Que ce soit pour communiquer avec des clients, des partenaires ou des collaborateurs basés dans une autre ville ou un autre pays, la visioconférence s’avère très pratique. En effet, grâce à ce moyen de communication, nous faisons des économies de temps et d’argent considérables et nous pouvons nous concentrer davantage sur nos priorités.
Mais que nous utilisions Skype, Facebook, Google+ ou des solutions professionnelles de visioconférence, cette réunion à distance ne s’improvise pas. En plus de nécessiter un minimum d’équipements et une connexion Internet stable, cette conférence sur le web requiert également une bonne préparation. Suivez le guide. Nous vous partageons tous nos conseils pour faire une visioconférence efficace !
À quoi sert la visioconférence ?
La visioconférence est un événement professionnel qui nous permet de communiquer en temps réel, à moindre coût et en toute simplicité. Désormais, nous n’avons plus à multiplier les appels téléphoniques, les fax et les échanges de courriers électroniques et surtout, cela nous évite de faire des déplacements. Tout ce dont nous avons besoin, c’est d’un système de visioconférence ou à défaut, d’un ordinateur équipé d’une webcam (nous y reviendrons un peu plus tard).
Les entreprises peuvent recourir à la visioconférence dans le cadre d’une présentation d’affaires, d’un séminaire ou encore d’une formation. Elle se tient généralement dans les locaux de l’entreprise, mais si vous ne disposez pas de l’équipement adapté ou si vous avez tout simplement besoin d’une salle de réunion beaucoup plus grande, vous pouvez louer un espace événementiel équipé d’un système de visioconférence.
De nos jours, on trouve des salles de visioconférence plus ou moins grandes un peu partout. Il vous suffit de faire des recherches sur Internet et vous trouverez la salle qui vous convient.
Comment préparer une visioconférence ?
Côté technique
Choisissez bien votre outil de visioconférence
Le but de la visioconférence étant de vous faciliter la vie, optez, dans la mesure du possible, pour une solution simple d’installation et d’utilisation. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à régler des détails techniques (avant, pendant et après la réunion !) et vous pourrez pleinement vous concentrer sur l’objet de votre réunion virtuelle. Dès lors, si vous prévoyez de vous réunir à quatre ou cinq, vous pouvez tout à fait vous contenter d’un ordinateur équipé d’une webcam. Par contre, au-delà de 10 participants, il est préférable d’utiliser un système de visioconférence « tout-en-un ».
Assurez-vous que tout fonctionne comme il faut
Cela peut paraître évident, mais parfois, lorsque l’on croule sous le travail, on en vient à oublier des petits détails qui, au final, risquent de tout perturber.
Vous devez donc tester le système de visioconférence quelques minutes (voire quelques heures) avant la tenue de la réunion pour vérifier que le micro marche bien, que le volume est suffisant et qu’il n’y a pas d’effet Larsen.
Assurez-vous aussi que la caméra est correctement orientée et qu’il y a assez de lumière. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises. Bien entendu, cela sous-entend que vous devez parfaitement maîtriser la manipulation de l’outil.
Notre conseil : si vous n’êtes pas doué avec les outils de technologie, confiez la gestion du système de visioconférence à un collaborateur qui s’y connaît.
Côté organisation
Sélectionnez les participants
Organiser une visioconférence est une chose, la réussir en est une autre. Pour que votre événement professionnel se déroule de manière optimale, veillez à bien sélectionner les participants. L’idéal est de ne pas dépasser les 10 participants. Au-delà de ce quota, les probabilités que certains participants décrochent et se mettent à bailler ou pire, à jouer avec leur smartphone sont très élevées.
Envoyez les invitations
Plusieurs semaines à l’avance pour être certain que tout le monde pourra répondre présent et la veille du jour J pour rappeler les horaires (attention au décalage horaire, par exemple entre Paris et Londres, ou encore entre Bruxelles et Tokyo !)
Comment se comporter pendant la visioconférence ?
On ne se comporte pas de la même façon lorsque l’on anime une réunion virtuelle et une réunion physique. Voici le mode d’emploi.
Vous pouvez bouger, mais pas trop
Ce n’est pas parce que vous êtes face à la webcam que vous devez rester immobile. Au contraire, il est recommandé d’alterner les positions (assis/debout) pour ne pas lasser votre auditoire. Le plus important est que vous vous teniez bien droit, que vous souriez et que vous regardiez la webcam.
Toutefois, évitez de faire des mouvements brusques. Cela pourrait nuire la qualité de l’image, voire provoquer des ruptures d’image. Bien entendu, vous veillerez à ne pas vous éloigner de la webcam.
Soignez votre tenue vestimentaire
Cela signifie respecter le code vestimentaire de votre entreprise et proscrire les rayures, car elles créent un effet d’optique dérangeant et peuvent aller jusqu’à donner le tournis à vos interlocuteurs. Évitez aussi de porter du noir ainsi que des accessoires qui peuvent détourner l’attention de vos interlocuteurs.
Soignez votre diction
Ne parlez ni trop vite ni trop lentement, exprimez-vous distinctement afin de rester intelligible et parlez suffisamment fort. Faites également attention aux bruits parasites (par exemple les bruits de stylo ou de feuilles) qui peuvent perturber la communication.
Ne monopolisez pas la parole
Distribuer la parole est le meilleur moyen d’impliquer les participants. De plus, en privilégiant l’interactivité, vous vous assurez que ces derniers ne se détourneront pas de leur écran.
Par ailleurs, n’oubliez pas de…
Faire les présentations
Surtout si c’est la première fois que vous tenez ce genre de réunion et que certains participants ne se connaissent pas. Pas besoin de s’étaler sur le sujet : le nom et la fonction sont amplement suffisants, histoire de susciter un début de cohésion.
En outre, c’est une bonne idée de rappeler le nom des intervenants à chaque prise de parole et de s’adresser à son interlocuteur en l’appelant par son prénom (cela remplace le contact visuel qui est très important dans les réunions professionnelles).
Faire court
Lorsque vous envoyez les invitations, pensez à préciser la durée de la réunion et respectez-la. D’autre part, il est recommandé de ne pas dépasser la barre des 1 heure 30 afin de maintenir l’attention des participants tout au long de la réunion virtuelle.
Prévoir une séance de questions/réponses
Annoncez-la dès le début de la réunion. De cette façon, vous ne serez pas interrompu dans votre élan et vous ne risquerez pas de perdre le fil de vos idées.
Voilà, maintenant, vous avez toutes les clés en main pour réussir votre visioconférence.
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