« Organisons une réunion » est devenu la réponse universelle à toutes les questions auxquelles nous n’arrivons pas à répondre dans le monde des affaires. On ne sait pas comment avancer sur un projet? Planifions une réunion ! Nous avons des idées à partager? Planifions une réunion ! On a du mal à mettre en place des actions? Planifions une réunion ! Même si organiser une réunion peut être la bonne solution dans plusieurs situations, ce n’est pas toujours le cas.
Bird Office, l’expert de la location de salle de réunion, vous donne les bonnes questions à se poser avant de décider d’organiser une réunion ou non.
Avez-vous pris le temps de réfléchir à la situation?
Quand un projet n’est pas clair, on se laisse souvent tenter par l’organisation d’une réunion pour demander de l’aide et se donner un sentiment de progrès. Mais à ce stade, à moins que l’objectif de la réunion soit de structurer le projet, planifier une réunion ne serait qu’une perte de temps inutile pour vous et vos collaborateurs. Ce temps pourrait être utilisé pour définir la portée du projet, évaluer l’état actuel, déterminer les étapes clés et mettre en place un plan marketing pour réaliser des progrès significatifs. Une fois que vous avez complété ces étapes et que toutes vos idées sont claires, vous pouvez passer à l’étape suivante et envisager d’organiser une réunion (ou pas).
Avez-vous besoin d’aide pour réaliser ce projet?
Il est possible que vous retrouviez dans la situation suivante : vous savez tout ce qui doit être fait et il vous suffit simplement de vous mettre au travail. Dans ce cas, inutile de planifier une réunion; mettez plutôt à jour votre to-do list et passez à l’action. Cependant, si après avoir clarifié ce qui doit être fait du mieux que vous pouvez, vous avez tout de même besoin d’aide pour répondre à quelques questions ou simplement pour avoir un feedback d’autres personnes afin de vous sentir à l’aise avant de passer à l’action, alors vous pouvez prévoir une réunion.
Pour avancer sur le projet, une conversation en temps réel est-elle obligatoire?
Si vous avez besoin de réponses à quelques questions, mais elles ne nécessitent pas une véritable conversation, l’email peut-être une excellente solution de remplacement. Ceci est particulièrement vrai lorsque vous avez simplement besoin d’un feedback sur un document écrit. Vous serez beaucoup plus efficace en envoyant par mail les différents éléments à toutes les personnes concernées. Ainsi, elles peuvent les regarder tranquillement (sans que vous ne soyez sur leurs dos à les observer pendant qu’ils lisent) et vous envoyer leurs retours. Si vous pensez que votre cas nécessite une conversation en temps réel, alors considérez tous les moyens de communication possibles avant de vous jeter dans l’organisation d’une réunion.
Une réunion en face à face est-elle nécessaire?
Si vous avez véritablement besoin d’une conversation en temps réel mais la présence physique de la personne n’est pas indispensable, plusieurs options se présentent à vous. Un tchat en ligne peut aider à répondre à vos interrogations très rapidement, ou pour une conversation plus profonde, planifier un appel téléphonique ou une conférence vidéo, peut aussi être très efficace. Ainsi vous éviterez la perte de temps qu’implique le déplacement. Si à la fin vous décidez qu’une rencontre en face à face est obligatoire, alors organisez une réunion mais veillez à bien la préparer en avance afin d’optimiser le temps et que celle-ci soit aussi efficace que possible. Cela implique notamment de bien définir les objectifs et les résultats attendus de la réunion.
La prochaine fois que vous souhaitez organiser une réunion, posez vous ces questions. Vous verrez, avec le bon processus décisionnel, vous pouvez réduire radicalement le nombre de réunions auxquelles vous assistez et augmenter la quantité de travail fait.
