De la découverte de l’entreprise à la prise de poste en passant par la présentation aux autres membres de l’équipe, l’accueil et l’intégration de vos nouveaux collaborateurs constituent une étape cruciale dans le processus de leur embauche. En effet, sans cette démarche, ils ne pourront pas s’adapter à leurs nouvelles fonctions ni s’intégrer au sein de votre entreprise.
Mais la démarche d’intégration des nouveaux salariés ne se limite pas à un accueil convivial et à la visite des locaux le jour de leur arrivée. Il est important de « marquer le coup » avec un pot de bienvenue, ou mieux encore, vous pouvez organiser un séminaire d’intégration.
Le séminaire d’intégration : de quoi s’agit-il ?
Comme son nom l’indique, le séminaire d’intégration est un évènement d’entreprise qui vise à accélérer le processus d’intégration afin de permettre aux nouveaux salariés de s’épanouir professionnellement et personnellement dans leur métier : si ces derniers ne sont pas heureux dans votre entreprise, vous ne pourrez pas profiter pleinement de leur savoir-faire.
Tout comme le séminaire de Team Building, le séminaire d’intégration est une technique de management qui s’inscrit dans la politique de gestion des ressources humaines des entreprises. En effet, cela fait maintenant plusieurs années que les entreprises l’ont adopté et ce, pour deux principales raisons :
- D’une part, les talents se font de plus en plus rares : selon une étude réalisée par ManpowerGroup au cours de l’année 2016/2017, 23 % des entreprises sont concernées par la pénurie des talents en France. Les raisons sont nombreuses, mais celles que les employeurs évoquent le plus souvent sont le manque de candidats disponibles (23 %) et le manque de qualifications (17 %) qui s’explique par des formations inadaptées à leurs besoins ;
- D’autre part, les salariés de la génération Y (c’est-à-dire les personnes nées entre 1980 et 1995) sont réputés plus instables que leurs prédécesseurs. Contrairement à leurs parents et à leurs grands-parents, ils ne rêvent pas de rester dans une entreprise jusqu’à l’âge de la retraite et ils n’hésitent pas à passer d’une entreprise à une autre à la recherche de meilleures conditions de travail. Par conséquent, les entreprises doivent faire plus d’efforts pour fidéliser leurs salariés et éviter ainsi le turn-over qui coûte cher.
Au cours du séminaire d’intégration, les nouveaux embauchés sont invités à se familiariser avec l’entreprise, c’est-à-dire avec sa culture, ses codes et ses valeurs, ses stratégies.
C’est aussi pour eux l’occasion de faire plus ample connaissance avec les dirigeants, les supérieurs hiérarchiques et les salariés des autres départements. L’objectif étant qu’ils puissent nouer des liens avec tous les membres de votre équipe.
Notre conseil : pour atteindre les résultats escomptés, ce serait bien d’inscrire votre séminaire d’intégration dans un parcours. Pour ce faire, vous pouvez notamment mettre en place un mentoring (un tuteur accompagne les nouveaux salariés jusqu’à ce qu’ils puissent voler de leurs propres ailes).
Organisation du séminaire d’entreprise d’intégration
Le format du séminaire d’entreprise d’intégration varie d’une entreprise à une autre. Certaines organisations optent pour une journée de séminaire. D’autres préfèrent partir sur un format de plusieurs jours. Tout dépend de la taille de la société et du nombre de nouveaux salariés à intégrer.
Pour vous donner une idée, les grandes entreprises optent généralement pour un format de deux jours au cours desquels les dirigeants prononcent un discours de bienvenue, font une présentation globale de l’entreprise et répondent aux questions des nouveaux employés.
La forme du séminaire d’intégration est dynamique : après l’ « ouverture officielle », tout le monde est convié à participer à des ateliers d’échanges et de réflexion suivis d’activités ludiques et de Team Building (jeux, quiz, etc. ).
En ce qui concerne le lieu du séminaire d’intégration, vous pouvez organiser votre évènement dans vos locaux si vous disposez d’une grande salle de réunion, mais le mieux est de sortir du cadre habituel pour favoriser le contact et les échanges.
Les clés pour réussir votre séminaire d’intégration
Choisir le bon moment
Comme tout évènement d’entreprise, le séminaire d’intégration doit se faire à un moment propice, c’est-à-dire à une date où tout le monde pourra répondre présent. L’idéal étant que vos nouveaux collaborateurs puissent tisser des liens avec tous les membres de votre équipe.
Donc pas de séminaire d’intégration durant les jours fériés, les week-ends avec les ponts, les vacances scolaires et les dates de grandes manifestations sportives.
Par ailleurs, il est important de commencer les préparatifs plusieurs semaines à l’avance (de préférence trois semaines avant) pour être sûr de trouver la salle de réunion idéale.
Impressionner les nouveaux salariés avec un espace atypique
Quitte à organiser un séminaire d’intégration en dehors de vos locaux, pourquoi ne pas choisir un lieu atypique, histoire de marquer les esprits et de faire vivre à tous vos collaborateurs des moments d’exception ? En choisissant de louer un espace atypique, vous cassez la routine et faites de votre séminaire d’intégration un évènement agréable.
Cependant, vous ne devez pas négliger l’aspect logistique lorsque vous faites le choix d’un lieu original. Aussi, assurez-vous que votre salle atypique dispose de tout l’équipement nécessaire (WIFI, vidéoprojecteur, tableau blanc, etc.) pour accueillir votre évènement et qu’elle puisse être aménagée selon vos besoins (en salle de théâtre ou en U).
Choisir les bonnes activités pour organiser un Team Building
En matière d’activités pour organiser un team building, vous avez l’embarras du choix. De la découverte gastronomique à la chasse au trésor en passant par les ateliers créatifs, il y en a pour tous les gouts. Mais pas question de choisir une activité ludique au hasard.
Pour cela, il va vous falloir tenir compte de plusieurs critères, notamment la moyenne d’âge des participants et le genre (y a-t-il plus d’hommes que de femmes ou vice versa ?), sans oublier que votre séminaire d’intégration doit refléter les valeurs de votre entreprise.
Conclusion
Il est vital que vos nouvelles recrues se sentent bien accueillies et soutenues. Tant qu’elles n’arrivent pas à se faire une place au sein de votre équipe, tant qu’elles ne se considèrent pas comme des membres à part entière de votre organisation, elles ne pourront pas développer leurs compétences et vous ne pourrez pas profiter de cette valeur ajoutée.
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