D’après une étude américaine publiée en 2014, même une distraction de 2,8 secondes au travail réduit de moitié notre chance de succès. Emails, appels téléphoniques personnels, va-et-vient des collègues… les sources de distraction ne manquent pas au bureau. Avec l’hyper connectivité, c’est loin de s’arranger ! On est tentés de consulter régulièrement ses courriers pour rester informé. Si l’on n’y prend pas garde, on se détourne vite de ce que l’on doit accomplir et rester concentré devient rapidement un vrai parcours du combattant. à la fin de la journée, on s’étonne de la quantité de travail en retard et de découvrir à quel point l’on a été aussi peu productif.
Si vous faites partie de ces personnes qui se laissent distraire facilement ou qui ont du mal à se concentrer au travail, cette rubrique vous concerne. Lisez ces astuces pour vous à reconnecter à votre environnement professionnel et booster votre productivité sans être coupé du monde.
Astuce # 1 : planifiez votre journée
Cela semble si évident et pourtant, rares sont ceux qui prennent le temps de planifier leur quotidien. La clé d’une bonne organisation et d’une journée réussie réside dans la planification. Cette étape associée à une perte de temps pour certains permet de gagner du temps et d’aller tout de suite à l’essentiel.
De ce fait, cette planification vous permet de savoir ce que vous allez faire et les moyens qui vont être mis en oeuvre pour y arriver. Elle vous permet d’accomplir vos tâches en suivant une logique. Ainsi, vous évitez les allées et venues dans les différentes sections à la recherche de l’information qui vous manque par exemple. Si vous avez une réunion de prévue, pensez à réserver la salle de réunion, si vous avez un client ou partenaire à appeler, pensez à fixer une horaire avec lui… et ainsi de suite !
Astuce # 2 : fixez-vous des objectifs pour la journée
Que ce soit en matière de temps ou de nombre de tâches à réaliser, définissez dés le matin votre but. Pour cela, référez-vous à votre planning. Quelles sont les tâches que vous vous êtes assiégées pour la journée ? De combien de temps disposez-vous pour accomplir chaque activité (définissez une deadline réaliste et réalisable) ? Vous verrez que vous n’aurez pas le temps de rêvasser ou de répondre à toutes les sollicitations de vos collègues.
Se fixer des objectifs, c’est se donner le temps de se focaliser sur une tâche en se surpassant pour atteindre ses buts.
Astuce # 3 : répartissez vos tâches
L’Homme multitâche est un mythe, et vous n’êtes pas non plus un(e) super héros/héroïne capable de jongler avec plusieurs activités. Ne soyez pas déçu pour autant ! C’est le moment de définir toutes vos tâches par ordre de priorité ou d’importance. Cela vous permet de savoir ce qui vous attend et de vous concentrer tout au long de la journée. D’ailleurs, le matin, le cerveau est encore frais. C’est la raison pour laquelle les tâches les plus difficiles et les plus longues doivent être accomplies en premier.
Accomplissez vos tâches une à une. Le mieux est de les fractionner afin de vous stimuler dans l’atteinte de vos buts. De toute manière, il vaut mieux ne pas commencer une nouvelle tâche tant qui’l y a des projets en cours.
C’est l’occasion également de déléguer les tâches secondaires pour se concentrer sur le plus important.
Astuce # 4 : octroyez-vous des pauses de temps en temps
Non vous ne rêvez pas, pour rester concentré au travail et être plus productif, vous devez donner à votre cerveau le temps de se ressourcer. Il en repartira de plus belle. Vous pouvez par exemple faire une pause toutes les 2 heures ou si vous pouvez toutes les heures (d’après une étude scientifique, c’est le temps maximal de concentration d’un individu) ou à la fin de chaque tâche avant de vous attaquer à un nouveau projet.
Pendant cette petite parenthèse, fermez les yeux et inspirez profondément. Si vous n’avez pas la possibilité de le faire, vous pouvez tout simplement marcher quelques minutes pour vous dégourdir les jambes, reposer vos yeux et irriguer vos neurones.
Loin d’être une perte de temps, ce petit arrêt de quelques minutes vous sera bénéfique et vous permet de vous aérer un peu les esprits.
Astuce # 4 : fermez vos oreilles aux bruits du dehors
Cela semble impossible car contrairement aux yeux, les oreilles ne peuvent pas être fermées. Pourtant, la nouvelle technologie peut être un allié de taille pour s’isoler surtout si vous travaillez en open space.
Il existe des applications qui vous permettent de rester dans votre coin. Il vous suffit de paramétrer les sons que vous souhaitez entendre. D’autres outils ont pour vocation de bloquer les sites et les pages qui n’ont aucune connexion avec votre travail.
Astuce # 5 : déconnectez-vous de l’extérieur pour vous retrouver
SMS, appels téléphoniques, mail, réseaux sociaux… la nouvelle technologie nous donne l’opportunité d’acquérir de nouvelles connaissances certes, mais c’est également la première source de distraction. Si votre travail ne nécessite pas d’être disponible à tout moment (pour des réunions ou la possibilité de nouvelles opportunités d’affaires par exemple), éteignez votre téléphone.
Inutile de consulter votre messagerie ou votre téléphone toutes les 5 minutes. Profitez de vos instants de pause pour vérifier vos mails et les éventuels appels manqués.
Da’prés une sophrologue, notre cerveau a besoin de 3 minutes pour reprendre le fil de ses idées aprés un petit arrét.
Astuce # 6 : faites savoir à vos collègues que vous n’êtes pas disponible
Si vous avez un bureau personnel, fermez votre porte pour signifier à vos collègues que vous êtes occupé et ne souhaitez pas être dérangé. En open space, des écouteurs sur vos oreilles indiqueront à vos voisins que vous avez besoin de vous concentrer au maximum. Faites attention à ne pas écouter des chansons rythmées ou dont vous connaissez les paroles. En voulant vous isoler, c’est vous qui créez une source de distraction. Faites aussi bien attention à ne pas écouter trop fort la musique, autant pour la santé de vos oreilles que pour la concentration de vos voisins !
Ces petits codes serviront autant à vous qu’à vos collègues.
Astuce # 7 : aménagez-vous un environnement propice au travail
Un bureau net et bien rangé favorise la concentration. Ainsi, tout ce qui n’est pas utile à votre travail n’y a pas sa place : les dossiers déjà traités ou non prioritaires, les post-its collés partout qui n’ont plus leur utilité…
Rangez également votre bureau Windows/Mac/Linux. La multitude de fichiers qui y figurent ne vous aidera pas à vous concentrer, et vous fera aussi perdre du temps !
