Vous avez récemment jeté un coup d’œil à votre agenda et vous vous êtes rendu compte du nombre impressionnant de réunions auxquelles vous devez assister dans les prochaines semaines ? Vous y avez regardé de plus près et vous vous êtes rappelé que vous devez présenter lors de certaines de ces réunions ? Pas de panique, il reste encore du temps pour vous y préparer. Bird Office, le partenaire nº 1 dans l’organisation de vos réunions, vous propose quelques conseils pratiques pour réussir votre présentation en réunion.
réussir votre présentation en réunion

Présenter clairement l’objet et l’ordre du jour dès le début

Pour qu’une présentation en réunion soit réussie, elle doit être compréhensible, accessible et claire pour l’auditoire. Il est donc très important que vous commenciez par rappeler, avant même de commencer la présentation, ce qui y sera dit et dans quel ordre. De même, c’est le moment de « vendre » votre produit. Vous devez dire à quel point il est pertinent de discuter de ce sujet, précisément aujourd’hui (faites-le même si vous ne le pensez pas !). N’oubliez pas de rassurer les abonnés aux questions : il y aura bel et bien un temps destiné à la discussion collective !

Bien définir l’idée principale de la présentation

Lors de votre présentation, n’essayez surtout pas d’en dire trop. Une présentation réussie, c’est une présentation qui fait passer une, deux, maximum trois idées claires. En d’autres termes, vous devez définir votre sujet préalablement et vous rappeler constamment que l’auditoire ne pourra pas se rappeler de tout ce que vous dites. Par contre, il pourra se rappeler de quelques idées centrales. De quelques messages concis, que vous allez devoir répéter constamment et avec lesquels vous allez conclure votre présentation.

Ne pas surcharger votre présentation audiovisuelle (Powerpoint)

Si vous utilisez un logiciel de type Powerpoint (et nous vous conseillons d’en utiliser un !), veillez à ne pas surcharger vos « slides ». N’oubliez pas que vous avez devant vous de simples humains qui ne peuvent pas tout assimiler. Un sous-titre avec l’idée principale et une photo qui l’illustre, c’est largement suffisant. Si vous y ajoutez un texte de dix lignes, nous vous garantissons que la moitié de la salle va commencer à penser aux courses à faire, aux rendez-vous chez le médecin ou encore au frigo qui ne marche pas. Votre présentation en réunion doit être la plus concise possible.

Ne pas oublier pas l’«eye-contact »

Lorsque vous avez commencé votre présentation en réunion, évitez de lire vos notes ou de regarder tout le temps sur le côté, tel un enfant qui boude. Si vous voulez attirer l’attention de l’auditoire, vous devez lui donner l’impression de réellement communiquer avec lui. L’un des meilleurs moyens pour donner cette impression, c’est de créer une multitude de contacts visuels avec de différentes personnes présentes dans la salle. Bien sûr, certaines d’entre elles auront tendance à vous fixer tel un juge qui fixe un délinquant récidiviste. Dès que vous les avez identifiées, évitez le contact visuel avec elles. Cela dit, il y aura d’autres qui auront l’air amical et empathique : bingo, ce sont celles qui feront l’affaire !

Préparez votre présentation en réunion en tenant compte des particularités de l’auditoire

Un autre élément important lorsqu’on présente devant des personnes, c’est de connaître ne serait-ce vaguement ces personnes. Cela ne veut pas dire que vous deviez savoir combien de fois par jour elles se lavent les dents, mais au moins connaître les sujets qui sont susceptibles de les intéresser. À titre d’exemple, s’il s’agit de concepteurs de jeux vidéo, il est peu probable que les avancées récentes dans l’anthropologie culturelle les passionnent. Bref, pensez à vous renseigner sur l’auditoire, quitte à aller discuter de tout et de n’importe quoi avec quelques-uns des participants. Ainsi, vous saurez quelles anecdotes risquent de faire un tabac, et lesquelles il faut absolument éviter.

La gesticulation et le ton de la voix

On ne vous apprendra certainement rien si on vous disait à quel point la communication non verbale est importante. A titre d’exemple, lorsque vous êtes en face de quelqu’un, 80 % de vos échanges sont non verbaux. Pendant votre présentation en réunion, veillez donc à paraître positif et ouvert. Tenez-vous droit, souriez, gesticulez pour souligner ce qui est important, etc. Ne restez pas assis, les bras croisés, en train de lire votre texte : cela ne vous aidera pas. De même, jouez avec le ton de votre voix : dès qu’une information est importante, haussez la voix. Dès que vous vous apprêtez à introduire ou à répéter une des idées principales de la présentation, n’hésitez pas à hausser le ton une fois de plus. Par contre, quand il s’agit d’informations d’importance moindre, vous pouvez vous permettre d’adopter une voix plus monotone, bien naturellement.

La répétition en amont comme garantie de votre succès

Une présentation, ça se répète. Ne l’oubliez surtout pas. Nous vous conseillons de commencer à répéter votre présentation tout seul, chez vous. Au fur et à mesure des répétitions, vous allez prendre confiance en vous. C’est à ce moment que vous devriez appeler un ou deux de vos collègues. Faites votre présentation devant eux et demandez-leur si elle est compréhensible. Répétez jusqu’à connaître les plus petits détails de ce que vous allez dire, et n’oubliez pas de faire tenir votre présentation dans le temps qui lui est attribué. Une fois que vous avez fait cela, vous stresserez bien moins le jour J. C’est dès lors votre performance qui en profitera !

Ne débordez pas du temps prévu

Un dernier conseil tout aussi important : essayez d’être le plus ponctuel possible. Cela ne veut pas seulement dire arriver à temps, mais aussi tenir dans le temps qui vous est attribué. Dans la plupart des cas, il s’agit de 15-20 minutes. Essayez de ne pas déborder de ce laps de temps. Tout le monde a ses propres engagements, et peu importe à quel point votre présentation a pu être intéressante, si vous influez sur l’agenda des invités, elle sera jugée comme décevante.

Enfin, n’oubliez pas de vous amuser. Les présentations sont toujours bonnes lorsqu’on voit que celui ou celle qui présente s’amuse par la même occasion !

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