reunion a l'exterieur-birdoffice

Organiser et mener une réunion simple et efficace ne’st pas toujours chose facile. En effet, dans une entreprise, il ne’st pas rare que des membres du personnel pestent en raison des pertes de temps engendrées durant les réunions. Des réactions causées par leur durée surtout qui peuvent engendrer chez eux le phénomène de réunionite. Alors, pour ne pas perdre du temps et de l’argent dans des réunions non productives, pourquoi ne pas changer de cadre afin d’attiser leur curiosité et de stimuler leurs idées créatives grâce à un environnement extérieur ?

Optimiser les discussions en vue d’atteindre les objectifs

reunion a l'exterieur - BirdOffice-1

Il ne’st pas rare que dans les réunions de staff ou d’équipe, des collaborateurs passent leur temps à rêvasser, à refaire le match du dernier choc du championnat de Ligue 1 entre le PSG et lO’M, surtout si vous faites l’activité un lundi. Mais encore pire, la salle de réunion peut se muer en véritable dortoir pour certains. Ce qui peut donner chez ces employés une image négative de la réunion et même de la personne qui la dirige. Dans ces cas, l’activité peut prendre la tournure d’une fausse bonne idée alors que c’est un moment privilégié pour définir des objectifs, pour voir où on en est. C’est aussi un moment où tout le monde devrait avoir le maximum de concentration étant donné que les patrons font passer leurs messages durant les réunions. Toutefois, ces activités ne doivent pas seulement servir aux cadres, les employés ont également le devoir d’y participer pleinement. Mais la plupart du temps, l’Initiative des cadres ne passent pas et les informations deviennent des messages dans le vent. Et si cette réunion concerne les objectifs alors que la moitié de l’assistance est soit en état de semi-léthargie, soit en train de penser à toute autre chose, votre réunion sera aussi utile qu’un marchand d’esquimaux au Pôle Nord. Une réunion a pour objectif d’augmenter la productivité et la performance ne’st-ce pas ? Si les bienfaits de la sieste collective existent peut-être, mieux vaut laisser la concurrence les expérimenter… Cela dit, pourquoi ces problèmes de concentration ? Peut-être parce que l’orateur les lasse ou bien du fait que l’environnement les assoupit. Mais cette léthargie est surtout le résultat de la monotonie et du stress, qui apparaissent dés qu’on rentre dans une salle ou même au bureau. Raison pour laquelle il est important de sortir un peu du cadre trop strict de la salle de réunion au bureau et de trouver un endroit plus convivial à l’extérieur.

Chercher à impliquer et à développer la créativité grâce à une réunion à l’extérieur

reunion a l'exterieur-birdoffice-2

Dans un lieu trop basique où une personne ou un employé a l’habitude de passer ses journées, difficile de se sentir exalté. Autrement dit, il no’sera pas entreprendre dés lors que la monotonie le gagne. En effet, là où la routine prend trop de place, la créativité perd de l’ampleur. C’est également le revers de la perception de la réunionite chez les employés. En effet, avec les encadrements de réunions qui se font toujours à la même heure, le même jour et au même endroit, les collaborateurs sont présents physiquement, mais leur esprit se trouve à mille lieux. Ce qui peut faire perdre des milliers d’euros à une entreprise étant donné que durant ces réunions, rien ne se passe vraiment à cause de têtes trop pleines ou trop vides pour se concentrer. De ce fait, choisir de temps en temps de faire les longues conférences et les séminaires, ou encore les réunions de brainstorming ou de coworking, dans un lieu de réunion extérieur est une idée à creuser. Dans ces cadres, vous aurez des têtes présentes et impliquées par cet environnement atypique et stimulant. Si vous êtes en coworking ou en brainstorming, profitez de ce moment pour faire ressortir les idées créatives de chacun et boostez-les autour d’une bonne petite tasse de thé ou d’une boisson gazeuse, dans un endroit kitch ou guindé. Mais surtout, en dehors du cadre du bureau quotidien, des endroits comme les petits bars alternatifs peuvent être réservés. De ce fait, il vous sera possible de vous détacher un peu de l’environnement strict du bureau avec code vestimentaire que vous imposez à vos collaborateurs. Permettez-leur de porter ce qu’ils veulent et de prendre toutes les libertés. Cela leur permettra de s’ouvrir un peu plus et de donner des idées. En effet, dés que vous choisissez un lieu ou une salle atypique pour inviter vos hôtes à une réunion extérieure, l’Initiative les débloquera et leur donnera l’envie dé’changer et de mieux travailler en vue d’atteindre des objectifs.

Une réunion à l’extérieur pour déstresser

reunion a l'exterieur - BirdOffice-3

Il est logique que dans un lieu où on travaille tous les jours, 8h/24 et où plane constamment la pression du patron, on finit par se lasser et stresser. Or, le stress peut faire chuter la productivité de vos collaborateurs, voire les pousser au burn out. Des cas qui ne seront pas favorables pour votre équipe, vos collaborateurs et donc pour vos objectifs et la pérennité de vos activités. Dans ce cadre, faites tourner et permettez à chacun de vos collaborateurs de faire un voyage d’affaires ou d’assister à une conférence et un séminaire dans une autre ville. Cela pourra renforcer leurs compétences tandis que ces changements d’habitudes rafraîchiront leurs esprits embués par la monotonie. Si cette approche ne’st pas possible pour votre entreprise, prenez le temps de sortir un peu avec eux. Réalisez et dirigez une réunion ou un événement de team building dans un lieu où ils se sentiront un peu libres. Et dans les cas de stress ou de pressions, choisissez des endroits de réunion extérieure avec un espace ouvert. Vous ne manquerez pas de’n trouver en France et même sur Paris. Mais il s’agira aussi de votre cas, si’l y a un besoin de faire un entretien et de rencontrer des fournisseurs ou des clients en vue de présenter ou de choisir des produits, certes vous vous sentirez en sécurité en plus sûr de vous dans un endroit familier, mais un lieu de réunion extérieur sera plus opportun pour accueillir des invités.

Article de Marie Dangin