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Organiser un cocktail d’entreprise à l’occasion d’un événement particulier pour réunir collaborateurs, partenaires et clients VIP est une excellente idée. Mais l’organisation d’un événement de cette envergure nécessite beaucoup de préparation. Du choix de l’espace événementiel à celui du traiteur en passant par la sélection des invités, tout doit être minutieusement étudié pour que la rencontre soit à la fois agréable et fructueuse.

Par ailleurs, être convié à un cocktail d’entreprise n’est pas toujours réjouissant. Car contrairement aux apparences, on ne s’y détend pas. Comment le pourrait-on, sachant que l’on est épié, surveillé ? Au moindre faux pas, on devient la risée du bureau…

Employeur et employés, si vous voulez faire bonne impression au prochain cocktail d’entreprise, suivez nos conseils !

Ce que vous devez faire en tant qu’organisateur

Définir le bon cocktail

On distingue trois types de cocktails :

  • le cocktail apéritif est servi en milieu de matinée ou en fin d’après-midi ;
  • le cocktail déjeunatoire est servi entre midi et deux ;
  • le cocktail dînatoire remplace le dîner, il est servi à partir de 18 h.

Comme vous pouvez le constater, le choix du cocktail se fera en fonction du moment de la journée, mais aussi en fonction de l’événement.La durée du cocktail apéritif n’excède pas 1 h 30. Il convient parfaitement pour les événements informels tels que l’afterwork ou le Speed Meeting. En revanche, les deux autres formules de restauration beaucoup plus conviviales s’inscrivent mieux dans le cadre d’un séminaire, d’une conférence ou d’une célébration (10e anniversaire de l’entreprise, promotion d’un collaborateur, etc.). L’événement dure au moins 1 h 30.

Déterminer le nombre de participants

Il est primordial d’établir le nombre approximatif des invités pour pouvoir louer la bonne salle de réception, c’est-à-dire un endroit ni trop petit ni trop grand. N’hésitez pas à louer un espace atypique, cela aidera à donner un côté moins formel au cocktail. De nombreuses salles idéales pour ce genre d’événement sont disponibles à Paris, Lyon, Bruxelles, bref, toutes les grandes et moyennes villes en général.

Ce que vous ne devez pas faire en tant qu’organisateur

Organiser un cocktail pour un petit comité d’entreprise

Vous risquez de passer pour un radin. En effet, cette formule de restauration qui se veut pratique et économique s’adresse aux groupes de plus de 50 personnes. En dessous de ce quota, il convient de proposer un dîner assis à ses invités.

Servir des pièces inadaptées

Etant donné que vos invités mangeront debout, ils ne pourront pas se servir de couverts. Ce qui signifie que vous devez leur proposer des pièces faciles à manger et peu salissantes, par exemple des petits fours salés et sucrés, des canapés ou encore des cuillères gourmandes.

Ne pas prévoir suffisamment d’amuse-bouches

Pas besoin d’expliquer en quoi ce genre de situation pourrait ternir l’Image de votre entreprise… En moyenne, il faut compter 6 à 16 pièces par personne pour un cocktail apéritif et plus de 20 pièces par personne pour un cocktail déjeunatoire ou dînatoire.

Ne pas avoir assez de variétés

Imaginez une table où l’on ne sert que des canapés au saumon fumé et des blinis… votre cocktail d’entreprise doit être un vrai régal, tant pour les yeux que pour le palais. Il est donc important de varier les goûts et la présentation des pièces : bagels, brochettes, canapés, mini-bouchées, tartelettes, verrines, etc.

Oublier les mange-debout

Ce n’est pas parce que vos invités sont debout et qu’ils n’utilisent pas de couverts qu’ils n’ont besoin de rien. Il est important de mettre à leur disposition des tables hautes pour qu’ils puissent y déposer leur verre ou d’autres objets encombrants (smartphone, tablette, pochette, etc.).

Ce que vous devez faire en tant qu’invité

Répondre à l’Invitation

L’entreprise qui vous envoie une invitation par e-mail ou par la poste entreprend cette démarche pour deux raisons : pour vous informer que votre présence est attendue, mais surtout pour pouvoir recenser le nombre de participants à l’événement professionnel. N’oubliez donc pas de répondre à l’invitation le plus tôt possible.

Porter une tenue correcte

Autrement dit un costume chic avec une cravate pour les hommes et une petite robe noire avec des escarpins pour les femmes. Pour celles qui n’ont pas de robe noire, vous pouvez tout à fait vous permettre de porter une robe de style BCBG, du moment que votre tenue est à habillée.

Etre ponctuel

Ce n’est pas parce qu’il s’agit d’un moment de détente que vous pouvez venir à l’heure qui vous convient. Si le cocktail commence à 18 h, n’arrivez pas à 18 h 30. En étant ponctuel, vous montrez que vous accordez de l’Importance à l’événement, mais aussi que vous faites preuve de sérieux et de professionnalisme en toutes circonstances.

Se présenter en bonne et due forme

Si vous devez rencontrer un nouveau fournisseur ou un nouveau client, présentez-vous en bonne et due forme. Et n’oubliez pas les règles de savoir-vivre : présenter les femmes en premier, la personne la plus jeune à la plus âgée sauf si elle occupe un rang hiérarchique supérieur. Et n’utilisez pas le terme « Enchanté ». Préférez plutôt « Ravi de faire votre connaissance ».

Soigner votre discussion

Lorsque vous vous adressez à une personne, regardez-la dans les yeux et montrez que vous êtes intéressé par ses propos. Par ailleurs, n’abordez pas de sujets fâcheux et ne faites pas de commérages.

Ce que vous ne devez pas faire en tant qu’invité

Se précipiter sur les petits fours

En squattant les abords du buffet, vous risquez de faire une (très) mauvaise impression… Même si vous n’avez pas eu le temps de prendre le petit déjeuner, ne le montrez pas ! Remplissez votre assiette raisonnablement et éloignez-vous. Notre conseil : prenez une petite collation avant de vous rendre sur les lieux. Ainsi, vous ne serez pas tenté de faire le plein à de nourriture.

Et les boissons alcoolisées

Ne prenez pas de risques inutiles : tenez-vous à l’écart du bar (surtout si vous avez tendance à vous laisser aller). Vous éviterez ainsi de vous mettre dans une situation embarrassante.

Jouer avec votre smartphone

Encore une fois, le cocktail d’entreprise est avant tout un événement professionnel. Si vous n’osez pas envoyer un texto, consulter votre fil d’actualités sur Facebook ou Twitter dans la salle de réunion au travail, ne le faites pas au cocktail d’entreprise. Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais cet objet du quotidien vous empêche de communiquer avec les personnes autour de vous, mettez-le donc en mode silencieux ou, mieux encore, éteignez-le.