organisation d'une conférence

La préparation d’une conférence ne se fait pas à la légère. En effet, cela ne se résume pas à réunir des professionnels pour présenter ou débattre sur un sujet. C’est avant tout une opération de communication. Autrement dit, les enjeux dépassent largement la question de l’organisation d’événement. Il y va de la crédibilité de votre entreprise.

La réussite de votre réunion professionnelle dépend de plusieurs éléments. Du choix de la date au choix de l’espace événementiel en passant par la logistique et éventuellement la restauration, tout doit être parfaitement planifié. Découvrez tout de suite nos conseils pour préparer votre événement professionnel dans les règles de l’art.

Avant l’événement

Pour commencer, vous devez définir un budget clair en gardant à l’esprit que le devis que vous obtiendrez sera approximatif, compte tenu des trois catégories de dépenses suivantes :

  • les dépenses fixes : ce sont les dépenses qui ne varient pas, quel que soit le nombre de participants (entre autres les frais de location de la salle de réunion ou la location du matériel audiovisuel) ;
  • les variables : le montant dépend du nombre de participants (par exemple les frais de repas, de boissons et les pauses café) ;
  • les indirectes telles que les frais liés à la campagne de communication et les frais de déplacement.

Une fois que c’est fait, vous pouvez passer aux étapes suivantes.

Définir l’objectif de votre conférence

Pourquoi voulez-vous organiser une conférence ? Quels sont vos objectifs ? Est-ce pour présenter des résultats, partager votre expertise, soulever des problèmes et chercher ensemble des solutions ou bien mobiliser vos équipes de vente autour d’une nouvelle stratégie commerciale ?

En répondant à cette première question, vous pourrez définir le format de la conférence, c’est-à-dire :

  • La durée : une conférence s’étale généralement sur un ou deux jours ;
  • Le lieu : un château, une salle de réunion située dans un centre d’affaires, etc.
  • Le nombre de participants : ce dernier point aura un impact direct sur le degré de participation des invités, car plus il y a de participants, plus il est difficile de discuter et échanger.

Fixer une date

Lorsque vous organisez une conférence (et ceci est valable pour tous les autres événements), choisissez une date assez éloignée. Non seulement les participants risquent de décliner votre invitation pour la simple et bonne raison que leur agenda est déjà bien rempli, mais en plus, vous aurez très certainement du mal à trouver une salle dans un délai aussi court. Les salles de conférence étant généralement réservées plusieurs mois à l’avance.

D’autre part, n’organisez pas de conférence à une période de l’année où les participants sont en congé ou les conditions météorologiques sont particulièrement difficiles (les participants ne voudront pas faire le déplacement). Vous pouvez également rayer les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les dates des élections et les dates de manifestations sportives du calendrier.

Choisir la salle de conférence

Sélectionnez les lieux les mieux adaptés à votre événement d’entreprise (trois ou quatre adresses doivent normalement suffire) en fonction de son format et de sa durée (comprenez par là qu’il est inutile de se rendre à l’autre bout de la ville pour organiser une conférence qui ne dure qu’une heure).

Une fois que vous avez trouvé les salles de réunion qui vous conviennent, vous devez impérativement les visiter. Cela vous permettra de vérifier que l’état des lieux correspond bien à la description que vous avez vue sur le site web ou sur la brochure.

En outre, cela vous permettra de faire connaissance avec les responsables de l’établissement. Si le courant ne passe pas entre vous lors de la première visite, il est peu probable que cela s’améliore par la suite et cela pourra se répercuter sur l’organisation et le déroulement de la conférence.

En revanche, si tout se passe à merveille, vous n’oublierez pas de réserver la salle et de confirmer votre réservation au moment convenu.

Établir la liste des participants

Et envoyer les invitations par courrier électronique. Vous pouvez également vous servir des réseaux sociaux pour lancer les invitations. Ou même opter pour des cartes d’invitation professionnelles et personnalisées s’il s’agit d’un événement d’envergure. Quoi qu’il en soit, il est recommandé d’envoyer les invitations trois semaines à l’avance pour être certain que la majorité des participants réponde présente.

Dans certains cas, il peut s’avérer utile d’envoyer une documentation à ses invités, histoire qu’ils prennent préalablement connaissance des informations et qu’ils se mettent dans le bain. De cette manière, le temps prévu pour la conférence pourra être employé de manière plus efficace. En dernier lieu, vous n’oublierez pas d’envoyer les relances quelques jours avant le jour J.

Trouver le bon conférencier

Vous avez le choix entre vous adresser à un conférencier de renom (ce qui implique un certain coût) ou recourir aux services d’un conférencier inconnu. Vous pouvez également faire appel à plusieurs intervenants. Dans tous les cas, les intervenants doivent susciter l’intérêt du public, c’est-à-dire avoir du style et être capables d’apporter des contenus pertinents.

Pour ce faire, vous devez vous y prendre suffisamment tôt, c’est-à-dire un mois à un mois et demi à l’avance. Cela vous donnera le temps de trouver le candidat idéal. Et pour qu’il ne se désiste à la dernière minute, établissez un contrat écrit.

Faire appel aux différents prestataires

Notamment le traiteur, les hôtesses et éventuellement les traducteurs ainsi que les entreprises de location de matériel audiovisuel si la salle de réunion que vous avez trouvée n’est pas préalablement équipée.

Le jour J

Rendez-vous sur les lieux à l’avance pour réaliser un repérage général. Vous en profiterez également pour :

  • Briefer tous les prestataires
  • Donner les dernières instructions aux hôtesses
  • Rappeler le timing aux intervenants
  • Vérifier que le matériel audiovisuel fonctionne correctement

Enfin, vous pourrez donner le top départ de la conférence et accueillir les invités.

Après l’événement

Dès le lendemain, n’oubliez pas :

  • D’envoyer un courrier de remerciement aux intervenants et aux participants ;
  • de publier le compte rendu de l’évènement sur votre site web ;
  • de partager les photos et les vidéos sur les réseaux sociaux.

Et pour finir, vous pouvez également proposer aux participants de répondre à une enquête de satisfaction.