Les 10 régles d'or de la conférence séminaire

L’organisation d’une conférence, d’un séminaire ou d’une convention n’est pas un exercice facile. Pour pouvoir proposer un événement de qualité aux invités, il est essentiel de suivre un certain nombre de règles qui assureront votre réussite !

1. Prenez le temps de peaufiner votre liste d’invités

Le public que vous visez avec la conférence va beaucoup influencer l’organisation de l’événement. On ne s’adresse pas de la même manière à des clients et à des partenaires, par exemple. Définissez une cible bien précise afin d’être sûr que le sujet sera pertinent pour tout vos invités.

2. Susciter la curiosité avec un titre accrocheur et un thème intéressant

Certaines entreprises reçoivent un grand nombre d’invitations à des événements professionnels. Il est donc important de leur donner envie de venir au votre et non à un autre. Le titre de votre conférence doit être court mais suffisamment clair sur le thème qui sera abordé. Aujourd’hui, les entreprises communiquent énormément via les médias sociaux, et elles parleront de votre événement s’il est réussi! C’est pour cette raison qu’il vaut mieux un titre court et facilement transformable en #hashtag !

3. Les intervenants doivent être pertinents

C’est plutôt logique : les conférenciers et experts qui parleront à votre séminaire doivent susciter l’intérêt de vos invités et parler à propos d’un sujet qui les intéresse. Professeur, journaliste, chef d’entreprise, à vous de savoir quel intervenant pourra rendre votre événement intéressant ! De préférence, choisissez une personne connue ou en tout cas reconnue par le secteur, sa renommée lui donnera plus de légitimité.

4. Louer ou réserver une salle de conférence adaptée

Au moins 2 mois avant votre événement, choisissez une grande salle adaptée, en fonction des critères que vous aurez déjà décidés : date et heure, nombre d’invités, prestations supplémentaires nécessaires. N’oubliez pas de prévoir la nourriture et les boissons, indispensable pour ce type d’événement. La location de la salle de conférence est un élément crucial qui aura une influence sur la réussite de votre événement : en effet, la salle doit être parfaitement adaptée au thème du séminaire (grand showroom pour les événements marketing, par exemple).

5. Le choix stratégique de la date et les horaires

Bien évidemment, c’est l’un des éléments les plus compliqués à choisir puisque aucune date ne pourra jamais convenir à tout le monde. Heureusement, il est possible de procéder par élimination car il existe quelques règles : n’organisez pas votre conférence le lundi ou le vendredi, ni pendant les vacances scolaires et le mercredi, qui sont les périodes dédiées aux enfants. Finalement, il ne reste que le mardi ou le jeudi. Pour les horaires, tout dépend de votre thème. Certaines conférences ou séminaires peuvent durer sur plusieurs jours si elles rentrent dans le cadre d’un événement plus grand. On vous conseille néanmoins la fin d’après-midi, par exemple 18h, pour une conférence d’une heure ou deux.

6. Les invitations sont à envoyer ni trop tôt, ni trop tard

Vous pouvez envoyer vos invitations par courrier, mais la manière la plus simple de prévenir tous vos invités est l’e-mail. Grâce à de nombreux outils en ligne, vous pourrez gérer l’envoi groupé, les réponses et tout ceci à moindre coût. Envoyez vos invitations au minimum trois semaines avant votre conférence, et envoyez éventuellement une relance une semaine avant.

7. Répéter la conférence au moins une fois

Il est très important de tout tester, notamment les outils technologiques (projecteur, lumières, sons…) avant le jour J pour éviter une perte de temps à un moment clef. Proposez à vos intervenants de venir s’entraîner quelques jours avant, l’exercice peut aussi leur être utile !

8. Contrôler les entrées avec des badges

Proposez des badges avec le nom de votre événement et le nom ainsi que l’entreprise de vos invités. Les badges sont un outil très utile pour l’organisation de conférences : ils permettent de faciliter l’identification, et ils aident également à la prise de contact entre les différents intervenants et invités.

9. Organiser un cocktail

Lors d’un cocktail après une conférence, toutes les personnes présentes peuvent se rencontrer et échanger plus facilement sur les thèmes abordés, même si le cadre reste très formel. Pensez également à un buffet, qui ravira certainement les palais de vos invités !

10. Faire un suivi !

Trés important pour donner une bonne image de votre événement, récupérez un compte-rendu, ou même le support numérique (powerpoint par exemple) des intervenants et envoyez le, quelques jours plus tard, à vos invités. Vous pouvez aussi mettre le compte-rendu de votre conférence en ligne et demander à toutes les personnes qui étaient présentes de remplir un rapide questionnaire qualitatifs pour savoir si votre séminaire était un succès !

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