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Pour organiser une réunion, un séminaire, une conférence ou une formation, le choix de la salle est primordial. Bon OK, si vous avez l’espace nécessaire dans vos bureaux, la question ne se pose pas. Mais dans le cas contraire, choisir la salle idéale, qui fera de votre événement une réussite, n’est pas toujours facile. Ne vous inquiétez plus, Bird Office est lé pour vous aider et dresse une liste des 10 bonnes questions à se poser avant de vous lancer dans la recherche de LA salle qu’il vous faut.

1. Où va se dérouler la réunion?

A Paris, à Lyon, à Bordeaux, à Toulouse, à Lille..? Une question qui peut paraître évidente mais qui néanmoins est importante puisqu’il arrive parfois que les participants à une réunion viennent de plusieurs villes différentes. Il s’agit alors de trouver un endroit stratégique pour réunir tout le monde. Dans ce cas lé nous suggérons de choisir une salle prés d’une gare ou d’un aéroport.

2. Quand ?

Choisir une date peut rapidement s’avérer être un casse-tête et surtout une tâche assez chronophage. Pour vous aider vous pouvez utiliser des outils comme l’assistante virtuelle Julie ou Doodle.

3. Pour quelle durée?

La durée d’une réunion varie en fonction des objectifs mais il est cependant conseillé qu’elle ne dépasse pas 2 heures voir même 52 minutes selon une étude de Wisembly et l’IFOP. Évidement la durée peut-être beaucoup plus longue si vous organisez une conférence, une formation ou un séminaire. Mais dans ce cas lé, n’oubliez pas les pauses !

4. Combien de participants et qui sont-ils?

Le nombre de participants à la réunion et qui ils sont, sont des critères essentiels à prendre en compte dés le début. S’agit-il de patrons, de collaborateurs de l’entreprise, de salariés? Le choix de la salle en dépendra aussi.

5. Pour quel usage?

Réunion, formation, séminaire, conférence, assemblée générale, entretien, cocktail … à chaque type d’événement sa salle ! Retrouvez les conseils de Bird Office sur la location selon l’usage.

6. Quel est votre budget?

Posez-vous les bonnes questions : s’agit il d’une réunion très importante pour laquelle il vous faut une salle de haut standing dans un hôtel 4 étoiles ou d’une petite réunion d’équipe pour laquelle une salle simple dans un établissement abordable suffit? De ce choix et des critères précédents, dépendra fortement votre budget.

7. De quel(s) équipement(s) avez-vous besoin?

Wifi, tableau blanc, vidéo-projecteur, système de visioconférence, machine à café , micro-onde… Déterminez bien en amont l’équipement dont vous avez besoin pour ne pas vous retrouver au dernier moment à la recherche du matériel manquant.

8. Quelle(s) caractéristique(s)?

Veillez à bien prendre en compte les caractéristiques de la salle. Accès handicapé, terrasse, climatisation, lumière du jour, cuisine partagée, livraison de repas… Autant de caractéristiques à prendre en compte pour être certain d’avoir la salle parfaite pour votre événement!

9. Quelle(s) disposition(s) pour votre salle?

Une mauvaise configuration de la salle peut avoir un impact négatif sur votre réunion. En U, en théâtre, en salle de classe, en table ronde… Il est important de choisir le meilleur agencement en fonction du type et des objectifs de votre réunion pour en améliorer l’efficacité.

10. Quel est le thème de votre réunion?

N’hésitez pas à choisir la salle en fonction du thème de votre réunion. Par ailleurs, si vous voulez vous démarquer ou sortir de l’ordinaire choisissez une salle de réunion atypique.

Maintenant que vous avez toutes les clés en main pour trouver la salle de réunion idéale, il ne vous reste plus qu’à vous rendre sur le site web de Bird Office pour la louer.

Selon-vous, quelle serait la salle de réunion idéale?