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Comment optimiser sa prise de notes en réunion ?

La prise de notes : il s’agit lé d’une activité particulièrement nécessaire lorsqu’on participe à une réunion à Lyon, ou encore à un séminaire à Bordeaux, à moins d’être doté d’une mémoire infaillible. Prendre des notes vous permet de compiler les informations clés dont vous pourriez avoir besoin ultérieurement sans vous creuser les méninges tout en étant précis.

Mieux encore, la prise de notes nous permet de mieux assimiler les informations qui y sont véhiculées. La question de l’optimisation de la prise de notes en réunion peut paraître anodine à première vue. Pourtant, cette attention est susceptible de vous rendre de fiers services. D’autant plus quand on sait à quel point il peut être difficile de prendre des notes durant certaines réunions, notamment lorsque la salle est bondée et que l’ambiance qui prévaut ressemble à celle d’un marché.

Cela dit, sachez qu’avec un peu d’efforts vous pourrez optimiser très rapidement votre prise de notes. C’est justement des conseils allant dans ce sens que nous allons parcourir dans les lignes suivantes, à savoir comment être plus performant lorsqu’il s’agit de documenter vos réunions professionnelles. Commençons par ce qui’l y a de plus logique : la nécessité de se débarrasser de tous les objets pouvant vous distraire.

Mettez hors de portée tout ce qui peut vous distraire

Lorsque les réunions débutent, nous vous conseillons de toujours éteindre votre téléphone portable (ou de le mettre en mode à silencieux é). Un détail auquel on ne pense pas forcément, mais qui peut pourtant jouer un rôle primordial pour améliorer la prise de notes. En effet, lorsque vous mettez votre téléphone portable de côté vous évitez une quantité considérable de distractions. Entre les textos de votre femme, vos emails professionnels et les appels des clients, vous risquez de décrocher à plus d’une reprise de la réunion pour en perdre le fil. Il s’agit donc du premier pas à faire lorsqu’on veut optimiser sa prise de notes : ranger son téléphone portable, et tous les autres gadgets, susceptibles de perturber votre concentration. Notons que cela concerne également votre tablette (si vous ne l’utilisez pas pour prendre des notes), ou encore la connexion à Internet de votre ordinateur portable. Faites-nous confiance : une fois que vous avez isolé tous les éléments les plus susceptibles de vous déconcentrer, vous constaterez immédiatement une amélioration nette de votre efficacité en matière de prise de notes.

Le support sur lequel vous prenez des notes

Arrive maintenant la question de l’outil sur lequel vous prenez vos notes. Chaque support a ses partisans et ses adversaires, même si objectivement aucun n’est intrinsèquement supérieur à l’autre : il s’agit plus d’une question de choix.

  • Le format classique (crayon et petit cahier) ne répond plus vraiment aux exigences actuelles en matière de productivité ? Si la remise au clair est compliquée avec cette méthode, elle offre une flexibilité incomparable lorsqu’il s’agit d’enrichir ses notes avec des schémas, des graphes, etc. Le bloc-notes et le bic ont donc encore un avenir radieux devant eux/
  • Le portable : pour les salariés qui disposent d’une vitesse de frappe élevée, la prise de notes par ordinateur en réunion est probablement l’option la plus efficace. Cette technique offre l’avantage de vous donner la capacité de réorganiser facilement le contenu une fois de retour à votre bureau.

Le choix de l’ordinateur portable

Lorsqu’il est question de la machine en soi, les conseils les plus importants que nous pouvons vous dispenser concernent tout d’abord le clavier. Il est très important de faire attention à ce que les touches du clavier soient bien espacées. Autrement, la prise de notes devient particulièrement compliquée, ce qui fera baisser votre productivité. L’autre conseil que nous pouvons vous donner concerne la taille de votre ordinateur portable : essayez de vous procurer une machine compacte et spécialement destinée au travail. On rejoint ici la question relative aux distractions : plus votre ordinateur est compact, moins vous serez tenté de’n faire un outil de distraction. Ainsi, c’est votre prise de notes qui va gagner en qualité ainsi que’n quantité.

L’Importance essentielle d’abréger

Pour une prise de notes efficace, vous devrez trouver le bon compromis entre le corpus du texte et les informations présentes. En d’autres termes, il s’agit généralement de textes peu soignés, mais cependant censés être riches conceptuellement, c’est-à-dire en informations pertinentes. Toutefois, sachez que même les textes à peu soignés à se soignent : si vous voulez à la fois aller vite dans votre prise de notes, mais aussi pouvoir comprendre ce que vous avez écrit, vous devez dés lors élaborer votre propre système d’abréviations. Apprenez à abréger les mots que vous utilisez le plus souvent. Nul ne doute que cela optimisera considérablement votre prise de notes en réunion.

Optimiser sa prise de notes : cela exige un entrainement en amont

En conclusion, si vous voulez réellement optimiser votre prise de notes, il faut dés lors consacrer un peu de votre temps libre à vous entraîner. Sachez qui’l existe des logiciels dédiés à la question. En ce qui concerne les claviers AZERTY – c’est-à-dire les claviers adaptés à la langue française -, vous avez à votre disposition des logiciels gratuits comme Dactylo ou encore Keybr.com. De telles applications vous permettront de prendre les bonnes habitudes sur le clavier et, par conséquent, de gagner un temps tout à fait considérable durant la dactylographie. C’est exactement ce dont vous avez besoin en réunion. En effet, il s’agit de l’endroit par excellence où vous devez être rapide et efficace dans votre prise de notes. Nous vous conseillons donc fortement de passer quelque temps sur un logiciel visant à optimiser votre vitesse de tape sur le clavier, d’autant que cela sera utile pour accélérer bien d’autres tâches. Si vous appliquez nos conseils et si vous y mettez un peu du votre, vous verrez que votre prise de notes gagnera en qualité ainsi que’n efficacité, et ce d’ici très peu.

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