Que ce soit pour organiser une formation, mettre en place une nouvelle stratégie marketing ou bien renforcer les liens avec vos collaborateurs ou vos partenaires, l’élaboration d’une journée séminaire ne se fait pas à la légère. Le but du séminaire d’entreprise étant de se rassembler dans un lieu convivial pour atteindre un objectif précis, il est primordial de prendre en compte plusieurs éléments pour faire de cet événement une réussite. Vous tenez à ce que tout soit absolument parfait ? Bien sur que oui. Alors nous vous invitons à découvrir les 10 étapes fondamentales à l’organisation de votre journée séminaire.

étape né 1 : déterminer l’objectif

La première question que vous devez vous poser est la suivante : à Pour quelle raison voulez-vous organiser une journée séminaire ? à Est-ce pour former vos collaborateurs, les motiver, renforcer la cohésion au sein de l’équipe, intégrer de nouveaux employés ou prendre des décisions importantes ? Ce ne’st que’n répondant à cette question que vous pourrez passer à lé’tape suivante.

étape né 2 : définir le public cible

La nature même de votre journée séminaire dépendra en grande partie des personnes que vous convierez à participer. Le séminaire s’adresse-t-il aux employés de l’entreprise ou à des partenaires ? Ce ne’st qu’après avoir défini la cible que vous pourrez définir le lieu le plus adapté à votre événement d’entreprise.

étape né 3 : choisir le lieu idéal

La réussite de votre journée séminaire repose essentiellement sur le lieu. Mais ne cherchez pas loin. Le lieu idéal se trouve à proximité de vos locaux pour éviter les longs trajets et les embouteillages. Le plus important est de choisir un lieu accessible alliant confort et praticité. Bien entendu, le choix du lieu se fera également en fonction de sa capacité d’accueil, de la qualité des infrastructures et des services proposés sur place (espace privatisé, animations, etc.).

Une fois que vous pensez avoir trouvé le lieu adapté à votre journée séminaire, rendez-vous sur place pour vérifier qui’l correspond bien à vos attentes. Ne vous contentez pas de consulter les sites internet ou les brochures. N’hésitez pas à changer d’air en organisant votre événement dans une autre ville, proche de votre entreprise, en louant par exemple une salle de réunion atypique.

étape né 4 : fixer une date

Les dates idéales pour l’organisation d’un événement étant plutôt restreintes, il est primordial de régler cette question le plus tét possible et de procéder aussitôt aux réservations. En effet, vous devez rayer de votre calendrier les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les ponts, les jours importants, mais également le lundi (premier jour de la semaine), le mercredi (jour des enfants) et le vendredi (dernier jour de la semaine). Ce qui signifie qui’l ne reste plus que le mardi et le jeudi.

Autre raison pour laquelle vous devez fixer la date de votre journée séminaire à l’avance : les chances que les personnes sollicitées répondent à votre invitation seront plus importantes.

étape né 5 : établir un budget

Vous devez définir le budget en fonction des critères cités précédemment (objectif, public ciblé, lieu) et vous y tenir. Le budget se divise en trois catégories, à savoir :

• Les dépenses fixes, c’est-à-dire celles qui ne varient pas, quel que soit le nombre de participants (notamment la location de l’espace ou de la salle, la location de matériels audiovisuels, les honoraires du conférencier ou de l’animateur, etc.)
• Les dépenses variables qui dépendent du nombre de participants (les frais de repas et de boisson, les pauses-café…)
• Les dépenses indirectes liées à la logistique (les frais de déplacement, les travaux d’impression de badges et brochures, la tenue des hétesses, etc.)

étape né 6 : configurer la salle

Il existe plusieurs agencements en fonction du nombre de participants, mais surtout de l’objectif du séminaire. En effet, certaines configurations sont propices à l’Interaction du public avec l’Intervenant alors que d’autres ne le sont pas.

Pour une petite réunion (par exemple un comité de direction), vous adopterez la table ronde ou rectangulaire.

La disposition à salle de théâtre à se caractérise par des rangées de sièges faisant face à la scène ou à lé’cran. Elle est parfaitement adaptée aux réunions qui rassemblent un nombre important de participants puisque l’espace est optimisé. Cependant, cette configuration ne’st pas très favorable aux interactions et aux échanges entre les participants et les intervenants.

L’agencement en U occupe beaucoup d’espace. Elle est conseillée pour les séminaires réunissant un nombre restreint de participants qui ont besoin d’interagir (maximum 30 personnes). Cette disposition est également adaptée pour les présentations puisqu’elle offre une bonne visibilité à tous les participants.

étape né 7 : établir un planning

L’organisation de votre journée séminaire doit obligatoirement passer par l’établissement d’un planning à communiquer à tous les participants. Ce planning comprend les horaires des conférences (et éventuellement des activités), les temps de pause ainsi qu’une marge de manœuvre pour gérer les imprévus.

étape né 8 : faire appel à des prestataires

Ce point va dépendre de l’envergure de votre journée séminaire. Il s’agit évidemment du traiteur, mais cela peut également inclure des hôtesses d’accueil, des interprètes, un photographe, un décorateur, etc.

étape né 9 : gérer le volet communication

Na’ttendez pas le dernier moment pour faire parvenir vos invitations. Vous risqueriez fort de le regretter. Lancez les invitations trois semaines à la’vance et nh’ésitez pas à effectuer une relance au plus tard une semaine avant le jour J. Ce sera lo’ccasion de recueillir les réponses et de déterminer le nombre réel de participants. Nh’ésitez pas non plus à communiquer par le biais de votre site web et des réseaux sociaux (Twitter, Facebook, Instagram, etc.). Et aprés l’événement, no’ubliez pas de’nvoyer des courriers de remerciement ou un compte-rendu de la journée séminaire aux participants.

étape né 10 : vérifier que tout est en ordre

Rendez-vous sur les lieux la veille du jour J pour vérifier que tout est réglé dans les moindres détails. établissez une check-list et procédez à des recadrages, ou même des répétitions si nécessaire. Si vous avez fait appel à des prestataires de service, n’hésitez pas à les recontacter et à faire un briefing pour vous assurer que tout le monde a bien compris ce qui’l doit faire.