Met de opmars van de zogeheten open space lijkt privacy op het werk een luxe te zijn geworden. Studies hebben nu aangetoond dat privacy, welzijn en prestaties op het werk nauw met elkaar verbonden zijn. Het bewijs vind je zowat overal in de wereld, in Parijs, Lyon, Brussel, Londen… Werknemers klagen er overal dat ze zich om allerhande redenen niet op het werk kunnen concentreren, zoals bijvoorbeeld onderbrekingen op een ongelegen moment, het komen en gaan van mensen en bovenal geluidsoverlast – van de printer die in gang schiet en het getokkel op toetsenborden tot rinkelende telefoons…
Waarom is privacy op het werk zo nodig ?
In tijden van teamwerk en groepssynergie dankzij gedeelde kantoren neigt de tendens naar praten en communicatie, en dit gaat ten koste van de privacy van de werknemers. Nochtans bleek in 2014 uit een studie van Steelcase, een bedrijf gespecialiseerd in de inrichting van werkplaatsen, dat 95% van de kenniswerkers meer privacy en kalmte wil op het werk om beter te kunnen werken. Algemeen kunnen we zeggen dat het gebrek aan privacy op het werk een impact heeft op de betrokkenheid en het engagement van de werknemers. De functie die ze bekleden, speelt daar niet meteen een rol in.
Om zich zo goed mogelijk te concentreren
Zowel op het werk als in het dagelijkse leven heeft iedereen wel eens tijd voor zichzelf nodig, zonder mensen om zich heen, om complexe zaken af te werken waarvoor hij zich goed moet kunnen concentreren. Maar hoe kan dat als je voortdurend gestoord wordt ? Gemiddeld worden we om de 11 minuten gestoord en kost het 23 minuten om je concentratie terug te vinden. Kortom: echt een pak tijdverlies !
Om te rusten
Het kan ook dat werknemers even rust nodig hebben voor een welverdiende pauze. Non-stop werken is immers zowel mentaal als fysiek slopend. En als ze hun energie volledig opgebruiken, brengen werknemers hun gezondheid en hun capaciteit om goed werk te leveren in gevaar: stress, vermoeidheid en overwerkt zijn, zijn de beste manieren om regelrecht op een burn-out af te stevenen.
Waarom worden open spaces met de vinger gewezen ?
Zoals we al zeiden, neemt werken in een open ruimte alle privacy en vertrouwelijkheid weg. En dat merk je meteen !
- De kantoren zijn koud en onpersoonlijk: persoonlijke voorwerpen zoals familiefoto’s en decoratieve beeldjes zijn nergens meer te bespeuren ;
- Er is te weinig ruimte en de werknemers hebben de indruk dat ze als sardines op elkaar zitten ;
- Werknemers hebben het gevoel dat ze in de gaten worden gehouden door hun baas of hun collega’s ;
- Of je het nu wil of niet, het is ook onvermijdelijk dat je gesprekken van anderen opvangt.
Resultaat: werknemers weten dat anderen hen zien en dus zijn ze verplicht zichzelf te controleren. Ze trekken een muur op en gedragen zich de hele dag als modelbediende. Op lange termijn werkt zoiets uitputtend en is het zelfs frustrerend.
Hoe kun je iets doen aan dat gebrek aan privacy ?
Als ze zich niet fysiek kunnen afzonderen, gaan heel wat werknemers zich afsluiten van de wereld door oortjes of zelfs oordopjes in te doen of zich te verbergen achter een stapel boeken… Ook niet meteen bevorderend voor de communicatie.
Als je ervoor gekozen hebt je bureaus in een open space te plaatsen, heb je daar vast heel goede redenen voor. We gaan er dus van uit dat verhuizen naar gesloten kantoren geen optie is. Gesloten kantoren hebben overigens ook zo hun nadelen: de meeste mensen die er werken, zeggen dat ze zich geïsoleerd en eenzaam voelen… Kortom, er is altijd wel wat om over te klagen. Maar hoe kunnen we daar dan iets aan doen ?
De beste oplossing is een compromis te vinden tussen plaatsen om samen te werken en plaatsen om zich af te zonderen. Hoe ? Heel eenvoudig, door je open space goed in te richten, door je werkomgeving op te delen in open kantoorruimtes en vervolgens onderverdelingen te creëren op een menselijk formaat. Je moet ook vergaderzalen voorzien. Last but not least, je moet ook pauzeruimtes inrichten waar de werknemers vrij over kunnen beschikken. De ruimte inrichten om er een atypische zaal van te maken, kan ook een goede oplossing zijn, zodat elke medewerker in een gemoedelijkere en veel minder trieste en onpersoonlijke sfeer kan werken.
Een intelligente open space inrichten
Deel je open space op in meerdere plateaus (maximum 10 personen per plateau). Hiervoor kun je opbergmeubelen gebruiken, zoals rekken. Op die manier kun je niet alleen de ruimte visueel onderverdelen, je geeft de werknemers ook de mogelijkheid om zich hun werkplaats eigen te maken. Zo krijgen ze een beetje privéruimte om hun persoonlijke spullen neer te zetten. En dat is heel belangrijk, want het bureau is nu eenmaal een deel van ons leven, werknemers brengen er zowat de hele dag door.
Je kunt ook voor losse wanden kiezen (achter computerschermen) of beter nog, modulaire geluiddempende wanden. Die laatste vormen efficiënte geluidsbarrières.
Het is overigens essentieel dat de vitale ruimte van de werknemers wordt gerespecteerd. Dat komt over het algemeen overeen met een ruimte van ten minste 12 tot 15 m² per medewerker. Vergeet ten slotte ook het tapijt niet, om het geluid van voetstappen te dempen.
Voorzie vergaderzalen
Het is perfect mogelijk om in open spaces vergaderzalen te installeren. Architecten kiezen in zo’n geval meestal voor kubussen met transparante wanden. Zo kan die specifieke ruimte prima geïntegreerd worden in het geheel en blijven de privacy op het werk en de vertrouwelijkheid verzekerd. Werknemers kunnen er met elkaar praten of een telefoontje beantwoorden zonder hun collega’s te storen.
De ontspanningsruimtes inrichten
Een pauzeruimte is absoluut noodzakelijk in ieder bedrijf, en al zeker bij een open space. Voorzie daarom een heldere en goed verluchte plek waar je medewerkers in optimale omstandigheden op adem kunnen komen. Verzorg het decor en zorg voor comfort. Denk daarbij bijvoorbeeld eerder aan poefs of zitbanken in plaats van stoelen. En als het in je budget past, kun je zelfs een leeshoek, een voetbaltafel en uiteraard een koffiemachine voorzien.
