Sur une carrière de quarante ans, un cadre passerait en moyenne 16 années de sa vie professionnelle en réunion selon une étude du cabinet Perfony (spécialisé dans la coordination d’entreprise). Les trois quarts des cadres interrogés estiment que ces réunions représentent une perte de temps considérable. Rien de pire que de réaliser au début ou au milieu d’une réunion que vous n’avez rien à faire dans la salle et que vous perdez votre temps. Pas facile de s’échapper de la réunion ensuite. Mais comment savoir à l’avance si une réunion est vouée à l’échec?
Bird Office, le spécialiste de la location de salles de formation, vous donne les bonnes questions à vous poser pour savoir si vous devez accepter une invitation à une réunion ou la décliner.
1/ Quel est l’ordre du jour de la réunion?
Lorsque vous recevez l’invitation la première chose à regarder c’est l’ordre du jour et le détail du programme s’il y en a un. Si l’ordre du jour est peu précis ou si le programme n’est pas communiqué, n’hésitez pas à demander plus dé détails à l’organisateur avant d’accepter l’invitation. Parfois, la personne qui envoie l’invitation ne sait même pas de quoi va traiter la réunion. Il en a peut-être une vague idée et si c’est le cas, la réunion sera certainement une grosse perte de temps pour tout le monde.
2/ Comment puis-je contribuer à cette réunion?
Une fois que vous savez quel sera le sujet de la réunion, quel est l’objectif que l’organisateur souhaite atteindre, demandez-vous quelle pourrait être votre contribution. Nous sommes trop souvent invités à des réunions « juste pour être tenu au courant » ou « juste au cas où on aurait besoin de nous ». Dans ces cas lé notre présence n’est pas vraiment utile puisque nous n’apportons pas de valeur ajoutée à la réunion. à l’invitation à une réunion « au cas où on aurait besoin de moi » ou « au cas où ça me concernerait » je répondrais « Appelez moi si au cours de la réunion vous vous rendez compte que je pourrais être utile et je me joindrai volontiers à vous. Sinon, j’aimerais avoir du temps pour terminer le projet X ». Et si ma présence est sollicitée « pour être au courant » je dirais : « Pourquoi ne pas m’envoyer le compte-rendu de la réunion ? Ce temps pourrait m’être utile pour avancer sur le projet Z ».
3/ Qui sont les participants (invités)?
Jetez un œil à la liste des invités et des intervenants. Si ceux-ci travaillent dans des services qui sont en aucun cas en relation avec le vôtre, inutile de vous déplacer, vous serez sans doute totalement perdu au milieu de leurs conversations.
4/ à quel moment a-t-elle lieu?
Le moment de la journée a un impact significatif sur l’efficacité de la réunion. Selon une étude de BFM et Bird Office, le meilleur moment pour organiser une réunion est le matin tôt quand « tous les cerveaux sont frais ». Évitez les réunions juste après le déjeuner ou tard le soir car le niveau d’efficacité se rapproche de 0.
5/ Combien de temps va-t-elle durer?
Si possible, fuyez les réunions qui durent plus d’1h30. Au delà, votre cerveau est épuisé, votre capacité d’attention diminue sérieusement et vous n’intégrez plus aucune information ce qui en fait une réunion improductive et une perte de temps. Les réunions les plus courtes sont les plus efficaces !
6/ Oé a-t-elle lieu?
L’endroit où aura lieu la réunion est important. En effet l’environnement dans lequel la réunion se déroule a un impact sur son efficacité. Par exemple, les participants seront beaucoup moins concentrés dans votre salle de réunion située au sous-sol de votre immeuble sans accès à la lumière du jour que dans une magnifique salle de réunion atypique louée sur Bird Office.
Et si toutefois vous acceptez par erreur de vous rendre à une réunion au cours de laquelle vous réalisez qu’elle est terriblement ennuyeuse, il n’est jamais trop tard pour vous échapper de cette réunion !
