Met het vooruitzicht op twee dagen rust (of meer, dankzij de ADV-dagen) laten heel wat mensen de belangrijkste taken wel eens liggen. Toegegeven, wie zou er na een lange en helse werkweek niet in de verleiding komen om zijn zinnen wat te verzetten en het bij secundaire projecten te houden ? Alleen krijg je de boemerang op maandagochtend, wanneer je terugkomt op kantoor, wel terug in je gezicht geslingerd. Met de nieuwe zaken die op jou liggen te wachten en daarbij nog de dingen die je niet hebt afgewerkt, loeren een te hoge werkdruk en stress al snel om de hoek. En is het dus beter je week op vrijdag al goed voor te bereiden. Je gaat niet alleen gerustgesteld het weekend in, zodat je dat in alle rust kunt doorbrengen, je zorgt er ook voor dat je nieuwe werkweek niet te moeilijk wordt. Ontdek hieronder al onze tips over wat je beter nog vóór het weekend doet.

 Werk belangrijke dingen af

In plaats van rond te surfen (we weten het wel, na een drukke week snak je naar wat rust), is het misschien beter die dringende en cruciale dossiers nog af te werken ? Op die manier wordt je maandagochtend meteen wat minder zwaar.
Er is immers niets stresserender dan een nieuwe werkweek te moeten beginnen met een zware kluif. Ten eerste kom je op maandag schoorvoetend naar het werk. Bovendien kan de druk die dat veroorzaakt je humeur en je motivatie voor de rest van de week verpesten. Maak dus definitief komaf met uitstelgedrag en vermijd zulke situaties.

 Maak een to-dolijst

Dit is het enige waar professionals het nog over hebben. Als je niet zo iemand bent die alles op papier zet wat je nog te doen hebt, is het tijd om daar toch mee te beginnen om de komende week te organiseren. Eenvoudige post-its in diverse kleuren op basis van het belang en de prioriteit van je taken voor volgende week zijn al genoeg. Voor digital natives zijn er natuurlijk online en mobiele apps bij de vleet. Een digitale to-dolijst vind je op je smartphone, en je kunt er ook herinneringen instellen zodat je tijdig een melding krijgt, terugkerende taken aanmaken enz. Zo win je op maandagochtend bij het begin van de nieuwe werkweek al snel kostbare minuten of zelfs uren.

 Plan vooruit

Om maandagochtend niet gestresseerd aan te vatten, kun je voor elke dag van de nieuwe week een voorlopige takenplanning opstellen. Plan geen zware taken op maandagochtend. Als je vergaderingen of Skype-afspraken hebt, plan die dan halfweg de week (op woensdag of donderdag). Zo heb je de tijd om alles tot in de puntjes voor te bereiden. Als je tijdens de week een vergadering of een seminarie gepland hebt, hoef je ook niet heen en weer te rennen tussen je kantoor en de seminariezaal om af te werken wat je aan het doen bent.
In een ideale wereld verloopt alles zoals gepland. Maar het leven zit nu eenmaal vol verrassingen en onmogelijk te voorziene gebeurtenissen : een zieke collega, een treinvertraging, een situatie die om dringende actie vraagt… Kortom, in werkelijkheid verlopen de dingen zelden zoals men het zich had voorgesteld. Het is dus essentieel dat je wat marge voorziet.

 Ruim je bureau op

Stel je voor dat de papieren zich ophopen op je bureau en je lades uitpuilen, belangrijke met voedselverpakkingen … En je tas ? Al die onkostennota’s en facturen van je laatste zakenreizen naar Brussel en Parijs die er verstopt zitten ! De komende week dreigt te beginnen met een half uurtje opruimwerk.
• Klasseer al je dossiers
• Berg de dossiers van afgesloten projecten netjes op
• Sorteer je papieren (post-its op je computerscherm), post (die je misschien nog niet eens hebt opengemaakt), facturen…
• Gooi alle documenten die je niet nodig hebt in de papiermand

 Maak je computer schoon

Ja, ook dat is belangrijk, want we zetten nu eenmaal steeds minder op papier : er wordt minder geprint, presentaties zijn digitaal, offertes worden via e-mail verstuurd enz. Een mooi gebaar voor onze bossen natuurlijk, maar tegelijk neemt het aantal bestanden op je digitale werkblad exponentieel toe. Neem vóór je aan het weekend begint de gewoonte om even een programmaatje te laten lopen om je werkpost schoon te vegen en onnodige bestanden te verwijderen (tijdelijke bestanden, prullenmand, cache en cookies van de browser enz.)
Zo vermijd je niet alleen dat je zoveel bestanden en mappen krijgt dat een kat er op den duur haar jongen niet meer in terugvindt, je houdt er ook je computer mee schoon. Daardoor zal hij sneller opstarten, sneller werken, minder vaak vastlopen enz. Op maandag start je dan met een ‘cleane’ pc, die zo goed als nieuw is ! Dat is belangrijk, want zoiets heeft echt een impact op je productiviteit.

 Hoe onderscheid je belangrijke van dringende taken ?

Er is een groot verschil tussen wat dringend is en wat belangrijk is. Dwight David Eisenhower zei ooit : “Belangrijk is een keuze, dringend is een feit.” Kortom, als er iets dringends de kop opsteekt, moet je onmiddellijk reageren. Daarom wordt het ook een noodgeval genoemd.
Als je het over een belangrijke taak hebt, dan betekent dit dat jijzelf hebt beslist die belangrijk te vinden. Jij bent degene die de prioriteit bepaalt van één taak in vergelijking met een andere. Om daartoe te komen, zul je je moeten baseren op de toegevoegde waarde van elk van die taken.
Als je die methode toepast, wordt vanzelf duidelijk welke taken belangrijk genoeg zijn om voor het weekend nog af te werken. Pas als je het gewicht van elk project kent, kun je de juiste keuze maken. Geïntrigeerd door deze benadering ? Informeer je dan snel over de bekende matrix van Eisenhower.

 Doel : zorgeloos het weekend in en terugkeren met opgeladen batterijen

Beschouw deze lijst en tips niet als nog een vervelend karwei erbij. Dat is het allesbehalve ! Het doel is goede gewoontes aan te nemen die niet veel tijd kosten, maar die je wel afhelpen van een last die je tijdens je vrije dagen kunt missen als kiespijn. Want zo’n last werkt contraproductief ! Deze technieken zijn overigens toepasbaar op elke activiteitensector. Je moet ze gewoon op een intelligente manier aanpassen. Als je de belangrijke dingen op vrijdag doet, kun je zorgeloos het weekend in en nog altijd even zen terugkeren op maandag. Zo zijn er geen verrassingen, en al zeker geen slechte !