Vous avez décidé d’organiser un séminaire d’entreprise pour motiver vos troupes et vous tenez à ce que tout soit absolument parfait. Plus encore, votre vœu le plus cher est que tout le monde s’en souvienne comme d’un évènement exceptionnel.
Sachez qu’un séminaire ne s’improvise pas. Il ne suffit pas de trouver un endroit sympathique et de choisir des activités au hasard pour réussir votre évènement professionnel.
Cher lecteur, il ne tient qu’à vous de faire de votre séminaire d’entreprise l’évènement de l’année en le préparant comme il se doit. Découvrez tout de suite nos conseils.
En organisant votre séminaire d’entreprise inoubliable dans les règles de l’art
Identifiez vos attentes
L’organisation d’un séminaire d’entreprise répond à des besoins et à des objectifs bien définis. Le tout est de savoir les identifier et les présenter pour pouvoir susciter l’intérêt des participants sans qui votre évènement d’entreprise n’a aucune raison d’être. Par ailleurs, la connaissance de ces objectifs vous guidera dans vos préparatifs, vous fournissant une ligne directrice pour le choix du thème, du lieu et des activités à faire.
Déterminez une thématique
Pour rendre votre séminaire d’entreprise inoubliable il va vous falloir choisir un thème qui accroche, un thème qui incite les invités à répondre présents. Ce thème, vous le définirez bien sûr en fonction de la saison (par exemple la mer en été ou les sports de glisse en hiver) de vos objectifs, des valeurs de votre entreprise, mais également en fonction du profil des participants.
Choisissez le format qui convient le mieux
Votre séminaire d’entreprise peut se dérouler sur une demi-journée, une journée entière, sur deux jours (notamment le week-end), voire sur plusieurs jours en fonction du programme ou de votre destination. Vous pouvez même organiser votre séminaire d’entreprise en soirée si votre budget est plutôt serré ou si vous ne pouvez pas vous permettre de suspendre le travail pendant plusieurs jours.
Et le lieu idéal
Pour trouver la salle de location ou l’espace atypique idéal (manoir, château, hôtel particulier, etc.), il ne faut pas se contenter de visiter des sites web ou de regarder des brochures. Après avoir sélectionné les 2 ou 3 meilleures options, rendez-vous sur place pour vérifier que les prestations correspondent bien à vos attentes et valider votre choix.
En outre, cela vous permettra de juger de la qualité de l’accueil, un critère déterminant à la réussite de votre convention d’entreprise. Si le responsable des lieux ne vous accueille pas bien le jour où vous effectuez la visite, il y a peu de chances que les participants à votre séminaire bénéficient d’un meilleur accueil.
Ne négligez pas la qualité de l’organisation
Même si votre budget est plutôt réduit. Car en louant une salle qui ne ressemble à rien ou en servant une quantité insuffisante de nourriture et de boissons, vous risquez de faire de votre séminaire un évènement inoubliable… dans le mauvais sens du terme. Eh oui, les participants à votre évènement d’entreprise n’oublieront pas de sitôt le séminaire lamentable auquel ils ont été forcés d’assister.
Cela ne signifie pas pour autant que vous devez casser la tirelire pour organiser un séminaire digne de ce nom. L’important est de bien définir vos priorités, en l’occurrence la location de la salle et la logistique pour la réunion de travail, le choix des activités. Éventuellement la restauration et l’hébergement si votre séminaire se déroule sur plusieurs jours.
Votre budget est limité et pourtant, vous aimeriez vraiment souhaiter la bienvenue à vos nouvelles recrues ? Pourquoi ne pas opter pour un séminaire de courte durée et choisir un lieu agréable, mais proche de vos locaux pour pouvoir réduire, voire supprimer, les dépenses liées au transport ? Bien entendu, ce n’est qu’une suggestion. Quoi qu’il en soit, nous tenons à vous rappeler que l’organisation d’un séminaire représente un investissement pour l’avenir alors, ne vous tourmentez pas si vous devez dépasser légèrement le budget prévu.
En veillant au bien-être de vos collaborateurs
Nous sommes d’accord, si vous avez décidé d’organiser un séminaire d’entreprise, c’est bien pour valoriser votre capital le plus précieux, à savoir vos ressources humaines. Que l’objectif de votre évènement interne soit de les motiver, de renforcer leur esprit d’équipe ou de les récompenser, vos collaborateurs restent au cœur de vos préoccupations. Cela signifie que vous devez faire le nécessaire pour les mettre à l’aise.
Rassemblez vos troupes et créez un sentiment d’appartenance
Vous avez plusieurs départements (marketing, financier, ressources humaines…) au sein de votre entreprise ? Le séminaire d’entreprise est l’occasion rêvée pour réunir tous vos collaborateurs. C’est aussi l’occasion de gommer les rangs hiérarchiques pour favoriser la communication et les échanges. Il est donc de votre devoir de vous assurer que des clans ne se forment pas lors de votre évènement.
Le séminaire d’entreprise vous permet également de faire passer un message très important : vous êtes une grande famille unie. Développez la cohésion au sein de votre équipe, faites en sorte que vos collaborateurs travaillent ensemble durant le séminaire qu’ils éprouvent un véritable sentiment d’appartenance et soient fiers de faire partie de votre entreprise.
Veillez à ce que les participants fassent le plein de motivation
Comment ? En planifiant des activités de loisirs (sportives, artistiques, culturelles, etc.) et de détente susceptibles de plaire à vos collaborateurs. En principe, il ne vous sera pas difficile de trouver une activité de détente qui plaît à tout le monde. Entre les séances de spa, de massage et de yoga, la probabilité que des personnes manifestent une objection est très faible.
Par contre, c’est au niveau des activités de loisirs que vous devrez prêter une attention particulière. Notre conseil : pour être certain de choisir les bonnes activités, le mieux est d’effectuer un sondage quelques semaines à l’avance pour savoir ce qui pourrait intéresser vos collaborateurs. Si ces derniers sont d’une même tranche d’âge, il vous sera normalement facile de faire un choix. En revanche, si votre équipe est très variée, il vous faudra faire un consensus pour que tout le monde puisse passer du bon temps.
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