Optimiser-voyage-affaires-Bird-Office

Un voyage d’affaires est synonyme d’opportunités pour l’entreprise. De sa réussite dépend l’avenir à court ou à long terme de la société. Il est donc logique qu’il se déroule de la meilleure manière possible. Du vol de départ jusqu’au vol de retour en passant par le séjour, tout doit être parfait. Il va sans dire que cela génère un budget assez conséquent. Comment préparer son voyage d’affaires ? Comment passer un séjour réussi où confort et sécurité sont au rendez-vous sans forcément y mettre le prix ? Voici des éléments de réponse.

Un voyage d’affaires réussi, tout ce qu’il faut savoir

Pour éviter un stress supplémentaire pendant votre voyage d’affaires, une bonne organisation s’impose. En effet, rien ne doit être laissé au hasard.

Préparez une check-list du trajet

Heure de départ, heure d’arrivée, tous vos rendez-vous une fois sur place avec le lieu, la date et l’heure… tous ces détails doivent faire l’objet d’un mémento. Même si cela prend du temps, cela vous évitera de rater votre vol, ou d’arriver en retard à un rendez-vous important.

Faites une copie de tous vos papiers d’identité

Mieux vaut prévenir que guérir dit-on. Se retrouver sans ses papiers dans un pays étranger est un cauchemar pour les voyageurs. De plus les formalités à l’ambassade peuvent prendre du temps, sans parler du stress engendré.

Soyez clair sur les motifs de votre séjour

Un voyage, aussi bien préparé soit-il, n’est pas exempt de tout imprévu. C’est la raison pour laquelle la prudence est de mise. Si vous partez à l’International, certaines autorités sont hostiles aux étrangers. Ainsi vous devez avoir entre vos mains tous les documents justifiant votre présence sur le territoire. Préparez également des documents sur votre entreprise. Ces précautions pourront vous éviter d’éventuels problèmes administratifs.

Renseignez-vous sur le pays de votre destination

Pour vous aider à passer un séjour sécurisé, rendez-vous sur le site du ministère des Affaires étrangères www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs. Par la même occasion, vous aurez toutes les informations concernant le pays où vous vous rendez.
Par ailleurs, étudiez les coutumes locales. Cette marque d’attention ravira non seulement les autochtones, mais également vos futurs collaborateurs qui y verront votre intérêt pour leur pays. Cela pourrait jouer en votre faveur pour obtenir le financement que vous espérez. Cela est très important, la manière de travailler à Paris ou Bruxelles n’est pas la même qu’à Shanghai ou même New York !

Externaliser la préparation de son voyage d’affaires, la clé du succès

Notez qu’organiser un voyage d’affaires, national ou international, n’est pas une mince affaire, surtout pour un professionnel toujours entre deux rendez-vous. Ainsi pour éviter les mauvaises surprises : papiers incomplets ou périmés, retard de vol, hôtel douteux à un prix exorbitant… la meilleure solution est de confier l’organisation de son voyage d’affaires à un professionnel. Des plateformes comme Bird Office sont à même de préparer votre voyage de A à Z, vous laissant libre de tout souci d’ordre logistique et financier. De cette façon, vous avez tout le temps nécessaire pour préparer vos futurs rendez-vous et obtenir enfin le contrat que vous convoitez depuis si longtemps. Plusieurs entreprises de l’alliance BizTravel sont également spécialisées dans le domaine du voyage d’affaires.
Voici ce dont vous bénéficiez en confiant l’organisation de votre voyage d’affaires à un professionnel averti :

Une organisation sur tous les plans

Vol, moyen de locomotion, hôtel, réservation d’un espace événementiel pour une réunion ou une conférence, restauration des participants… Tous ces détails qui ont leur importance n’ont plus de raison d’être bâclés à la dernière minute.

Un budget respecté

Il va sans dire que préparer son voyage d’affaires nécessite un budget conséquent. C’est dans cette optique que ces professionnels entrent en jeu. Pour un coût ne dépassant pas le budget que vous vous êtes fixé (c’est ce qu’on appelle optimiser son voyage d’affaires), vous êtes certain que votre déplacement professionnel sera une réussite sur tous les fronts.

Un gain de temps non négligeable

Entre les rendez-vous professionnels, les dossiers urgents et les réunions, il n’est pas toujours évident de trouver le temps pour préparer son voyage d’affaires. Bien sûr il y a internet, mais avec les offres qui pullulent, difficile de savoir précisément quelle est la meilleure offre (compagnies aériennes, hôtel…)

Votre sécurité

Que ce soit pour la réservation de votre vol ou les moyens de locomotion sur place (par exemple la compagnie de taxi qui vous conduira à votre hôtel au cas où aucun accueil n’est prévu), un professionnel en organisation de voyage d’affaires a la connaissance nécessaire pour trouver le meilleur choix sans que le prix soit forcément plus cher.

Des conseils judicieux

Outre ces avantages évidents, vous pouvez profiter de conseils prodigués gratuitement. Etant donné que ce n’est pas le premier voyage d’affaires qu’ils organisent (et ce ne sera sûrement pas le dernier), ils ont une expérience de ce qu’il faut avoir sous la main (liste des documents, vaccination en cas de voyage à l’étranger…) et de ce qu’il faut emmener.

Des bons plans pour un voyage d’affaires réussi

Vous voilé fin prêt pour rencontrer vos futurs partenaires. Néanmoins pour que votre voyage d’affaires soit un réel succès, tenez compte de ces quelques astuces :

Voyagez léger

Un voyage professionnel ne dure pas un mois, inutile donc d’emporter une valise format XXL. Préférez une valise à roulettes que vous pouvez garder en cabine. De plus cela vous évitera de perdre du temps à enregistrer votre bagage, ou pire à le perdre à l’arrivée.

N’emportez que le nécessaire

Aussi bien pour les vêtements que les dossiers, limitez-vous au strict minimum. En général, deux tenues sobres et élégantes suffisent ainsi qu’une paire de chaussures assorties. Vous pouvez ajouter une deuxième paire plus confortable si vous avez du temps pour faire du tourisme.
Côté dossier, un portable uniquement professionnel suffit. Pour plus de sécurité, enregistrez toutes vos présentations et vos dossiers dans une clé USB. Cela vous évitera bien des problèmes en cas de vol de votre bagage.

Prenez des notes autant que possible

Dictaphone, smartphone, bloc-notes… Beaucoup de matériels vous aident à noter vos idées au fur et à mesure qu’elles se forment. Ainsi à votre arrivée à votre rendez-vous, formation ou séminaire, vous ne risquez pas d’être un simple spectateur.

Faites un bilan chaque fin de journée

Si vous attendez la fin de votre voyage d’affaires pour faire un résumé de votre séjour (les points positifs comme les points négatifs), vous risquez de vous embrouiller sur les dates et les informations.
De ce fait, prenez quelques minutes chaque jour avant de vous coucher pour noter ce qui a été accompli (ou pas).