Organiser une réunion semble être chose facile, mais peut très vite tourner au cauchemar. Un intervenant malade qui prévient au dernier moment, des collègues qui arrivent en retard, une alarme incendie qui se déclenche en pleine présentation… Personne n’est à l’abri de l’imprévu qui viendra tout gâcher. Pour tenter d’éviter ces désagréments, Bird Office vous livre ses sept conseils capitaux !
1. Cette réunion est-elle vraiment utile ?
Telle est la question que tout le monde devrait se poser avant même de débuter le moindre préparatif. En cette période de réunionite aiguë, imposer une réunion sans réelle utilité est le meilleur moyen de démotiver ses collaborateurs pour le reste de la journée…
2. Trouvez le meilleur moment…
Qu’y a t-il de plus pénible qu’une réunion qui tombe au mauvais moment et à laquelle on est obligé d’assister ? Rien. Heureusement, de nombreux outils comme Doodle permettent de planifier vos réunions en fonction des disponibilités de chacun. Plus aucune excuse pour arriver en retard !
3. Et le lieu idéal !
Un sentiment de lassitude vous envahit à chaque fois que vous passez la porte de la salle de réunion ? Vous n’êtes pas la première personne à qui ça arrive ! Pour changer du quotidien, offrez à vos collègues un lieu exceptionnel. Et pour ça bien sûr, il y a Bird Office.
4. Chaque réunion a son objectif
Pour qu’une réunion soit efficace, il est préférable de savoir exactement quels seront les sujets à aborder. Préparez donc en détails votre ordre du jour, et communiquez le en avance à ceux qui participeront !
5. Préparez votre présentation
Maintenant que vous savez de quoi parler, il reste à savoir comment le dire ! Il n’y a rien de plus gênant que de chercher ses mots devant une assemblée qui vous regarde ébahie. Alors n’hésitez pas à répéter votre présentation, vous êtes là pour motiver vos troupes !
6. Dites adieu à Powerpoint
C’est bon, vous savez ce que vous devez dire et comment le dire. Maintenant il ne vous reste plus qu’à mettre votre présentation en forme. Et lé, par pitié, laissez tomber PowerPoint pour vos réunions ! Il existe des dizaines d’outils tellement plus agréables visuellement. On vous conseille Prezi, parce que c’est facile à utiliser, gratuit et que ça apportera de l’originalité et du dynamisme.
7. Toutes les bonnes choses ont une fin
Si vous avez bien suivi nos conseils, tout devrait bien se passer lors de votre prochaine réunion ! Malheureusement, il ne faut pas abuser des bonnes choses. Pour cela, fixez une limite de temps pour votre réunion et tachez de vous y tenir.
Vous organisez une réunion, un séminaire ou une soirée d’entreprise?
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