Volgens een Amerikaanse studie die in 2014 werd gepubliceerd, halveert zelfs een afleiding van amper 2,8 seconden onze slaagkansen op het werk. E-mails, persoonlijke telefoontjes, collega’s die komen en gaan… er zijn een heleboel dingen die op kantoor voor afleiding zorgen. En in de hypergeconnecteerde wereld van tegenwoordig verbetert dat er allerminst op! Maar weinigen kunnen aan de verleiding weerstaan om geregeld hun berichten te bekijken, om toch maar niets te missen. Als je niet oplet, verlies je al snel je echte taken uit het oog en wordt geconcentreerd blijven een lijdensweg. Aan het einde van de dag ben je dan verbaasd over de hoeveelheid werk die is blijven liggen en vraag je je af waarom je zo weinig productief was.
Als jij ook zo iemand bent die snel afgeleid raakt of moeite heeft om zich op zijn werk te concentreren, lees dan vooral de rest van dit artikel! We geven je een paar tips om weer ‘aansluiting te vinden’ bij je werkomgeving en om je productiviteit te stimuleren zonder je voeling met de wereld te verliezen.
Tip 1: plan je dag
Het lijkt zo evident, maar toch zijn mensen die de tijd nemen om hun dagen goed te plannen, echt uitzonderingen. De sleutel voor een goede organisatie en een geslaagde dag schuilt in een goede planning. Sommigen vinden dat tijdverlies, maar eigenlijk is het een stap die je net tijd laat winnen en ervoor zorgt dat je meteen naar de essentie kijkt.
Door te plannen weet je wat je die dag zult doen en welke middelen je ter beschikking hebt om daartoe te komen. Je kunt meer logica stoppen in de manier waarop je je taken afwerkt. Zo vermijd je ook dat je heel ongestructureerd te werk gaat in je zoektocht naar de nodige informatie. Als je een vergadering hebt gepland, vergeet dan niet een vergaderzaal te reserveren. Als je een klant of partner moet bellen, spreek dan een tijdstip met hem af… Enzovoort…!
Tip 2: leg jezelf doelstellingen op voor de dag
Zowel qua tijdsbesteding als wat het aantal uit te voeren taken betreft, is het goed je doelstellingen van bij het begin te bepalen. Volg daarom ook je planning. Welke taken heb je jezelf toebedeeld voor de dag? Hoeveel tijd heb je voor elke taak? Stel een realistische en haalbare deadline voorop. Je zult zien dat je niet de tijd hebt om te zitten dagdromen of op alle vragen van collega’s te antwoorden.
Jezelf doelstellingen opleggen, is jezelf de tijd geven om op één taak te focussen en jezelf te overtreffen om je doelstellingen te behalen.
Tip 3: verdeel je taken
Dat sommige mensen kunnen multitasken is een mythe, en ook jij bent geen superheld die verschillende taken tegelijk kan uitvoeren. Maar dat is ook helemaal niet erg! Zodra je dat beseft, weet je ook dat je je taken moet ordenen volgens prioriteit en belangrijkheid. Zo weet je wat je die dag te wachten staat en kun je je een hele dag concentreren. ‘s Ochtends zijn de hersenen overigens nog fris. Daarom moet je de moeilijkste en langste taken als eerste plannen.
Werk je taken een na een af. Het beste is ze op te splitsen in deeltaken. Zo geef je jezelf extra stimuli terwijl je je taken aan het afwerken bent. In ieder geval begin je beter niet aan een nieuwe taak zolang je nog andere projecten lopen hebt.
Het is ook de gelegenheid om ondergeschikte taken te delegeren, zodat jij je op de essentie kunt concentreren.
Tip 4: gun jezelf af en toe een pauze
Nee, je droomt niet: om geconcentreerd te blijven en productiever te zijn op het werk, moet je je hersenen de tijd geven om zich af en toe weer op te laden. Je zult er daarna nog zo goed tegenaan kunnen. Je kunt bijvoorbeeld elke twee uur een pauze inlassen, of als dat kan zelfs ieder uur (want dat is volgens een wetenschappelijke studie de maximale tijd dat iemand zich kan concentreren) of na afloop van elke taak, voor je aan een nieuw project begint.
Sluit tijdens dat korte intermezzo even de ogen en adem diep in. Als je daar de mogelijkheid niet toe hebt, kun je ook een paar minuutjes rondwandelen om de benen te strekken, je ogen wat rust te gunnen en wat te ontspannen.
Die paar minuutjes zijn allesbehalve tijdverlies: ze werken heilzaam en ontlasten de geest.
Tip 5: sluit je oren voor geluiden van buitenaf
Het lijkt misschien onmogelijk, want je oren kun je niet zomaar sluiten zoals je ogen. Maar de moderne technologie kan je wel helpen om je van stoorzenders af te sluiten wanneer je in een open space werkt.
Er bestaan toepassingen waarmee je je kunt afzonderen. Je hoeft alleen maar in te stellen welke geluiden je wilt horen. Andere tools blokkeren bijvoorbeeld de sites en pagina’s die niets te maken hebben met je werk.
Tip 6: zonder je af van de buitenwereld om jezelf terug te vinden
Sms’en, telefoontjes, mails, sociale netwerken… Toegegeven, dankzij de nieuwe technologie kom je veel sneller aan informatie, maar ze zorgen ook voor bijzonder veel afleiding. Als je voor je werk niet altijd bereikbaar moet zijn (bijvoorbeeld voor vergaderingen of mogelijke nieuwe zakelijke opportuniteiten), schakel je telefoon dan uit.
Je hoeft je mails of je telefoon heus niet iedere vijf minuten te checken. Profiteer van een pauzemoment om je mails te controleren en te zien of je een oproep hebt gemist.
Volgens een sofrologe hebben onze hersenen drie minuten nodig om de draad van onze gedachten na een korte onderbreking weer op te pikken.
Tip 7: laat je collega’s weten dat je niet beschikbaar bent
Als je een eigen kantoor hebt, sluit dan je deur om je collega’s duidelijk te maken dat je bezig bent en liever ngestoord wordt. In een open space zal een koptelefoon over je oren je buren duidelijk maken dat je je zo goed mogelijk wilt kunnen concentreren. Let op, luister niet naar muziek met een stevig ritme of waarvan je de tekst kent. Dan creëer je in je isolement immers zelf weer een andere bron van afleiding. Zet de muziek ook niet te luid, zowel voor het welzijn van je eigen oren als voor de concentratie van je buren!
Deze kleine afspraken zullen zowel jezelf als je collega’s ten goede komen.
Tip 8: richt je werkomgeving in op een manier die stimulerend werkt
Een kraaknet en opgeruimd bureau is goed voor de concentratie. Haal dus alles weg wat je niet nodig hebt voor je werk: al behandelde of niet-prioritaire dossiers, post-its die overal hangen, maar niet langer nuttig zijn…
Hou ook het bureaublad van je computer opgeruimd. De vele bestanden die er door elkaar staan, zullen je concentratie niet ten goede komen en veroorzaken evengoed tijdverlies!
