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Organiser un séminaire dans un hôtel pour faciliter l’hébergement

Organiser un séminaire dans un hôtel pour faciliter l’hébergement

séminaire dans un hôtel

Comme prévu, votre séminaire d’entreprise se tiendra dans quelques mois. Vous n’avez pas encore fixé la date, mais vous savez d’ores et déjà qu’il se déroulera sur un week-end. Par ailleurs, vous n’avez pas non plus décidé du lieu… que pensez-vous d’organiser votre évènement professionnel dans un établissement hôtelier ?

Pensez-y. L’organisation de votre séminaire n’en sera que plus simple, car vous n’aurez pas à courir à droite et à gauche pour gérer les nombreux prestataires. De plus, vous n’aurez pas à vous préoccuper de la logistique (vous imaginez faire des va-et-vient pendant deux jours ?). Découvrez tout de suite nos conseils pour trouver l’hôtel idéal pour votre séminaire.

Choisissez votre hôtel en fonction du budget… et de l’objectif du séminaire

Un séminaire de direction en vue ? Étant donné que cet évènement réunira les dirigeants de votre entreprise (autrement dit des VIP), vous allez devoir choisir un hôtel de standing.

Vous prévoyez un séminaire de formation pour les employés de votre service marketing ? Inutile d’organiser un séminaire dans un hôtel cinq étoiles. Non pas que vos collaborateurs ne méritent pas d’être choyés, mais vous aurez beaucoup de mal à obtenir un bon retour sur investissement.

En revanche, si l’objectif de votre évènement d’entreprise est de féliciter les membres de votre équipe, il va vous falloir faire un petit effort pour leur faire plaisir. Votre budget est, disons, plutôt serré, mais vous tenez coûte que coûte à faire ce petit sacrifice pour vos employés méritants ? Pourquoi ne pas organiser votre séminaire dans un établissement de charme ? L’important est que l’établissement offre plusieurs activités de détente et de loisirs et que vos salariés puissent y passer des moments agréables.

Pour ce qui est des séminaires professionnels ayant pour objectif de motiver vos employés ou de favoriser la cohésion au sein de votre équipe, vous pouvez vous permettre de faire dans l’originalité en optant pour des hébergements insolites (bateaux, cabanes dans les arbres ou sur l’eau, tentes suspendues…).

Autre point à prendre en considération : la thématique de votre séminaire d’entreprise

Comme nous l’avons vu dans nos articles précédents, le choix de la thématique joue un rôle important dans la réussite de votre séminaire d’entreprise. Car en optant pour la bonne thématique, vous pouvez marquer les esprits des participants de manière durable.

Cette année, tout le monde s’est mis d’accord pour adopter le thème de la nature, le séminaire au vert à la cote. Pour plus de cohérence, vous pouvez organiser votre séminaire dans un manoir au milieu de la campagne. Et si vous préférez orienter votre séminaire sur le thème des dernières technologies, vous pouvez choisir d’organiser un séminaire dans hôtel à Paris.

Séminaire dans un hôtel, qu’en est-il du profil des participants ?

Premièrement lorsque vous organiser un séminaire dans un hôtel, vous devez connaître la moyenne d’âge de vos collaborateurs. S’ils sont plus ou moins jeunes, vous n’aurez sans doute pas de difficultés pour choisir votre hôtel de séminaire.

En revanche, s’ils ont dépassé un certain âge, vous devrez veiller à choisir un établissement facile d’accès. En d’autres termes, vous pouvez faire une croix sur les hôtels situés en haut d’une colline et les logements insolites que nous venons de citer plus haut.

Deuxièmement, vos collaborateurs se connaissent-ils ? Si c’est le cas, il sera plus facile pour eux de partager des chambres doubles et vous n’aurez pas de mal à établir la rooming list.

Autre critère de sélection : les infrastructures

Quand on parle d’infrastructures, on pense immédiatement au confort des chambres. Cela va de soi. Car peu importe la gamme d’hôtels que vous choisissez, il est important que vos collaborateurs puissent se reposer dans de bonnes conditions à la fin de la journée.

Si ces derniers passent une mauvaise nuit à cause de la mauvaise qualité de la literie ou s’ils sont obligés de prendre une douche à l’eau froide à cause d’un problème de plomberie, vous pouvez être certain qu’ils ne seront pas d’humeur à travailler (ni à faire quoi que ce soit d’autre).

Par ailleurs, il serait bien que l’établissement offre un large panel de services. Par exemple un Business Center pour que vos collaborateurs puissent continuer de travailler sur les projets nécessitant un suivi continu ou une salle de Spa (ou de massage) pour leur permettre de se détendre pendant leur temps libre.

La qualité de la nourriture

L’organisation d’un séminaire dans un hôtel ne facilite pas seulement l’hébergement des participants. Cela facilite également la question de la restauration.

En effet, en organisant votre évènement dans un hôtel, vous n’aurez pas à parcourir l’annuaire à la recherche d’un bon traiteur.

Bien entendu, vous devez vous assurer que l’établissement propose une restauration de qualité, histoire de motiver vos collaborateurs durant toute la durée du séminaire.

Eh oui, ces derniers ne pourront pas démarrer la journée du bon pied sans un bon petit déjeuner copieux. De même, ils auront du mal à rester concentrés durant toute la matinée sans une pause café. Pour ce qui est du déjeuner et du dîner, vérifiez si les boissons sont incluses ou pas dans le tarif ou pas.

La salle de réunion

Celle-ci doit être suffisamment spacieuse pour accueillir tous vos invités et doit pouvoir être configurée selon vos besoins (remarque : si la table ronde et la disposition en salle de théâtre ne posent généralement pas de problème, il faut savoir que l’agencement en U est un peu plus compliqué, car il occupe beaucoup de place).

Pour choisir votre salle de réunion pensez également aux équipements nécessaires pour vous permettre de travailler dans des conditions optimales. Si le WIFI, le vidéoprojecteur et le Paper Board sont des musts, il ne faut pas oublier l’équipement son et lumière, ainsi que les petits détails qui peuvent se transformer en véritables casse-têtes (en l’absence de prises électriques par exemple, vous ne pourrez pas brancher vos ordinateurs portables).

En outre, vous devrez vous assurer que la salle de réunion bénéficie de la climatisation, d’une bonne luminosité naturelle (la lumière artificielle entraîne une fatigue oculaire) et qu’elle n’est pas exposée au bruit. En effet, si la salle de réunion se trouve à côté d’une zone de passage ou si elle donne sur la rue, vos collaborateurs risqueront d’être distraits au bout de quelque temps.

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