Le compte rendu de réunion, communément appelé compte rendu de réunion synthétique , ne doit pas être confondu avec le procès-verbal et le relevé de décisions. Il s’agit d’un document écrit qui résume les thèmes abordés et les décisions arrêtées lors d’une réunion de travail. Ce rapport à caractère purement informatif vise à récapituler les grandes lignes de discussions.
Comment réaliser un bon compte rendu de réunion de travail

Le compte rendu de réunion est indissociable de la vie d’une entreprise puisqu’il est un vecteur clé de la communication. En effet, il permet à tous les employés d’une même entreprise de bénéficier des mêmes informations, même lorsqu’ils ne peuvent pas assister à la réunion.  Pour être efficace, le compte rendu de réunion doit respecter certaines normes, tant sur la forme que sur le fond.

L’importance de rédiger un compte rendu de réunion.

Le compte rendu de réunion est un support de communication interne à l’entreprise. Ses objectifs sont les suivants :

  • Capitaliser l’information pour les archives de l’entreprise : il est primordial de conserver une trace écrite de ce qui a été dit et décidé
    lors de la réunion
  • Informer les personnes qui n’ont pas pu assister à la séance
  • Acter les décisions et les actions à mener
  • Faire un suivi et préparer la prochaine réunion de travail (les thèmes de discussion étant déjà enregistrés, on ne revient plus sur le sujet)
  • Servir d’aide-mémoire : chacune des parties peut s’y rapporter en cas de contestation ou de doute

Petit conseil : n’attendez pas pour rédiger le compte rendu de réunion. Si possible, rédigez-le tout de suite après la réunion ou au cours de la semaine, le cas échéant. La mémoire est encore « fraîche » et il est plus facile de contextualiser les prises de note.

Comment rédiger un compte rendu de réunion en bonne et due forme ?

Le compte rendu de réunion reprend les grandes lignes de la réunion et les réorganise au besoin. Il est fidèle et objectif, c’est-à-dire qu’il est sans ajout ni omission et le rédacteur n’émet pas d’avis personnel ni de commentaires.

Comme il a été dit précédemment, le compte rendu de réunion de travail n’est pas une transcription des discours des intervenants. Il s’agit tout simplement de retracer l’essentiel des idées. Le rédacteur doit donc être capable de faire le tri des informations.

Le texte du compte rendu de réunion doit être clair, concis et structuré. L’objectif étant de permettre au lecteur d’y retrouver rapidement les informations qu’il recherche. Voici comment vous devez procéder.

Commencez par les mentions obligatoires

Les informations suivantes doivent obligatoirement figurer dans le compte rendu de réunion :

  • Le nom de l’entreprise et ses coordonnées
  • Le titre du document
  • L’identité du ou des rédacteurs
  • La date et le lieu de la réunion
  • Les noms des participants, des absents et des excusés, ainsi que leur fonction respective
  • L’objet de la réunion (ordre du jour), les sujets abordés, les titres
  • La signature du ou des rédacteurs

Structurez le corps du compte rendu de réunion

Le contenu du compte rendu de réunion de travail reprend, un par un, les différents points de l’ordre du jour. Il est important de bien structurer le texte afin de faciliter la lecture du compte rendu de réunion. Le corps du compte rendu de réunion se divise en trois parties distinctes : introduction, développement et conclusion. Le développement lui-même est également divisé en plusieurs paragraphes.

On distingue deux plans de compte rendu de réunion :

  • Le plan thématique est le plus simple et le plus courant. Les thèmes sont présentés par importance (croissante ou décroissante).
  • Le plan analytique est utilisé lorsque la réunion porte sur un seul sujet de discussion.

L’introduction du compte rendu de réunion expose l’objet et les grandes lignes de la réunion.

Le développement comporte des titres et des sous-titres. Il rapporte l’essentiel des informations et des propos échangés par les participants. Le rédacteur termine le développement en parlant du résultat de la réunion.

Dans la conclusion, le rédacteur fait un résumé des différents points évoqués dans le développement et annonce généralement la prochaine séance. Il peut notamment mentionner les points à valider ou les tâches à faire.

Important : la personne qui rédige le compte rendu de réunion doit avoir une connaissance solide du domaine débattu pour pouvoir analyser, sélectionner les informations et synthétiser.

La forme du compte rendu de réunion de travail

Un bon compte rendu de réunion présente des informations factuelles. Le rédacteur ne doit pas prendre position. Il doit adopter un ton neutre, objectif et impersonnel. Pour cela, il est recommandé :

  • D’utiliser des tournures impersonnelles (pas de je ni de nous)
  • De ne pas employer des adverbes ou des adjectifs appréciatifs

Le rédacteur ne doit pas exclure des idées parce qu’il n’y adhère pas. Par contre, il doit supprimer les répétitions et les propos extérieurs au débat (normalement cette sélection se fait pendant la prise de note).

Enfin, cela va de soi, le compte rendu de réunion doit être rédigé en bon français, avec une orthographe irréprochable.

Diffusez et archivez votre compte rendu

Une fois rédigé et approuvé, le compte rendu de réunion doit être diffusé dans les plus brefs délais à l’ensemble des participants et aux absents. D’une part pour que les destinataires n’oublient pas le ou les sujets de la réunion, et d’autre part, pour que des actions puissent être mises en place le plus tôt possible. Le compte rendu de réunion peut également être adressé aux supérieurs hiérarchiques.

Les autres types de comptes rendus de réunion qui existent

À part le compte rendu synthétique, on distingue deux autres types de comptes rendus de réunion, à savoir :

  • Le compte rendu sténographique : ce type de compte rendu se rapproche du procès-verbal dans la mesure où il reprend chronologiquement les dires de chacun. Dans certains cas, il est nécessaire de faire une transcription intégrale. On a habituellement recours à ce type de compte rendu très exhaustif lorsqu’il faut prendre des décisions importantes.
  • Le compte rendu synoptique : il ne contient que les informations essentielles et est généralement présenté sous forme de tableau Word ou Excel.

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