séminaire à l''étranger

Avez-vous déjà pensé à organiser vos événements professionnels hors de nos frontières ? À l’heure où tout évolue constamment, beaucoup d’entreprises choisissent le dépaysement pour leur séminaire. Il faut dire que les avantages sont énormes. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, voyage à l’étranger ne rime pas forcément avec gros budget. Que ce soit pour lancer un nouveau produit, renforcer la cohésion du groupe ou récompenser vos meilleurs collaborateurs, un séminaire dans un autre pays reste une option intéressante. Alors événement corporate dans un pays lointain ou pas ?

Pourquoi vous devriez organiser un séminaire à l’étranger ?

Vous vous demandez pourquoi suivre la tendance et faire un long trajet pour un séminaire qui dure au plus 2 ou 3 jours. D’autant plus que vous avez déjà vos habitudes dans ce charmant hôtel de campagne où vous allez chaque année, et que chaque fois votre séminaire est un succès sur tous les fronts. C’est légitime, et pourtant la nouveauté a du bon et cela pourrait vous être bénéfique. Voici pourquoi.

Le dépaysement favorise la cohésion

Être dans un nouveau pays qu’on ne connaît pas, faire connaissance avec la culture locale (gastronomie, mœurs, etc.), parler une autre langue… tout cela peut devenir intimidant. Faire des sorties ou des activités extraprofessionnelles en groupe peut faciliter le séjour. Vos collaborateurs apprendront la valeur de l’union pour affronter les nouveaux défis.

C’est un moyen de motiver son équipe…

Qui ne rêve pas de voir d’autres pays, de partir sous d’autres horizons ? C’est en offrant des opportunités uniques à vos collaborateurs (plusieurs d’entre eux n’ont peut-être jamais quitté la France) que vous les valorisez. Cette marque de reconnaissance renforce la culture d’appartenance.

… et d’améliorer sa productivité

Une équipe motivée, c’est l’assurance d’une entreprise en bonne santé. En effet, après un séminaire de telle envergure, vos salariés sont plus enclins à travailler. Assurément la qualité et la quantité seront au rendez-vous.

C’est une façon d’optimiser sa visibilité

Vos partenaires et vos clients vous verront comme une entreprise dynamique et originale. Puis n’oubliez pas que vos collaborateurs vont faire des publications sur les réseaux sociaux (avec photos à l’appui !). Imaginez le nombre de vues que vous récolterez. Les meilleures candidatures se bousculeront, vous séduirez de potentiels clients.

C’est un moyen de conquérir de nouveaux marchés

Vous êtes peut-être dans un autre pays, mais gardez en tête que vous êtes là pour travailler et atteindre des objectifs. Ainsi vous pourriez profiter de ce séjour pour présenter vos produits aux acteurs économiques du pays et contracter de nouveaux partenariats.

Comment organiser un séminaire à l’étranger ?

De prime abord, cela paraît fastidieux et pourtant avec une bonne organisation, vous vous en sortirez à merveille. En effet, comme nous l’aimons à le répéter, l’organisation est la clé d’un évènement réussi.

Établir un planning

Notez-y la liste des tâches qui vous attendent : réservation de l’hôtel, les billets d’avion ou de train, le lieu où va se dérouler votre séminaire (au cas où ce n’est pas dans une salle privée de l’hôtel)… Bien entendu, vous devez vous y tenir pour ne pas vous retrouver sur la brèche la veille du grand départ.

Choisir le bon endroit et les bonnes activités

Nous vous l’accordons, faire le bon choix alors que vous n’êtes pas sur place n’est pas évident. Pour éviter au maximum les déceptions, lisez les avis clients des sites que vous parcourez. Faites également une comparaison de prix (hébergement, nourritures, activités…) avant de valider votre réservation.

Établir une feuille de route

Ce document va détailler heure par heure le déroulé du séminaire. Comme vous allez le distribuer à chacun des participants, n’oubliez pas d’y noter votre numéro de téléphone, ainsi que les numéros d’urgence du pays. Ainsi vos collaborateurs pourront vous joindre avant et pendant le séminaire.

Se renseigner sur le pays

Même si vous partez pour un pays européen, les législations en vigueur ne sont pas les mêmes qu’en France. Renseignez-vous sur la demande de visa, le passeport, les devises, les vaccins requis, les droits de douane si vous transportez des matériels, les conditions météorologiques pendant votre séjour (ainsi vous saurez quelles activités sont à prévoir), les us et coutumes du pays (nourriture, salutations, etc.)… Le mieux c’est de vous prendre à l’avance, car ces démarches demandent du temps.

Vérifier les dossiers de chaque participant

Papiers d’identité, passeport, assurances, rapatriement… n’oubliez aucun détail au risque d’entraver le déroulement du séminaire. En outre, vous assurerez ainsi la sécurité de vos collaborateurs.

Arriver une journée avant les participants

Ainsi vous pourrez vérifier tous les détails et revoir certains points qui ne correspondent pas à vos demandes, surtout en matière d’hébergement et de salle de séminaire. Par ailleurs vous pourrez les accueillir à l’aéroport ou à la gare.

Et si vous faisiez appel à un expert de l’événementiel ?

Organiser un séminaire à l’étranger n’est pas compliqué, mais cela demande du temps et de l’énergie. Si vous partez pour une destination exotique, mieux vaut vous entourer de professionnels qui sauront vous conseiller et répondre à vos demandes. Les plateformes d’organisation d’événement d’entreprise sont à même de vous aider à optimiser votre séminaire à l’étranger, et ce à juste prix.

Un voyage qui se déroule à la perfection

De la réservation des billets d’avion à l’accueil à l’aéroport (d’autant plus si vous arrivez par un vol de nuit), tout est géré à la perfection puisque vous avez affaire à des professionnels passionnés qui connaissent leur travail.

Un hôtel de rêve pas cher

Qui vous garantit que les photos sur le site sont authentiques ? Pour éviter les mauvaises surprises et les désillusions (la barrière des langues aidant), faire appel à des experts est la meilleure solution.

Des activités parfaites pour se détendre

Trouver des activités originales qui satisferont tout le monde au meilleur prix, c’est l’une des tâches des plateformes spécialisées. Grâce à leurs connaissances et à leurs relations, ils pourront vous faire vivre une expérience unique.

No stress

Comme vous n’êtes pas stressé par les petits détails qui risquent de mettre à mal l’organisation de votre séminaire à l’étranger, vous pourrez vous concentrer sur vos objectifs et veiller au bien-être de vos collaborateurs.