En matière d’organisation de séminaire d’entreprise, il y a les habitués qui veulent innover, et ceux qui s’y initient. Quoi qu’il en soit, le choix de l’endroit joue un rôle considérable, pour ne pas dire essentiel, dans la réussite de votre événement. La question est de savoir comment choisir le lieu idéal pour organiser votre séminaire. Pour y répondre, il est nécessaire de prendre en compte divers paramètres. De l’objectif du séminaire au profil des participants en passant par la question épineuse du budget, rien ne doit être laissé au hasard. Suivez nos conseils !

Quels types de lieux peuvent accueillir votre séminaire ?

Les choix des lieux de séminaire d’entreprise sont très vastes. De la petite salle de réunion pour 10 personnes dans un centre de conférences à la salle de réunion privative dans un hôtel particulier en passant par un auditorium pour 200 personnes, il existe des salles de réunion de toutes les tailles et de tous les styles.

Mais vous pouvez également organiser votre séminaire dans un endroit insolite pour changer des salles de réunion traditionnelles. Vous pouvez notamment opter pour des séminaires au vert pour pouvoir bénéficier de grands espaces extérieurs et programmer des activités en plein air. Tout dépend du but de l’événement que vous souhaitez organiser.

Quoi qu’il en soit, ne vous contentez pas des brochures ou des photos sur Internet pour faire votre choix. Faites une visite des lieux pour vous assurer que le lieu corresponde bien à ce que vous recherchez et éviter ainsi les mauvaises surprises.

Commencez par définir l’objectif de votre séminaire d’entreprise

La première question que vous devez vous poser est la suivante : quel type de séminaire organisez-vous ? Un séminaire incentive, un séminaire d’intégration, un séminaire de direction ou bien un séminaire de lancement de produit ? Il est important de répondre à cette question-clé dans la mesure où cela va orienter le choix du lieu de votre séminaire. En effet, on ne choisit pas le même lieu de séminaire pour organiser un team building ou une formation.

Pour le premier, on recherchera plutôt un endroit où l’on pourra pratiquer des activités sportives, artistiques ou culturelles afin de renforcer l’esprit d’équipe, la cohésion et la communication au sein de l’entreprise. Par exemple une partie de golf dans un cadre raffiné pour initier vos collaborateurs à ce sport de précision. Ou une balade guidée et commentée en segway dans le parc d’un grand château. Ou encore une cueillette de fruits et légumes dans une ferme suivie d’un atelier d’art culinaire.

Pour la formation par contre, on aura besoin d’une salle de réunion entièrement équipée : Internet haut débit, vidéoprojecteur, écran de projection, Paper Board, fournitures de bureau (papiers, crayons ou stylos).

Attention à ne pas non plus organiser un séminaire dans un hôtel de luxe alors que l’entreprise passe par une période de difficulté financière. Cela ne serait pas cohérent.

Déterminez le nombre et le profil des participants

Après avoir défini l’objectif du séminaire d’entreprise, il faut, bien entendu, déterminer le nombre de participants. Il faut également considérer un autre critère : leur profil. Le séminaire est-il destiné aux dirigeants de l’entreprise, aux employés, aux partenaires ou bien aux clients ? Est-ce que le groupe est homogène ? Y a-t-il autant d’hommes que de femmes ? Quel âge ont-ils ?

Le séminaire étant avant tout organisé à l’attention des participants, il est primordial de satisfaire à leurs besoins et leurs attentes en prenant compte de leurs centres d’intérêt. Cela est d’autant plus valable lorsque l’on a affaire à un groupe restreint de participants ou lorsque celui-ci est uniforme (par exemple des femmes et des hommes ayant la même tranche d’âge).

Spécifiez les besoins techniques

Certains équipements techniques sont nécessaires au bon déroulement du séminaire : du vidéoprojecteur à l’écran de projection en passant par la bande passante, tout doit être défini dés le départ. Il faut absolument tenir compte de ce point lorsque vous choisissez le lieu de votre séminaire, en particulier lorsque vous envisagez d’opter pour un lieu insolite et atypique. Autrement, c’est toute l’organisation du séminaire qui tombe à l’eau.

Optez pour une salle de réunion bien agencée

Tables en U, en épi, en conférence… à vous de voir ce qui correspond le mieux à vos besoins (cela dépendra entre autres de la superficie de la salle et du nombre de participants). Dans tous les cas, faites attention aux tables mal agencées, aux sièges peu confortables (manque de concentration assuré), aux problèmes de ventilation, au manque d’espace de circulation et veillez à ce que l’éclairage soit suffisant.

Considérez le niveau de confidentialité et de sécurité requis

Certains séminaires peuvent être confidentiels et entraîner des mesures particulières, entre autres une isolation acoustique de la salle, une restauration dans des salles à manger privatives, etc. Dans ce cas, la solution la plus sure consiste à choisir un lieu totalement privatisable.

Optez pour l’accessibilité

Les réunions de travail étant de plus en plus courtes (et crise oblige), il est plus raisonnable d’opter pour un lieu de séminaire situé à proximité des locaux de l’entreprise. Ainsi, on évite les frais supplémentaires liés au transport, les embouteillages, la perte de temps…

L’Important est de trouver un cadre authentique, agréable et surtout original pour oublier – le temps d’une demi-journée ou d’une journée entière – la routine du travail. Par exemple un beau manoir, un château ou encore un musée. Cependant, il faut garder en tête qu’on recherche un lieu pratique et fonctionnel.

De nos jours, l’offre en matière de salles de réunion est très diversifiée. Il ne’st plus du tout difficile de trouver le lieu adapté à votre conférence grâce à Internet, et cela dans de nombreuses villes telles Paris, Bordeaux, Bruxelles…

Last but not least : le budget

Selon une étude menée par Coach Omnium en 2014, trois quarts des répondants affirment que le budget est le premier critère de sélection d’un lieu de séminaire. Le budget doit englober toutes les dépenses liées à l’organisation du séminaire d’entreprise : la location de la salle et du matériel audiovisuel, la restauration, le transporte, l’animation, les goodies, etc.