Les séminaires d’entreprise sont indispensables pour développer la cohésion au sein de votre équipe, accroître la motivation de vos collaborateurs et les encourager à s’impliquer davantage dans la vie de l’entreprise. Encore faut-il l’organiser dans les règles de l’art pour être certain d’atteindre vos objectifs.
Vous prévoyez justement de réunir tous vos collaborateurs à l’occasion d’un séminaire d’entreprise et vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour faire de cet évènement d’entreprise une parfaite réussite ? Pour vous aider, nous avons fait la liste de 10 erreurs à ne surtout pas commettre.
Erreur #1 : ne pas définir de thématique
On n’organise jamais, au grand jamais, un séminaire d’entreprise sans thématique. Car si vous êtes tout excité à l’idée de réunir du monde autour de votre évènement, les participants, eux, manifesteront peu d’enthousiasme à assister à un évènement « parmi tant d’autres ». Pour les encourager à faire le déplacement, vous devez leur mettre l’eau à la bouche. Leur promettre qu’ils apprendront de nouvelles choses et qu’ils vivront une expérience hors du commun.
Erreur #2 : choisir des dates inappropriées
La majorité des séminaires d’entreprise se déroulant sur deux ou trois jours (voire plus, lorsqu’ils sont organisés à l’étranger), les entreprises ont l’habitude de planifier leur séminaire durant le week-end. Cela ne signifie pas pour autant que vous êtes libre de choisir n’importe quel week-end.
D’un, il y a des dates que vous pouvez immédiatement rayer de votre calendrier : il s’agit des périodes de vacances scolaires, des jours fériés et des ponts, ainsi que des dates d’élection et de grandes manifestations sportives. Par exemple, la Coupe du monde ou les Jeux olympiques.
De deux, vous devez définir la date de votre séminaire d’entreprise suffisamment à l’avance. Vos collaborateurs ont un agenda bien rempli. Et si vous choisissez une date qui correspond déjà avec leur programme personnel, vous pouvez être certain qu’ils n’abandonneront pas leur projet pour assister au séminaire.
Enfin, il n’est pas non plus question d’organiser le séminaire d’entreprise à une période où vos collaborateurs sont surchargés de travail. Entre ceux qui déclineront tout bonnement votre invitation et ceux qui viendront pour ne pas s’attirer la foudre de la direction, l’ambiance de votre séminaire risque d’être au plus mal.
Imaginez la scène ! Vos collaborateurs ne se parleront pas entre eux pour la simple et bonne raison qu’ils seront tous pendus à leur smartphone ou leur tablette pendant toute la durée du séminaire… Vous admettrez que ce n’est pas le meilleur moyen de renforcer la cohésion d’équipe.
Erreur #3 : allonger inutilement la durée du séminaire d’entreprise
Bien que la plupart des séminaires s’étalent sur deux ou trois jours, il est tout à fait possible d’organiser un séminaire d’entreprise d’une journée. Que vous organisiez un séminaire de Team Building ou un séminaire de formation, l’important est de bien remplir l’emploi du temps.
Vous devez inventer des activités pour occuper les participants ? Cela signifie que votre séminaire d’entreprise est trop long. Faites plus court. Si vous n’avez pas de bonne raison pour retenir vos collaborateurs, ces derniers finiront par s’ennuyer.
Erreur #4 : ne pas confirmer la venue des participants
Il est vrai que les employés d’une organisation ont l’habitude de répondre présents aux évènements d’entreprise. Néanmoins, cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas confirmer leur participation. Si, pour une raison ou une autre, plusieurs de vos collaborateurs ne peuvent pas participer au séminaire, cela se répercutera sur la bonne organisation de votre évènement. Sans parler des dépenses superflues que vous devrez tout de même payer.
Erreur #5 : attendre le dernier moment pour préparer l’évènement
Comme tout évènement d’entreprise, l’organisation d’un séminaire exige un travail important en amont. Pour le réussir, vous devez donc entamer les premières démarches le plus tôt possible.
La recherche d’une salle ou d’un espace atypique et la réservation de l’établissement, éventuellement la réservation du loueur de voitures, du traiteur et du matériel audiovisuel, le lancement des invitations… tout cela, vous devez vous en occuper au moins trois semaines à l’avance.
Erreur #6 : choisir un lieu difficilement accessible ou éloigné
Pour choisir le lieu qui accueillera votre évènement, ne vous contentez pas de visiter son site web. Rendez-vous sur place pour vous assurer qu’il n’est pas trop éloigné ou difficile à trouver.
Vous en profiterez pour vérifier que le GPS repère bien l’adresse (ce n’est pas toujours le cas) et que l’endroit correspond bien à vos attentes. Notre conseil : visitez au moins deux endroits différents avant de vous décider.
Erreur #7 : négliger la communication
Ne commettez surtout pas l’erreur de négliger la promotion de votre évènement d’entreprise sous prétexte qu’il s’agit d’un évènement interne. Servez-vous de tous les outils à votre disposition (réseaux sociaux, le site web de l’entreprise, panneaux d’affichage, huddle, etc.) pour parler du séminaire d’entreprise. Donnez le maximum d’informations, suscitez l’intérêt de vos collaborateurs, encouragez-les à poser des questions et à faire des suggestions.
Erreur #8 : ne pas tenir compte des attentes des participants
Vos collaborateurs ont plus ou moins le même âge ? Bonne nouvelle, vous n’aurez pas de difficulté à définir les activités qu’ils feront pendant le séminaire d’entreprise. Dans votre équipe, il y a des jeunes et des moins jeunes, des personnes mariées et des célibataires ? Faites des suggestions et procédez à un vote. Autrement, vous pouvez mettre en place une boîte à idées.
Erreur #9 : ne pas se faire aider
Le séminaire d’entreprise étant un évènement de taille, vous ne pouvez pas l’organiser tout seul. Entourez-vous de deux ou trois collaborateurs pour gérer les différents détails. Et assurez-vous qu’ils connaissent bien leurs missions respectives pour éviter les chevauchements et les oublis. Autre solution : faire appel à un organisateur d’évènement.
Erreur #10 : négliger la qualité des prestations pour rentrer dans ses frais
Cette année, le budget consacré à l’organisation d’évènement est limité ? Plutôt que de louer un endroit pas terrible, réservez une prestation de qualité dans un bel endroit situé à proximité de vos locaux. Ainsi, vous n’aurez pas à prévoir de budget pour le transport (vos collaborateurs pourront s’y rendre par leurs propres moyens). Vous pouvez également organiser un séminaire d’une journée pour ne pas avoir à consacrer de budget pour l’hébergement et la restauration.
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