habitudes-reunion-birdoffice

Productivité : 6 mauvaises habitudes en réunion

De nombreux employés et cadres ont beau se plaindre de l’inefficacité des réunions, des pertes de temps qu’elles engendrent, le travail en entreprise continuera d’être rythmé par ces événements tout simplement en raison de leur caractère indispensable.

Il est en effet facile de crier haro sur la pauvre petite réunion qui n’a rien demandé à personne. Cette petite chose innocente n’a que pour objectif d’améliorer la communication, de faire avancer le travail d’équipe. Essayez d’obtenir les mêmes résultats par courriel et vous comprendrez ce que gaspiller du temps précieux veut vraiment dire ! Après tout, si les réunions vous font perdre du temps, c’est surtout la faute aux participants, peut-être même la vôtre. Voici toute une série de mauvaises habitudes à éliminer afin de rendre vos réunions à Paris ou Marseille plus productives.

1. Arrivez à temps

Ce premier conseil semble couler de source, il est cependant celui qui est probablement le moins suivi. Alors oui, vous êtes très très occupé, votre temps est très très précieux car vous êtes super important, mais votre retard impacte tous vos collègues. Soit ils devront vous attendre, soit ils commenceront sans vous et vous risquez d’être la cause de redites qui ralentiront l’avancée des débats, ce qui risque aussi cela dit en passant d’en agacer plus d’un.

2. Suivez la réunion

Si c’est pour faire simplement acte de présence, passer la majorité de la réunion à répondre à vos e-mails, prendre des appels téléphoniques ou travailler sur votre ordinateur portable, votre bureau est un lieu bien plus indiqué qu’une salle de réunion. Non seulement vous risquez de perturber vos collègues qui essaient d’avancer sur certains dossiers, mais vous serez loin d’être dans des conditions optimales pour faire vos propres tâches. éteignez votre portable, à moins que votre femme soit sur le point d’accoucher ou autre raison valable. Si vous n’êtes pas en mesure de participer, inutile de rejoindre la salle de réunion.

3. Tenez-vous-en à l’ordre du jour

En principe, une réunion bien préparée dispose d’un ordre du jour carré. Les échanges devront se tenir à cet agenda si vous souhaitez que la réunion se termine dans les délais impartis et atteigne ses objectifs. Il est très tentant de vouloir régler un problème n’ayant aucun rapport direct avec le thème de la réunion lorsque tous les acteurs sont rassemblés dans la salle ; vous veillerez cependant à vous abstenir, quitte à vous entretenir avec ces personnes en aparté une fois la réunion terminée : les autres participants n’ont aucun intérêt à entendre les détails de vos soucis personnels. C’est d’ailleurs à cause de cette mauvaise habitude que certains participants décrochent et que de nombreuses réunions partent en sucette.

4. N’interrompez pas les autres

Habitude grossière aussi bien dans la vie de tous les jours que’n réunion, couper la parole à quelqu’un est également un facteur qui fait perdre énormément de temps en réunion en France. C’est pourtant aussi inutile qu’improductif : vous aurez tout le loisir de faire connaître votre point de vue, souvent de la désapprobation, lorsque votre collègue aura terminé son argumentaire. Si vous êtes responsable de la réunion, vous veillerez à ce que vos collègues qui pensent que leur opinion ne peut pas attendre une seconde mettent un frein à leurs ardeurs afin que tout le monde puisse s’exprimer de façon civilisée.

5. Ne pas se préparer à la réunion

Comme nous l’avons dit, une bonne réunion doit avoir en principe un ordre du jour bien établi, une liste de points sur lesquels différents salariés devront communiquer ou apporter des réponses. Il est malheureusement très fréquent de se retrouver devant des intervenants qui sont incapables d’apporter des précisions concernant les points qu’ils doivent clarifier car ils n’ont tout simplement pas pris le temps de faire leurs devoirs avant la réunion. Si vous ne vous êtes pas préparé, il ne faut pas vous demander pourquoi les réunions sont sources de pertes de temps ou sont inutiles !

6. Ne monopolisez pas la conversation

Vous ne souhaitez pas que votre réunion à Paris s’éternise ? Dans ce cas, veillez à aller droit au but en étant clair et concis. Pire encore que les participants qui vont chercher midi à 14 heures : les travailleurs qui raffolent des réunions, voyant en elles une magnifique vitrine pour se mettre en avant ainsi que leur fantastique travail. Soyons honnêtes, vos collègues se moquent bien de savoir que vous avez terminé votre projet Machin, qui n’a strictement rien à voir avec l’objet de la réunion, un mois avant l’échéance. Vos interventions devront se limiter à faire avancer les points de l’ordre du jour, ni plus ni moins.

L’importance des réunions

En France, si 98 % des cadres admettent que les réunions sont nécessaires, ils sont par contre 75 % à estimer y perdre leur temps d’après Perfony. Ce cabinet a calculé qu’en moyenne, un cadre passe 16 ans de sa carrière en réunion ! Mais à cause des raisons citées ci-dessus, ces 2 heures de réunions quotidiennes se muent souvent en improductivité qui coûte cher aux entreprises françaises.

Pour une entreprise de 200 personnes qui sont en moyenne 2 h par jour en salle de réunion, le coût moyen annuel pour une entreprise s’élève à 1 million d’euros ! Prendre les mesures adéquates pour que le temps passé dans les salles de réunion soit productif est donc un enjeu de taille pour toute entreprise française. Nous espérons que ces conseils vous permettront de tordre le cou à ces , et les rendre ainsi plus productives et agréables.