Quand on est débordé au travail et que le temps nous est compté, il n’y a pas 36 solutions : nous devons déléguer. Cela semble tout à fait logique et pourtant, beaucoup d’entre nous rechignent à confier des tâches à des collaborateurs. Est-ce le besoin de travailler seul, de tout contrôler, de « garder le pouvoir » ? Ou est-ce parce que nous avons des doutes quant à l’aptitude et aux capacités de nos collègues ou de notre équipe ? Quelles que soient les raisons de cette réticence, nous devons absolument dépasser ces freins pour gérer au mieux notre temps et notre stress !

Les principes de la délégation

Beaucoup de managers refusent de déléguer une partie de leur travail, car ils éprouvent des craintes souvent inavouées : la crainte d’être jugé, de paraître mal organisé aux yeux des autres, la peur d’être remplacé par un collaborateur plus rapide et plus performant, etc. Bref, ils trouvent toutes sortes d’excuses (légitimes ou non) pour ne pas déléguer : je suis le seul à pouvoir le faire, je n’ai pas le temps de faire une passation, les autres vont penser que je ne fais rien, etc. Et les conséquences ne tardent pas à se faire sentir, tant sur le plan personnel (stress, fatigue, surmenage, burnout) que professionnel. 

Contrairement à ce que certains pourraient croire, déléguer ne signifie pas abandonner le pouvoir. Bien au contraire, la délégation consiste à répartir les tâches à une ou plusieurs personnes tout en conservant le contrôle. En effet, il ne s’agit pas de faire de la sous-traitance, mais bien de confier des missions et d’en assurer un suivi régulier.

Pourquoi déléguer une partie de son travail ?

La délégation est bénéfique pour tout le monde : pour vous, pour vos collaborateurs et pour l’entreprise en général.

La délégation est un acte de management participatif

Grâce à la délégation, vos collaborateurs s’impliquent davantage dans le fonctionnement de l’entreprise. Ils participent de manière active à son progrès et cela consolide les liens interpersonnels au sein de votre équipe.

Parce que c’est une source de motivation pour vos collaborateurs

Pour celui ou celle qui se voit confier une nouvelle mission, c’est l’occasion rêvée pour faire ses preuves, exprimer son potentiel et acquérir de nouvelles compétences.

La délégation fait gagner du temps

Pour la personne qui délègue, cela représente un poids en moins sur les épaules. De ce fait, elle n’est plus obligée d’être sur tous les fronts (d’ailleurs, c’est impossible, aussi intelligente et organisée soit-elle) et elle peut se recentrer sur les tâches qui relèvent de ses compétences et plus généralement les domaines stratégiques. Et comme ledit Filip Vandendriessche dans son ouvrage Diriger sans imposer : « Un patron coûte trop cher pour s’occuper de l’opérationnel. » Bon, peut-être que vous n’êtes pas le patron de votre boîte, mais ce conseil est valable pour tous les responsables.

Que peut-on déléguer aux autres ?

La délégation ne consiste pas à se débarrasser des tâches ingrates ou pénibles. Lorsque vous confiez une mission à un collaborateur, vous devez d’abord évaluer sa capacité à exécuter la tâche et son intérêt à la réaliser. Par ailleurs, vous devez accompagner votre collaborateur dans sa nouvelle mission et lui fournir les moyens nécessaires pour mener à bien sa mission. Autrement dit, la délégation n’est pas synonyme de sous-traitance dans la mesure où vous ne pouvez pas déléguer votre responsabilité.

Autre détail important : une fois que vous avez fixé l’objectif à atteindre, votre collaborateur est libre de choisir la méthode de travail qui lui convient. Vous devez le laisser travailler de manière autonome et ne pas lui imposer de faire les choses à votre manière. En revanche, vous devez demander un reporting régulier afin de suivre ses progrès et ses résultats.

Confier une tâche ne s’improvise pas

N’attendez pas d’être surchargé de travail pour déléguer. La délégation est un acte de management basé sur l’anticipation. Elle ne s’improvise pas du jour au lendemain.

Identifier la personne à qui déléguer

Pour déléguer efficacement, vous devez commencer par choisir la bonne personne. Pour ce faire, évaluez les compétences et le profil de vos collaborateurs. Lequel d’entre eux est prêt à assumer plus de responsabilités et surtout, lequel de vos collaborateurs témoigne de la motivation ? Car sachez-le, une délégation ne s’impose pas, sous peine de créer du stress et donc d’échouer. Autrement dit, le savoir-faire n’est pas l’unique critère. La personne idéale doit aussi faire preuve d’engagement.

Par ailleurs, si vous devez confier vos missions à une personne qui ne répond pas tout à fait au profil requis (faute de candidat potentiel), prenez le temps de la former au préalable. Et sachez que dans tous les cas, la délégation doit se faire de manière progressive. Ne confiez pas trop de responsabilités en même temps.

Exposer les détails de la mission

Mettez-vous bien d’accord sur les tâches que votre collaborateur va réaliser et définissez clairement ses responsabilités et ses pouvoirs. D’autre part, vous devez informer les personnes ou les services concernés pour éviter les malentendus.

Le droit à l’erreur

Personne n’est parfait. Il en est de même pour votre collaborateur qui vient tout juste d’endosser ses nouvelles responsabilités. Alors, ne lui jetez pas la pierre si les choses ne se passent pas comme il faut. Ce que vous pouvez faire en revanche, c’est apporter quelques correctifs et lui donner des conseils.

La gestion des difficultés

Ne vous précipitez pas pour reprendre un dossier à la moindre difficulté. Tentez plutôt de guider votre collègue dans sa prise de décision. En résolvant le problème à sa place, vous sous-entendez que la personne est incompétente ou que vous ne lui faites pas confiance. Ce n’est pas comme ça qu’il pourra se développer et se responsabiliser.

Le dernier mot

En résumé, la délégation permet d’optimiser le temps et de pérenniser les activités de l’entreprise. Encore une fois, nous insistons sur le fait qu’il ne faut pas déléguer que les « mauvaises » tâches. Confiez également des tâches intéressantes et gratifiantes, autrement la personne ne sera plus motivée et pire, elle aura l’impression que vous la « punissez ».