne s’organise pas n’importe où, surtout si le but est d’attirer des partenariats ou de solliciter des financements. Bien entendu, il ne s’agit pas d’épater la galerie comme on dit, mais un minimum de confort est de rigueur avec une salle lumineuse, spacieuse et bien aménagée.
Des équipements performants
Là encore, le bon déroulement de la réunion est le seul objectif. Au moment de réserver la salle, vérifiez qu’elle a tout ce dont vous avez besoin, en particulier un système de visioconférence et une excellente connexion internet si certains participants se trouvent dans d’autres pays.
Des documents dans plusieurs langues
Eh oui ! La traduction de l’ensemble des supports qu’ils soient imprimés ou au format numérique dans la langue comprise par tous les participants est véritablement indispensable.
Faire une répétition de la réunion
Bien évidemment, il ne s’agit pas de convoquer tout le monde pour une mise en scène. C’est plutôt à celui ou celle qui dirigera la réunion internationale de faire une sorte de répétition générale de sa présentation. Adopter le bon ton et le bon rythme pour que tout le monde comprenne. Effectuer quelques exercices de vocabulaires pour éviter d’avoir des hésitations ou des problèmes pour s’exprimer le jour venu.
L’adaptation
C’est une arme au pouvoir insoupçonnable, plus encore dans le milieu professionnel. Lors d’une réunion internationale, vous connaissez sans doute peu vos interlocuteurs et leur manière de faire. Ainsi, vous devrez d’abord observer les différents styles de travail et adapter le vôtre à cela, le temps de quelques heures ou quelques jours. D’ailleurs, si la rencontre se déroule sur plusieurs jours, vous aurez l’occasion de vous imprégner des méthodes de chacun. Dans le cas contraire, profitez des petites pauses pour faire un débriefing rapide ou récolter quelque feed-back auprès des participants.
Des applications pour une meilleure organisation
Il en existe des dizaines et des dizaines, entre celles qui vous aident à partager des fichiers et celles qui permettent de trouver le meilleur créneau pour une réunion internationale à distance. Parmi les plus connues, il y a Doodle, parfait pour créer des sondages afin de connaître la disponibilité de chacun dans son propre fuseau horaire. Ou encore Timezone.me et son outil planificateur de réunion qui seront d’une grande aide pour lancer les invitations.
