Optimisez vos réunion !
Si’l est vrai que les réunions de travail sont devenues un des événements indispensables quand il est question de la vie professionnelle en entreprise, il est également vrai que l’efficacité lors de ces réunions ne’st pas toujours de vigueur. En effet, il nous arrive à toutes et à tous de se rendre à des réunions soi-disant d’importance primordiale pour l’avenir de nos boîtes et d’en sortir avec l’Impression que l’on a tout simplement vu un mauvais film au cinéma.
Dés lors, l’on se demande inévitablement comment éviter cela, d’autant plus quand on s’occupe de l’organisation des réunions de travail. Quelles manœuvres entreprendre ? Que doit-on changer pour remédier à l’ennui en réunion et, partant, pour y accroître l’efficacité ? Voici lé des questions sur lesquelles nous vous proposons de réfléchir dans les lignes suivantes. Commençons, à ce propos, par la nécessité de rendre les réunions davantage attrayantes pour les participants.
Finissons-en avec les réunions de travail de type : cours au collège
Vous est-il déjà arrivé d’arriver en réunion et d’avoir l’Impression que vous allez vous faire interroger, tel un élève en troisième qui se fait interroger sur sa leçon en français ? Il est effectivement probable que cela soit arrivé à bon nombre parmi vous, d’autant plus quand on sait de quelle manière sont organisées nombreuses de nos réunions de travail. Cela étant dit, il n’y a rien de pire pour l’efficacité et la propension de ces réunions à être productives, que le fait de stresser en amont les participants. En effet, l’Idée qui associe stress et productivité est loin de répondre aux réalités sociales contemporaines quand il est question des réunions en entreprise. Évitez donc le format oé les participants se font à interroger à individuellement sur le fil conducteur de la réunion. Encouragez plutôt le travail en équipe : une bonne idée pour ce faire, ce sont les ateliers de travail. Au lieu de poser des questions à une personne particulière, demandez aux participants de s’organiser en petites équipes de deux-trois personnes et de travailler ensemble sur une problématique précise, c’est-à-dire sur une partie précise de l’ordre du jour. Ainsi, si vous deviez poser des questions sur cette partie donnée, vous les poseriez à une équipe et pas à une seule personne. Cela aura pour effet de diminuer le stress et de renforcer l’esprit d’équipe ainsi que la convivialité au sein de l’entreprise.
évitez les créneaux horaires qui se rapprochent trop de l’heure pour déjeuner
Ce qui peut rendre une conférence particulièrement inefficace et contre-productive, c’est son créneau horaire. En effet, si ce dernier est trop proche de l’heure pour déjeuner, il ne faut dès lors pas se leurrer : les participants ne s’impliqueront pas à 100 % dans la réunion. Et peut-on vraiment leur en vouloir, lorsqu’on sait tous à combien ce moment est important. En fin de compte, le déjeuner est une de nos récompenses de la journée et mettre en péril cette récompense à travers une réunion de travail, c’est condamner cette dernière à un échec presque garanti. Cela dit, gare à ne pas la programmer juste après le déjeuner, ou la digestion s’occupera de votre cas ! Que’n reste-t-il alors comme possibilité en matière de créneaux ? Si vous décidez d’organiser vos réunions très tôt le matin, vous risqueriez dès lors de fâcher le puissant allié de tout salarié, à savoir le seigneur café. Tout compte fait, il en découle que le meilleur moment pour votre réunion est vers 15 h -16 h 00. Cela dit, ne comptez pas seulement sur le créneau horaire car si votre réunion s’avère être monotone, elle sera aussi, presque par essence, contre productive.
Comment éviter la monotonie en réunion ?
Une première chose à faire lorsqu’on veut éviter que nos réunions soient trop monotones et, partant, inefficaces et contre productives, c’est de dynamiser le déroulement de ces réunions en soi. En guise d’exemple, les présentations trop longues sont à proscrire, de même que le cadre trop classique de ces présentations. Dans la même veine de ce qui a été dit dans le paragraphe précédent, il faut œuvrer à ce que les réunions soient dynamiques, du moins si l’on veut favoriser la productivité, la créativité et l’efficacité de ceux et celles qui y participent. Pour ce faire, il peut être une bonne idée de faire des réunions en dehors de la société, à Bordeaux, Lyon ou Paris par exemple, et de laisser davantage de temps au débat après chaque présentation. Si le chef de la comptabilité doit présenter l’état financier de la boîte, laissez-lui 15 minutes au maximum pour sa présentation, et autant de minutes pour la partie questions/débat. Bien naturellement, cela encouragera les autres à s’impliquer davantage dans la discussion autour des enjeux liés à la comptabilité de l’entreprise – non pas que le sujet ne soit pas des plus passionnants, bien évidemment ! La même chose peut valoir pour bien d’autres questions tout aussi intéressantes que l’on évite pourtant comme une pomme pourrie dans un panier.
En guise de conclusion, l’on peut dire que l’efficacité en réunion est un enjeu d’importance majeure. Dés lors, il est tout à fait important de réfléchir aux choses susceptibles de rendre les réunions davantage attrayantes pour les participants et, de ce fait, de favoriser l’efficacité et la productivité de ces réunions sur le court ainsi que sur le long terme. Nous avons suggéré quelques idées à ce propos, parfois sur le ton de la rigolade, mais force est de constater qu’afin de rendre une réunion de travail efficace et productive, il faut que l’environnement immédiat de celle-ci appelle à la productivité et à l’efficacité. Sachez à ce propos que les salles de Bird Office, le leader dans la location de réunion en France, disposent toutes de l’équipement et des possibilités d’aménagement nécessaires afin que vos réunions, formations ou séminaires y soient des succès francs. Profitez dés lors du réseau de Bird Office, qui est éparpillé à travers plus de quarante villes françaises ainsi qu’à travers tout le Vieux Continent. Le tout à des prix particulièrement compétitifs.
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