Pourquoi organiser une conférence ? pourquoi y participer ?

Pourquoi organiser une conférence ? pourquoi y participer ?

conférence

En évoquant le terme conférence, les premières images qui nous viennent généralement à l’esprit sont : événement professionnel d’envergure, réunion à grande échelle, présentation avec des intervenants experts, débats, confrontation d’idées…

Se déroulant habituellement sur un ou deux jours, la conférence désigne un cadre organisationnel, faisant partie de la catégorie des conventions et des congrès, qui réunit une centaine de personnes (voire plus) pour débattre sur un sujet spécifique.

Mais savez-vous réellement ce que cet événement professionnel peut apporter à votre entreprise et aux participants ? Pour le découvrir, nous vous invitons à lire le présent article.

Pourquoi organiser une conférence ?

L’organisation d’une conférence apporte de nombreux bienfaits à une entreprise. Très souvent, on planifie cet événement pour :

  • mobiliser ses collaborateurs en vue d’atteindre un objectif précis ;
  • mobiliser ses pairs autour d’une nouvelle stratégie ;
  • sensibiliser sur une problématique donnée ;
  • faire émerger des idées (brainstorming) ;
  • débattre sur une question d’actualité ;
  • stimuler le changement…

Par ailleurs, la conférence est l’opportunité rêvée pour vous faire un nom dans votre secteur d’activité en démontrant votre savoir-faire et votre expertise. C’est l’occasion idéale pour asseoir votre crédibilité et vous forger une réputation de leader d’opinion. Enfin, cet événement professionnel est propice aux rencontres : il vous permet d’élargir votre réseau.

Le mode d’emploi pour organiser une conférence réussie

Bien évidemment, votre événement professionnel ne portera ses fruits que si vous l’organisez dans les règles de l’art. Organiser une conférence réussie se met en place plusieurs mois à l’avance et nécessite une bonne organisation.

Avant l’évènement

Établir le budget que vous pouvez allouer

En tenant compte de toutes les dépenses, aussi bien les dépenses fixes que variables. Attention toutefois à ne pas louer une salle inadaptée sous prétexte que vous ne disposez pas suffisamment de fonds. Vous avez trouvé la salle idéale, mais elle est légèrement au-dessus de votre budget ? Et si vous tentiez de négocier le tarif avec le responsable de l’établissement en vous engageant dans un contrat pluriannuel ?

Définir l’objectif et le thème de la conférence

Ce sont ces paramètres qui vous permettront de définir le profil des participants, ainsi que le lieu approprié à l’évènement.

Déterminer la liste des participants

Inutile d’inviter TOUT le monde. N’invitez que les personnes qui sont concernées par le sujet de votre conférence. D’une part, cela vous évitera d’essuyer des refus et d’autre part, vous aurez une meilleure visibilité sur le nombre de personnes qui répondra effectivement présent à votre évènement professionnel.

Choisir le lieu

En fonction du profil des participants tout en gardant à l’esprit que le lieu doit être conforme aux valeurs de votre entreprise et être facilement accessible.

Choisir la ou les dates de la conférence

Vous pouvez d’ores et déjà faire une croix sur les week-ends, les jours fériés, les ponts, les  vacances scolaires, les jours d’élection ainsi que les jours de manifestations sportives importantes.

Définir la durée de la conférence

Cela va dépendre du nombre de participants. Pour 250 à 300 participants, il faut compter deux jours entiers, c’est la norme internationale.

Effectuer les démarches nécessaires

La réservation de l’espace événementiel, l’envoi des invitations et des relances, sans oublier de réserver la prestation du conférencier.

Le jour J

Le jour de la conférence, vous devez arriver suffisamment à l’avance pour donner les dernières instructions ; faire un dernier briefing avec les intervenants et les différents prestataires ; accueillir les invités et veiller au respect du timing.

Après l’évènement

N’oubliez pas de remercier tous les intervenants et les participants ; de proposer aux participants de répondre à un questionnaire de satisfaction ; de faire un compte rendu de la conférence et de partager les photos et les vidéos sur les réseaux sociaux.

Pourquoi participer à une conférence ?

Si les entreprises ont de nombreux intérêts à organiser une conférence, les participants ont eux aussi tout à gagner à accepter les invitations des organisateurs. De même que l’entrepreneur qui est à l’origine de cet événement professionnel, les invités qui y assistent ont l’opportunité d’élargir leur réseau relationnel.

Mais ce n’est pas tout, participer à une conférence permet également de trouver une nouvelle source d’inspiration et de booster sa motivation, ainsi que son énergie entrepreneuriale. Et enfin, dernier point, mais non des moindres : la participation à une conférence permet d’acquérir de nouvelles connaissances.

Pour élargir votre domaine de compétences

Rien de tel que la participation à une conférence pour actualiser vos connaissance. Non seulement vous bénéficierez du savoir-faire et de l’expertise qui organise la conférence, mais en plus, vous profiterez de l’expérience des autres participants.

Pour développer votre réseau

La participation à une conférence est l’occasion idéale pour sortir de votre isolement, faire la connaissance de personnes qui partagent les mêmes intérêts que vous et accroître les opportunités de collaboration.

Contrairement à ce que certains pourraient penser, il ne s’agit pas seulement d’accumuler les cartes de visite et les demandes d’amis sur les réseaux sociaux. C’est beaucoup plus que ça. Participer à une conférence, c’est créer de vrais liens relationnels à travers les échanges d’expériences.

Pour booster votre motivation

Dans le feu de l’action, on se dit qu’on va réaliser de nombreux exploits et on fait le nécessaire pour atteindre ses objectifs. Et puis, au fil du temps, face à la routine et aux divers obstacles qui se posent, on perd peu à peu la motivation…

En assistant à une conférence, vous en ressortirez enrichi des expériences de l’organisateur et des autres participants, vous vous doterez de nouvelles armes pour mener votre combat et vous retrouverez le goût du challenge.

En résumé, organiser une conférence ou y participer, c’est également un moment de plaisir : le plaisir de partager ses connaissances avec des personnes qui pensent (à peu près) comme vous et le plaisir d’apprendre de nouvelles choses.

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