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Indispensable pour maintenir les compétences de vos collaborateurs à jour, la question de la formation continue ne se pose plus. Mais le succès de votre événement d’entreprise ne repose pas uniquement sur le contenu de l’enseignement. Il dépend également du cadre de la formation en question.

Si vous prévoyez d’organiser une formation et envisagez de louer un local pour l’occasion, pensez à la salle informatique. Avec un poste individuel, elle permet de se mettre directement à la pratique. Oui, elle répondra parfaitement à vos attentes à condition, bien sûr, qu’elle corresponde à vos besoins en matière d’équipement et d’ergonomie. Pour faire le bon choix, posez-vous les bonnes questions.

1) Quels sont vos objectifs et vos besoins ?

Le choix des équipements et de la configuration de la salle informatique va dépendre de ces deux paramètres. Vous devez former des collaborateurs qui ne sont pas physiquement présents ? La salle informatique devra impérativement être équipée d’une solution de visioconférence.

En revanche, certaines formations ne nécessitent pas d’outils spécifiques. Dans ces cas-là, une salle informatique dotée de l’équipement de base : écran, vidéoprojecteur, ordinateurs avec connexion Internet haut débit, accès Wifi, etc., fera parfaitement l’affaire.

2) Quelles sont les conditions de travail ?

Les caractéristiques de la salle informatique

Une fois que vous avez déterminé vos objectifs et vos besoins, vous pouvez vous mettre à la recherche de la salle informatique idéale et sélectionner la salle qui vous convient le mieux en fonction des caractéristiques qu’elle présente : climatisation, accès terrasse/balcon ou jardin privatif (ou à défaut un espace de pause), accès handicapé… Ces petits détails techniques auxquels nous ne pensons pas toujours ont un impact direct sur la réussite de la formation.

Les équipements inclus dans le tarif

Outre les caractéristiques que nous venons de citer et les outils informatiques, renseignez-vous sur les autres équipements inclus dans le prix de la salle informatique (exemples : bouteille d’eau ou fontaine à eau, machine à café, micro-ondes, stylos et bloc-notes, etc.) et privilégiez les salles qui proposent des services personnalisés.

De cette manière, vous ne « perdrez pas de temps » à préparer cet évènement professionnel. Tout ce que vous aurez à faire sera de réserver la salle informatique à une date qui convient à tous les participants.

Quant à ces derniers, ils pourront pleinement se concentrer sur la formation, car ils ne risqueront pas d’oublier telle ou telle chose : tout ce dont ils auront besoin sera à mis à leur disposition.

3) Le gestionnaire de la salle propose-t-il une assistance technique ?

En plus de la location de la salle informatique, d’autres dépenses doivent être prises en compte lorsque l’on organise une formation. En effet, il faut compter la rémunération du formateur, les frais de déplacement des participants et les frais de restauration, sans parler du fait que vos collaborateurs doivent interrompre leur travail…

Il est donc primordial d’optimiser cet événement en utilisant efficacement chaque heure et chaque minute de la formation. De ce fait, il n’y a rien de plus stressant qu’un souci technique qui survient le jour J, par exemple une panne de vidéoprojecteur ou un problème de connexion Internet.

Pour éviter que ce genre d’incidents s’éternise et ne gâche la formation, assurez-vous que vous disposez d’un régisseur sur place.

4) La salle informatique est-elle suffisamment spacieuse ?

Pas question d’entasser vos collaborateurs comme dans une boîte de sardines. Inversement, une salle informatique trop spacieuse peut créer une sensation de gêne. Vous devez donc opter pour un local à taille humaine pour créer une ambiance conviviale et faciliter la communication entre les participants.

5) Pour quelle configuration opter ?

La salle informatique peut être aménagée de plusieurs manières, mais nous vous recommandons les agencements suivants en particulier :

  • Disposition en salle de classe : les postes informatiques sont disposés en plusieurs rangées, face à un point d’information unique : l’écran interactif. Cet agencement se prête parfaitement aux exposés magistraux, mais bloque par contre les échanges entre les participants. Optez pour cette implantation si vous souhaitez que les apprenants se concentrent sur leurs travaux individuels ;
  • Implantation en U (ou en conférence) : elle favorise le brainstorming et les échanges entre tous les apprenants. De plus, cette configuration facilite le mouvement du formateur qui a la possibilité de suivre l’évolution de chaque participant ;
  • Implantation en îlots : elle est conseillée lorsque les apprenants doivent collaborer pendant la formation et s’adresse généralement aux petits groupes.

6) La salle informatique est-elle bien éclairée ?

La salle informatique doit être suffisamment éclairée, mais pas trop. La pièce peut être éclairée par la lumière du jour (à condition de ne pas éblouir les apprenants), mais dans le cas où vous utilisez un dispositif de présentation par projection ou sur écran, vous devez bloquer la lumière extérieure. Par conséquent, assurez-vous que le local est équipé de stores réglables.

7) Y a-t-il des risques de distraction ?

Pour pouvoir assimiler de nouvelles informations, les apprenants doivent pouvoir se concentrer. Vous devez donc à tout prix éviter les lieux susceptibles de détourner leur attention, par exemple les salles équipées de grandes baies vitrées donnant sur une rue passante.

8) Comment les participants comptent-ils se rendre à la formation ?

Si vos collaborateurs se rendent à la formation par leurs propres moyens, il est important que vous vous renseigniez sur leur mode de déplacement : soit ils prendront les transports en commun, soit ils viendront avec leur véhicule.

Dans le premier cas, il doit y avoir des arrêts de transport en commun à proximité des lieux. Dans le deuxième cas, le parking doit être assuré. Quoi qu’il en soit, le lieu doit être facilement accessible.

Par ailleurs, ne commettez pas l’erreur de louer une salle informatique à plusieurs kilomètres de vos locaux (même si les tarifs sont alléchants !). Si vos collaborateurs doivent perdre 2 ou 3 heures de leur précieux temps sur le trajet, vous pouvez être certain qu’ils ne seront pas concentrés sur la formation.

9) Formation en salle informatique, oui, mais qu’en est-il de la restauration ?

Que la formation se déroule sur une ou plusieurs journées, n’oubliez pas les pauses goûters et les déjeuners. Vos collaborateurs en auront besoin pour rester en pleine forme tout au long de la formation. S’il n’y a pas d’endroits pour se restaurer dans les environs immédiats, assurez-vous que le gestionnaire de la salle informatique propose un service traiteur.


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