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Contrairement au séminaire, le congrès est un événement professionnel d’envergure puisqu’il nécessite un minimum d’infrastructures, notamment un auditorium, des salles de conférence, une surface d’exposition ainsi qu’une salle de restauration.

Cet événement d’entreprise rassemble plusieurs individus autour d’une thématique. Les congrès destinés aux professionnels sont des lieux de rencontres propices à l’échange et au partage d’expériences. En revanche, les congrès commerciaux prennent la forme d’une exposition et s’adressent au grand public.
Dans tous les cas, ce type d’organisation d’événement suggère des moyens de taille. Mais il faut savoir qu’une telle manifestation a un impact positif sur l’évolution d’une entreprise et génère des retombées économiques… à condition, bien entendu, de soigner chaque petit détail.

Un congrès, un objectif

Cela fait maintenant plusieurs années que votre entreprise fonctionne bien et vous avez pris la décision de passer au niveau supérieur pour la faire avancer. L’organisation d’un congrès peut énormément vous aider dans cette nouvelle démarche.

En fonction de votre activité ou des nouveaux objectifs que vous souhaitez atteindre, organiser un congrès vous permet en effet de réaliser les actions suivantes :

  • organiser une formation professionnelle
  • organiser une grande réunion d’affaires
  • mobiliser vos collaborateurs et vos partenaires
  • présenter votre nouveau produit ou service au grand public et bien d’autres encore…

Bien sûr, il existe d’autres moyens de parvenir à ces fins, mais vous conviendrez que le congrès représente l’une des meilleures (pour ne pas dire la meilleure) stratégies de communication dont vous disposez. En effet, il n’y a rien de plus efficace que le contact direct avec autrui.
Ainsi donc, pour faire de votre événement d’entreprise une totale réussite, il est primordial de tenir compte de certains points, notamment les objectifs à atteindre, mais également le profil des participants, le choix de la date et du lieu sans oublier la question du budget. Demandez-vous également quelle image vous souhaitez véhiculer au cours de cet événement et quelles sont les retombées que vous espérez.

Un public cible

A qui s’adresse votre congrès ? Il est essentiel de bien définir le public visé, car on ne s’adresse pas de la même façon à des partenaires ou à des clients potentiels. Autrement dit, cela vous permettra de choisir l’espace événementiel le plus adapté en termes de standing. Par ailleurs, il faut connaître le nombre approximatif de participants pour pouvoir choisir une salle bien proportionnée (c’est-à-dire ni trop grande ni trop petite).

La définition du public visé aura également une incidence sur l’organisation de votre événement puisque dans le premier cas, vous pouvez demander aux participants de contribuer financièrement. Par contre, si vous organisez un congrès dans le but de vous rapprocher de vos clients, vous aurez plutôt intérêt à proposer un accès gratuit.
Par ailleurs, vous devrez choisir la date et le lieu appropriés :

Une date

En fonction de l’ampleur de votre événement d’entreprise, celui-ci pourra s’étaler sur une ou plusieurs journées. Quoi qu’il en soit, vous devrez définir la date le plus tôt possible afin de pouvoir réserver la salle. Par ailleurs, sachez qui’l est recommandé de ne pas choisir des dates correspondant aux périodes suivantes :

  • Les jours d’élection
  • Les vacances scolaires
  • Les jours fériés et les ponts
  • Les dates de manifestations sportives majeures

Et un lieu

En ce qui concerne le lieu, le mieux est de choisir un endroit pas trop éloigné et/ou facilement accessible, c’est-à-dire desservi par un bon réseau de communication (autoroutes, stations de métro, etc.). En outre, vérifiez sur place la qualité de l’Infrastructure et la capacité du parking.

La communication : une étape incontournable des préparatifs d’un congrès

Organiser un événement professionnel, c’est bien. Encore faut-il que les participants honorent votre manifestation de leur présence. Vous devez donc annoncer l’événement plusieurs semaines à l’avance pour être certain qu’un maximum de personnes puisse l’Inscrire dans leur agenda et ainsi répondre à votre invitation.
Pour ce faire, utilisez tous les canaux à votre disposition, en particulier les plus pertinents. Par exemple les communiqués de presse dans les magazines spécialisés, votre site web, les réseaux sociaux sans oublier le courrier électronique qui ne coûte presque rien, mais qui reste cependant très efficace.
Vous en profiterez pour envoyer le programme de l’événement, histoire de mettre l’eau à la bouche et de donner à vos invités une idée du déroulement du congrès.

La question de l’équipement

Impossible d’organiser un congrès sans se doter d’outils technologiques. Pour cela, il vous faut au moins un système de projection, des micros et un accès Wi-Fi. Pensez à vérifier que tout fonctionne bien quelques jours avant le jour J et prévoyez un équipement de rechange. N’oubliez pas la sonorisation et la lumière.

Quid de la restauration pendant le congrès ?

En matière de restauration, vous avez le choix entre trois formules :

  • le cocktail : sous forme de cocktail apéritif léger, cocktail déjeunatoire ou cocktail dînatoire, cette formule est parfaite si vous avez beaucoup d’invités et que vous ne pouvez pas leur proposer de s’asseoir faute d’espace (ou de budget) ;
  • le menu assis : seulement si le nombre de participants est restreint. Autrement, c’est trop compliqué à gérer (logistique, personnel…) ;
  • le buffet : froid ou chaud, c’est la formule intermédiaire entre le cocktail et le menu assis. Les invités profitent d’un repas plus consistant, mais ils se servent tout seuls.

L’hébergement

Si votre congrès se déroule sur plusieurs jours, vous devez vous assurer que l’offre hôtelière disponible sur place est suffisante et répond à toutes les normes en matière de confort.

Sans oublier l’aspect sécurité

Oui, ce sujet ne’st pas très réjouissant et à vrai dire, on aimerait bien ne pas y penser. Néanmoins, il est très important d’étudier cette question pour pouvoir faire face aux éventuelles surprises.

Le congrès étant un événement de taille, vous n’êtes pas à l’abri de petits incidents comme une dispute entre des participants ou un vol. Voilà pourquoi vous devez absolument vous assurer que le lieu que vous choisissez est doté d’un système de vidéosurveillance et d’un personnel prêt à intervenir au besoin. Et si ce ne’st pas le cas, vous devez faire appel à des prestataires spécialisés.