Le grand jour arrive à grands pas ! Cela fait pratiquement deux mois que vous préparez votre événement professionnel et vous allez enfin pouvoir souffler de soulagement… enfin, pas tout de suite. Car contrairement aux invités, vous ne viendrez pas en simple spectateur. Votre rôle d’organisateur ne prendra fin qu’à la clôture de l’événement. Autrement dit, vous avez encore plusieurs points à régler, deux ou trois choses à vérifier le jour de l’événement… bref, ce ne sera pas de tout repos. Mais rassurez-vous, en suivant nos conseils, vous pouvez être certain que votre événement prefessionnel se déroulera « comme sur des roulettes ».
1) Passez des coups de fil
L’organisation d’événement n’a (presque) plus de secrets pour vous. Vous avez déjà prévu d’appeler les différents intervenants et les contacts médias la veille de l’événement et c’est bien ce qu’il faut faire. Mais pour avoir l’esprit tranquille, pensez à recontacter ces personnes le jour J, tôt le matin, pour vous assurer qu’ils ne rencontrent aucun problème de dernière minute.
2) Arrivez avant tout le monde
Vos équipiers et vous devez arriver sur les lieux au mois 1 h 30 avant le début pour accueillir les prestataires et vérifier les derniers détails de logistique et de sécurité.
Répartissez les différentes tâches (qui fait quoi, où et comment ?) pour éviter que vos collaborateurs ne se marchent dessus et faites savoir que vous êtes le responsable des opérations : exigez des autres qu’ils vous tiennent au courant de leurs avancées. Vous devez par la même occasion veiller au respect du timing (installation, livraison, etc.) pour, éventuellement, anticiper les retards.
Par ailleurs, vous devez anticiper les difficultés pour pouvoir rester serein en cas de problèmes (eh oui, même avec une préparation en béton, on n’est pas à l’abri des mauvaises surprises). N’oubliez surtout pas de vous munir de votre guide de procédure de crise. Au besoin, ce précieux document vous indiquera la ligne de conduite à adopter.
L’heure approche ? Faites un dernier tour de vérification et à une demi-heure de l’ouverture des portes, tout le monde doit être fin prêt à accueillir les invités.
3) Balisez les lieux
Si vous organisez votre événement d’entreprise dans un endroit inconnu ou peu connu de vos visiteurs, il est primordial de baliser les lieux pour les aider à trouver le chemin. Et ne vous fiez pas au GPS. D’une part, il se peut que ce dernier ne trouve pas l’adresse (cela s’est déjà produit auparavant). D’autre part, le GPS ne sera d’aucune utilité au cas où des travaux en cours entraîneraient une déviation.
4) Accueillez vos invités et traitez-les en VIP
Ça y est ! Les portes sont ouvertes et les invités arrivent petit à petit. Lorsque ces derniers arrivent sur les lieux, il se peut qu’ils aient besoin d’aide pour stationner. Demandez aux agents de sécurité de les assister.
Si votre événement professionnel ne s’adresse pas au grand public, contrôlez l’accès en vérifiant que les visiteurs sont bien inscrits sur la liste et pensez à noter la présence des invités très spéciaux (vous pourrez le mentionner dans le compte rendu que vous publierez sur votre site web ou sur les réseaux sociaux ou dans vos prochains articles de blog). Il peut s’agir d’un client, d’un partenaire en particulier ou encore d’une personnalité.
Remettez les badges et les programmes et sachez qu’à partir de ce moment-là, vous devez être disponible à 100 %. Bien entendu, tout cela doit se faire avec le sourire, mais vous le saviez déjà, n’est-ce pas ?
5) Déléguez
Comme nous venons de le mentionner dans le paragraphe précédent, vous devez être entièrement disponible auprès de vos invités (pour les conseiller, vous assurer que tout se passe bien pour eux…). Cela signifie que vous devez confier certaines tâches à vos collaborateurs.
6) Gardez sur vous une petite pile de cartes de visite pour l’événement professionnel
Non, ce n’est pas ringard ! Un événement professionnel, c’est l’idéal pour nouer de nouvelles relations et les cartes de visite demeurent – encore et toujours – un outil indispensable pour votre communication. Non seulement elles vous permettent de vous faire connaître, de faire connaître votre activité, mais elles vous permettent également d’étendre votre réseau professionnel. Et qui sait ? Vous croiserez peut-être un ancien collègue de fac, perdu de vue, avec qui vous pourriez bien travailler dans un futur plus ou moins proche.
7) Veillez au respect du timing
Encore une fois, vous devez régulièrement veiller au respect du timing. Votre événement professionnel sera une grande réussite si et seulement si tout se déroule comme prévu à la minute près. Assurez-vous que toutes les personnes qui participent à l’organisation de cet événement aient le planning entre les mains, rappelez aux intervenants la durée de leur speech et surtout, ne retardez en aucun cas l’heure de la pause café (et éventuellement l’heure du déjeuner). Il n’y a rien de pire que la faim pour déconcentrer vos invités…
8) Improvisez-vous maître d’hôtel
En tant que responsable chargé de la bonne coordination des opérations, vous devez surveiller certains points sensibles tels que la restauration et l’hygiène des lieux. Rassurez-vous, il ne s’agit pas de passer l’aspirateur entre les invités, mais plutôt de veiller à ce que tout soit correct. Qu’il n’y ait pas, par exemple, de papiers qui traînent par terre ou de verres vides sur les tables (ce n’est pas du tout glamour)…. Pour ce qui est de la restauration, vous devez simplement veiller à ce que le buffet soit suffisamment approvisionné en nourriture et en boissons… c’est une question d’image et de maîtrise d’un événement professionnel.
9) Surveillez régulièrement où vous en êtes par rapport aux objectifs
Si vous organisez un salon professionnel ou une soirée de lancement de produits, restez en contact permanent avec vos équipes commerciales pour vous assurer d’atteindre vos objectifs de prospection, de précommande ou de vente.
10) Prenez des photos et des vidéos
Les photos et les vidéos ne servent pas seulement à illustrer votre compte rendu. Elles constituent également des contenus de qualité pour votre campagne sur les réseaux sociaux. Vous pourrez également vous en servir pour enrichir et illustrer vos futurs articles de blog.
