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Au-delà de la capacité du lieu, il est évident que tout dépend de l’univers dans lequel baigne déjà votre entreprise. En effet, une équipe qui côtoie le monde du design et de la mode n’aura pas les mêmes affinités qu’une société de logistique ou de construction. Quoique ! L’organisation d’événement, c’est aussi l’occasion de découvrir d’autres styles de locaux, de s’imprégner d’une atmosphère différente de l’ordinaire. Voici quelques pistes pour savoir quel type de salle choisir en vue d’un événement professionnel.

Un événement, un style, un cadre

L’ambiance studieuse

Une salle sobre, mais ultra fonctionnelle, c’est l’idéal pour une session de formation ou un séminaire. Trop de chichis risquent de déconcentrer. Tout au plus quelques touches de couleurs, deux ou trois tableaux discrets.

Cependant, sobre ne signifie pas sombre. Au contraire, la luminosité est importante pour que les apprenants soient attentifs et éveillés. D’autant que ce type d’événement professionnel se déroule principalement en journée.

Le mobilier se doit également d’être confortable puisque les participants seront la majorité du temps assis. Par ailleurs, il convient de faire une check-list des équipements nécessaires : paperboard ou tableau blanc, rétroprojecteur, postes informatiques, fontaine à eau, etc.

Selon vos méthodes de travail, vous pourrez opter pour un agencement en U qui favorise l’interaction ou en salle de classe. Pour une séance de coaching par exemple, il est conseillé de prévoir un espace « vide » ou modulable afin d’organiser des travaux de groupes assis ou debout, faire des simulations, etc.

Et qui dit ambiance studieuse dit calme et agréable. Fuyez donc les salles de réunion en bordure de rues passantes et mal isolées, surchauffées ou quasiment réfrigérées, si vous tenez à mener à bien votre événement.

Un décor qui stimule la créativité et la convivialité

Séance de coworking ou de brainstorming, rencontre avec des partenaires stratégiques, réunion de l’équipe dirigeante… Ce type d’événement d’entreprise est véritablement une opportunité pour booster les performances et les relations.

Et pour cela, il n’y a rien de mieux qu’un cadre chaleureux. Une salle de réunion intime jouxtée d’un petit salon cosy avec canapé, fauteuils club et grande table basse, par exemple. Sans oublier un éclairage pas trop agressif (plusieurs points lumineux si possible). Voilà l’idéal pour partager de bons moments tout en avançant dans les projets professionnels.

Pourquoi pas la location d’un appartement privatisé ? Mais attention, pas n’importe lequel ! Il faut qu’il ait du cachet : style ancien avec parquet en chevrons et grande hauteur sous plafond. À moins que vous ne préfériez un lieu de type loft avec de grandes ouvertures, beaucoup de luminosité et un mobilier ultra contemporain.

Autre solution : réserver une salle dans un hôtel qui a du caractère. Il faut qu’il dispose d’un coin détente (jardin privatif, patio, terrasse de toit…), un bar et un espace restauration pour poursuivre les discussions en dehors de l’atmosphère parfois trop sérieuse de la salle de réunion.

Voir grand pour un grand événement d’entreprise

Congrès, sommet, colloque… Pour ces manifestations d’envergure, il faut une infrastructure capable d’accueillir des dizaines voire des centaines de participants. La solution : un grand amphithéâtre, un auditorium, de grandes salles modulables.

Une salle atypique pour en mettre plein les yeux

Lancement de produit, showroom… Cette fois-ci, vous avez carte blanche, ou presque, dans le choix de la salle. L’objectif étant d’émerveiller et de transporter le public pour que le coup marketing fasse son effet.

Pour la personne chargée de l’organisation d’événement, le plus dur sera de trouver un espace événementiel original, un endroit qui marque les esprits. N’oubliez pas, vous êtes en opération séduction, mais pas seulement !

Le style et la décoration doivent coller au thème de la manifestation. Vous pourriez faire appel à un expert en scénographie pour ajouter votre touche personnelle et en mettre plein les yeux.

Le lieu, c’est une chose, la restauration (même si ce n’est qu’un cocktail) doit également être à la hauteur de l’événement. Une fois de plus la cohérence entre votre ADN d’entreprise, le type de manifestation et le lieu est primordial.

Lieu intime pour les soirées d’entreprise

Que vous soyez 10, 50 ou 200 personnes, pour qu’un tel rendez-vous soit réussi, vous devez miser sur la convivialité. Vos collaborateurs ont besoin de sentir que c’est LEUR moment. De petites attentions sont d’ailleurs les bienvenues, cela n’arrive que rarement malheureusement.

Choyez vos équipes en les conviant dans un endroit qui respire déjà la bonne ambiance. Exit les murs blancs, nappes blanches, carrelage blanc ! Le lieu, que vous ayez opté pour une cave, un ancien atelier ou une salle de restaurant, doit être décoré avec gout et de manière subtile.

Pensez à l’animation : musique, lumière, etc. D’ailleurs, renseignez-vous au préalable sur la possibilité d’aménager une piste de danse, une petite scène pour les musiciens et animateurs, etc.

Événement d’entreprise en mode « face-à-face »

Quel type de salle serait approprié pour une conférence de presse ? Une présentation ? Lorsqu’il y a un orateur et une assistance conviée pour écouter un message précis, une salle aménagée en mode théâtre ou un auditorium conviendra parfaitement. Pas besoin d’avoir des tables pour les participants (tout au plus des tablettes rabattables) ! L’essentiel est d’occuper un espace événementiel accessible et bien équipé (sonorisation, lumière).

Le plein air pour faire le plein de bonne humeur et se ressourcer

Spécialement adaptée aux team-building et séminaires, la salle avec un grand espace extérieur rime avec bonne humeur. Pour renforcer la cohésion de l’équipe et raviver les esprits, optez pour un domaine en campagne, un château si le budget le permet, une salle de séminaire en bord de mer, etc. Inutile que la salle soit somptueuse, le luxe se trouve dehors.

Choix du type de salle : une question de taille

Une salle de réunion, de séminaire ou de conférence trop grande ou trop exiguë, c’est l’assurance d’un événement gâché. Pour le critère « taille » du lieu, seule la connaissance du nombre de participants permet d’éviter l’erreur.

Si vous pouvez facilement connaitre le nombre exact pour une formation ou un séminaire, cela est beaucoup moins évident pour une conférence ou un congrès. Dans ce cas, il convient de faire une estimation en vous référant aux chiffres des précédents événements ou par rapport aux réponses d’invitation reçues.

La configuration a un impact important

Dès lors, vous pourrez utiliser cette information capitale pour réserver votre salle. En principe, les loueurs indiquent la capacité de leur espace événementiel selon la configuration choisie. Il est vrai que cela peut varier considérablement.

À titre d’exemple : une salle de 130 m² propose d’accueillir jusqu’à 130 personnes en mode théâtre, mais seulement 25 autour d’une table rectangulaire ou ronde.

Vous avez toutes les cartes en main pour avancer dans votre organisation d’événement et choisir LA salle adéquate.