Dans le but de façonner la cohésion de votre équipe, de la motiver afin de la rendre plus productive, de la récompenser, ou pour toute autre raison, vous comptez organiser un séminaire. Cependant, après avoir tout mis en place, avez-vous pris en compte sa durée ? Pouvant aller d’une journée à une semaine ou encore — exceptionnellement — de plusieurs semaines, les séminaires paraissent souvent longs chez certains collaborateurs. Alors, comment déterminer la durée idéale d’un séminaire ? Pour éviter une mauvaise gestion du temps lors du vôtre, sachez que plusieurs facteurs sont à considérer pour trouver la durée idéale d’un séminaire.
Un lieu réfléchi pour une durée optimale
Premièrement, la durée de votre séminaire doit être pensée en fonction de l’endroit où il se déroulera. Qu’il soit organisé à proximité du lieu de travail, dans une autre ville ou carrément à l’étranger, votre séminaire doit avoir une durée qui n’est pas trop longue, cela risque de lasser vos collaborateurs. Une durée trop courte en revanche, leur laissera l’impression d’avoir manqué quelque chose.
Ensuite, les lieux spécialement conçus pour recevoir des activités du même genre sont à privilégier dans les choix. Cela optimisera la durée de votre séminaire. En effet, dans un endroit adapté vous n’aurez plus à vous soucier de la restauration ou de l’hébergement. Ce qui vous permettra d’économiser un temps précieux, mais en outre de raccourcir la durée de votre séminaire.
La proximité du lieu
Si l’endroit que vous avez choisi se situe à trente minutes du lieu de travail, une journée sera amplement suffisante. En revanche, s’il se trouve à plus d’une heure de route, deux jours seront idéaux pour la durée de votre séminaire. Ne dépassez pas les deux jours si vous avez choisi un lieu qui n’est pas trop éloigné.
Par ailleurs, si vous décidez d’organiser votre séminaire dans une autre ville, ce sera deux jours au minimum et trois jours au maximum. Au-delà de ce délai, c’est l’ennui assuré.
Au cas où vous voudriez organiser un séminaire à l’étranger pour faire plus d’effet sur votre équipe, le strict minimum est de trois jours. Mais, il est préférable de prévoir une semaine.
Un lieu adapté, c’est le gage d’une durée idéale d’un séminaire
Ne choisissez pas votre lieu de séminaire d’entreprise au hasard. Prenez le temps de bien connaître l’établissement sur lequel vous allez jeter votre dévolu. Étudiez les offres qu’il propose. Autrement dit l’hébergement, la restauration, les activités et les salles de séminaires évidemment. En effet, avec un tel endroit pour organiser votre séminaire, votre temps sera optimisé. Vous n’aurez plus à vous tracasser de ces détails qui sont pourtant si importants. Ainsi, vous pourrez profiter pleinement des vertus du séminaire, aussi longtemps qu’il durera.
Planifiez des activités en fonction de la durée de votre séminaire
Les activités ont une grande importance lors d’un séminaire d’entreprise, vous pouvez par exemple choisir d’organiser une session de Team Building. Toutefois, un séminaire c’est à la fois travail, rupture avec le quotidien, et pas seulement loisirs. Effectivement, c’est l’occasion d’allier l’utile à l’agréable. Trouvez un bon dosage entre les deux et organisez vos activités selon la durée du séminaire et non le contraire.
D’autre part, le temps joue un rôle crucial dans l’organisation de votre évènement. Un mauvais timing entraînera un décalage dans vos plans et aura un impact sur la durée de votre séminaire.
Définir une durée tout en gardant en tête les objectifs
Les objectifs que vous cherchez à atteindre influeront en premier lieu sur les activités ; mais également sur la durée de votre séminaire. Définissez donc une durée qui sera adaptée à vos objectifs.
Si vous voulez insuffler ou affermir la motivation dans chaque membre de votre équipe, un séminaire trop long ne serait pas efficace.
Vous avez en tête de faire comprendre l’intérêt des différences dans l’équipe ? Votre séminaire devra durer plus d’une journée. En effet, chacun aura besoin de se sentir utile et unique dans les activités organisées. Privilégiez des jeux d’expression tels que les jeux de rôle dans ce cas-là.
Si votre objectif est d’informer, il est également inutile de retenir vos collaborateurs pendant des jours. Une demi-journée sera suffisante, à condition que le lieu de séminaire se situe non loin de votre local.
Dans le cas où votre séminaire a pour objectif d’accroître le sentiment d’appartenance à l’entreprise dans vos nouveaux et anciens collaborateurs, choisissez une durée plus allongée. Sans excès toutefois, car cela pourrait vous coûter une fortune. Ce genre de séminaire doit être des plus agréables possible et des plus chargés en activités.
Choisir le bon moment, c’est optimiser la durée du séminaire
La date de votre séminaire doit tout simplement être réfléchie. Elle aura une influence majeure sur la durée du séminaire, mais aussi, sur sa réussite et son bon déroulement.
Évitez d’organiser votre séminaire pendant les vacances scolaires, les jours fériés, les grands rendez-vous sportifs. Choisissez plutôt une date éloignée qui s’accordera à l’agenda de vos collaborateurs. Une date qui ne tombera pas dans une période où ils seront débordés de travail. Vous éviterez d’allonger inutilement la durée de votre séminaire pour essayer de vous racheter. Ce qui est entre autres une autre erreur à éviter.
Finalement, quelle est donc la durée idéale d’un séminaire ?
Cela dépend de plusieurs facteurs. Lorsque vous avez atteint vos objectifs, votre emploi du temps a été respecté à la lettre et vous n’avez pas eu à inventer des activités supplémentaires pour garder vos collaborateurs, cela signifie que vous avez trouvé la durée idéale d’un séminaire. En fin de compte, il n’y a pas de durée parfaite pour qu’un séminaire soit réussi et efficace. Il suffit de prendre en compte le lieu, les objectifs, la date et les activités. Ajoutez à cela une bonne organisation, et votre séminaire sera gravé dans la mémoire de vos collaborateurs, non seulement pour sa durée optimisée, mais aussi pour son bon déroulement et son impact positif sur le travail.
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