Que ce soit pour raviver la motivation de vos équipes, les rassembler autour d’un nouveau projet ou effectuer une session de formation, organiser un séminaire est à coup sûr une excellente idée. Mais, il y a un hic : le budget alloué est vraiment restreint. Alors, comment faire pour planifier un évènement mémorable et de qualité sans dépasser les limites de son enveloppe budgétaire ? Vous pensez sûrement que c’est totalement irréalisable. Eh bien, non ! Il est tout à fait possible de faire un séminaire à petit prix. Pour cela, suivez tout simplement ces quelques conseils que nous avons dénichés pour vous.
Trouvez le bon endroit pour un séminaire à petit prix
Séminaire incentive ou séminaire de travail, le lieu est la base d’un évènement à moindre prix. D’une manière générale, un séminaire d’entreprise se déroule dans un espace atypique comme un hôtel, un centre de conférence, un espace vert, voire une île paradisiaque. Bien évidemment, le coût varie d’un lieu à l’autre.
Ainsi, pour dépenser le moins possible, il est plus judicieux de faire un séminaire à proximité. Exit également les établissements de luxe. Optez de préférence pour des clubs ou des espaces qui présentent un cadre frais et convivial. Ils ont d’ailleurs l’avantage de vous faire profiter d’animations ludiques gratuites. Quoi de mieux pour un séminaire pas cher !
Cependant, si vous souhaitez absolument offrir un petit séjour pour motiver vos collaborateurs ou vos équipes, vous pourrez toujours organiser le séminaire à l’étranger ou dans une autre ville. En plus de ne pas manquer d’intérêt, cela donnera également un bon résultat. Dans ce cas, choisissez une destination émergente où le prix de la vie est nettement moins onéreux. Rien de tel pour un séminaire à l’étranger à petit budget !
Choisissez le bon moment pour un séminaire à moindre prix
Les évènements organisés par les entreprises ont le plus souvent lieu pendant les périodes de fêtes et de vacances. De ce fait, il est indispensable de réserver des mois à l’avance pour éviter que l’espace soit déjà pris. L’anticipation est donc de mise si vous tenez à ce que le séminaire se fasse pendant ces périodes.
Avec un budget serré, il vaut mieux se garder d’organiser un séminaire pas cher durant les hautes saisons. Préférez les basses saisons qui vous seront plus bénéfiques aussi bien au niveau de la gestion de temps que du budget. En plus, il y aura moins de monde pendant ces périodes, l’idéal pour se ressourcer et se remotiver.
Privilégiez la qualité en misant sur un séminaire express
L’aspect extérieur d’un séminaire a un très grand impact sur l’image de l’entreprise. Et pour cause, c’est la première chose que constatent les invités. Il faut donc leur offrir quelque chose d’agréable. Ainsi, que ce soit pour le lieu ou les services qui l’accompagnent, la qualité est le mot d’ordre.
En outre, pour un évènement de même budget, mieux vaut opter pour un séminaire original et de haut standing d’un week-end au Pavillon Cambon Capucines par exemple au lieu de passer toute une semaine frugale en Andorre. Bref, un séminaire de qualité et de courte durée, c’est une solution économique envisageable pour les budgets limités.
Transport, décoration, traiteur, animation : les astuces pour mieux gérer son budget
Avant toute chose, définissez vos priorités : lieu, traiteur, animation, déco, transport, services annexes. Cela vous permettra de limiter les dépenses futiles. Pour ce faire, il faut prévoir un budget maximum à ne pas dépasser pour chaque volet. Il n’y a rien de plus pratique que d’avoir une meilleure vue d’ensemble de la gestion de votre enveloppe budgétaire. Pas la peine donc de se fourvoyer en taches inutiles qui ne vous apporteront que stress et lassitude.
Comment économiser sur le moyen de transport ?
Il n’y a pas à dire, un séminaire pas cher passe par un moyen de transport abordable. Oubliez donc les modes de locomotion coûteux et dites bonjour au vol low cost pour un évènement à l’étranger. Si l’évènement se déroule en périphérie, un bus fera parfaitement bien l’affaire. D’ailleurs, n’hésitez surtout pas à profiter des codes promos et des promotions de dernières minutes. En tout cas, il est plus avantageux de payer à l’avance les billets d’avion ou de train.
En ce qui concerne les transferts (vers le lieu du séminaire, la résidence ou l’aéroport), un même point de rassemblement pour les participants vous permettra de dépenser moins. Cela évitera également les éventuels retards, un petit plus pour une bonne organisation.
Quid de l’étape déco ?
La décoration d’un lieu de séminaire est une étape qui peut paraître fastidieuse et compliquée, notamment pour les novices. Vous devez répondre à une multitude de questions et d’incertitudes : quelle est la décoration adéquate pour le thème de l’évènement ? Quelles sont les couleurs adaptées ? Comment minimiser le coût de la déco ?
Il va sans dire que les salles de séminaire ne sont pas toujours accueillantes et charmantes. Petite astuce : choisissez un lieu particulier avec un beau décor. Avec une décoration minimaliste, vous n’aurez plus à vous soucier de rien.
Comment minimiser le coût de l’animation ?
Pour un séminaire à petit prix, le volet animation doit être aussi sobre que possible. Un fond musical adapté avec une playlist composée des morceaux en vogue et le tour est joué. DJ professionnel, groupe de musique, photo-borne événementielle, vous n’en avez pas besoin. Par ailleurs, pour éviter le surcoût, orientez-vous vers des lieux déjà équipés d’enceintes.
Comment gérer le budget « traiteur » ?
Peu importe l’évènement, le traiteur tient une place très importante dans le budget. Aussi, pour faire des économies, vous n’avez qu’à vous tourner vers des offres pas chères d’un restaurateur fiable. Misez sur des packs originaux, conviviaux, tendance et avec une grande variété de goûts qui plairont à vos invités.
Pour les boissons, optez pour un prestataire sûr et efficace. D’ailleurs, pourquoi ne pas négocier un tarif unique pour la livraison et la récupération des bouteilles vides ? Cela vous épargnera les va-et-vient incessants et fatigants tout au long de votre séminaire.
