Cela fait plusieurs semaines que vous préparez votre évènement d’entreprise. Vous vous êtes investi corps et âme pour que tout soit parfait et aujourd’hui, tout est enfin prêt pour accueillir les invités.
Une seule ombre au tableau : vous ne savez pas si votre évènement d’entreprise va pouvoir commencer à temps. Car parmi vos collaborateurs, il y en a toujours deux ou trois individus (si ce n’est plus) qui arrivent avec plusieurs minutes de retard.
Cessez de vous tourmenter pour si peu : il existe plusieurs moyens d’éviter les retardataires. Nous vous les dévoilons dans cet article.
Choisir le bon créneau pour vos évènements professionnels
Votre évènement d’entreprise ne doit débuter ni trop tôt ni trop tard. Trop tôt, les participants n’auront pas le temps de bien se préparer. Et passé une certaine heure, ils risquent d’être pris dans les bouchons. Dans tous les cas, il y aura donc des retardataires et cela aura des répercussions sur le bon déroulement de vos évènements professionnels d’entreprise.
En choisissant une heure optimale, les participants à votre évènement n’auront plus (a priori) de raison d’être en retard. De plus, ils seront en pleine forme, car ils auront le temps de se faire beaux et de prendre un bon petit déjeuner (de quoi les mettre de bonne humeur et les motiver !).
D’une manière générale, l’heure idéale pour ouvrir les réjouissances se situe aux alentours de 9 h 30 pour les évènements d’entreprise qui se déroulent dans la matinée et à 14 h pour les évènements qui ont lieu en début d’après-midi.
Faire un rappel sur la ponctualité
Une fois que vous avez défini le créneau idéal, il est de votre devoir de mobiliser vos troupes. Il est vrai que les horaires sont déjà inscrits noir sur blanc sur les invitations, mais cela ne vous empêche pas pour autant d’effectuer un rappel. Bien au contraire.
Alors la veille de votre conférence, congrès, salon professionnel ou séminaire de formation, rappelez à tout le monde, non pas à quelle heure commence l’évènement, mais à quelle heure il faut arriver sur place ? C’est simple, mais efficace.
Ne pas hésiter à jouer la carte de la sévérité
Mettez les points sur les i : faites comprendre à l’ensemble de vos collaborateurs que vous ne tolérerez aucun retard. Au besoin, vous pouvez faire allusion aux éternels retardataires sans pour autant les pointer du doigt (de toute façon, ils se reconnaîtront eux-mêmes). À moins d’être complètement irresponsables, ces derniers feront tout leur possible pour ne pas s’attirer les mauvaises grâces de leur supérieur.
Rappeler les objectifs de l’évènement
En tant qu’organisateur, il vous incombe de faire connaître le pourquoi de l’évènement et de le rappeler régulièrement aux participants. De cette manière, ces derniers prendront pleinement conscience de l’importance de cet évènement.
Assigner des responsabilités aux retardataires récidivistes
Il arrive que certaines personnes ne comprennent pas la nécessité d’être ponctuel. Il se peut même qu’elles ne comprennent pas pourquoi elles doivent assister à votre évènement.
Pour y remédier, il n’y a pas 36 solutions. Vous devez les responsabiliser en leur assignant des tâches importantes. Vous pouvez par exemple leur confier la recherche de salle de réunion, la gestion de la campagne de communication, la gestion de la logistique (vérifier que l’équipement audiovisuel est au complet et qu’il fonctionne parfaitement bien) ou encore la rédaction du compte rendu de votre réunion.
Aux grands maux les grands remèdes
Parfois, faire un rappel le jour J-1 pour s’assurer que tout le monde arrive à l’heure convenue est insuffisant. Dans certaines situations, nous n’avons pas d’autre choix que de prendre le taureau par les cornes. Voici ce que vous pouvez faire.
Parler en privé avec les retardataires récidivistes
Vous ne le faites pas uniquement pour que votre évènement se déroule dans les meilleures conditions possible. Vous le faites aussi pour le bien de vos collaborateurs. Le retard est un vilain défaut dont ils doivent se débarrasser pour pouvoir progresser dans leur vie professionnelle.
Par ailleurs, votre objectif en convoquant vos collaborateurs retardataires n’est pas de leur faire passer un savon (même si cette technique pourrait se révéler efficace pour certaines personnes), mais plutôt de leur demander s’ils rencontrent des difficultés particulières. Peut-être qu’ils sont toujours en retard parce que les personnes avec qui ils vivent, par exemple leur compagnon et leurs enfants, ne sont pas organisées.
Enfin, vous en profiterez pour donner des conseils à vos collaborateurs afin qu’ils ne soient plus jamais en retard.
Vous pouvez notamment leur suggérer :
- De se mettre au lit plus tôt pour pouvoir se lever de bonne heure ;
- De préparer leurs affaires (sac, clés, portable, lunettes, etc.) la veille pour ne pas perdre de temps le matin ;
- D’aider leur entourage à mieux s’organiser ;
- De calculer le temps de trajet qu’ils doivent parcourir de manière réaliste et même de prévoir une marge « au cas où ».
Cela va de soi, me diriez-vous, mais les faits prouvent que ce n’est pas le cas pour tout le monde. Si ça l’était, les retardataires n’existeraient pas et vous ne seriez pas en train de lire le présent article.
Organiser le transport
Lorsque l’on souhaite qu’un enfant ne soit pas en retard à l’école, on le tient par la main et on le conduit jusqu’au portail de l’établissement scolaire. Et ça marche ! Alors, pourquoi ne pas appliquer cette méthode draconienne dans le cadre de vos évènements professionnels ?
Pour être certain que tout le monde arrive à l’heure, vous pouvez tout à fait organiser le transfert, c’est-à-dire louer un ou plusieurs bus en fonction du nombre de participants pour conduire les participants sur le lieu de l’évènement.
Avec cette solution drastique, vous empêcherez à coup sûr les retardataires de ruiner vos efforts pour mener à bien votre évènement. De plus, cette solution s’avère hyper pratique (et même indispensable) lorsque le lieu où vous organisez votre évènement d’entreprise se situe à une bonne distance des locaux de l’entreprise.
Voilà, maintenant, vous savez ce qu’il faut faire pour éviter les retardataires. Mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre évènement d’entreprise.
