Organiser un séminaire atypique 

Un séminaire d’entreprise peut être organisé pour différentes raisons : motiver ses collaborateurs, cultiver la culture d’entreprise, casser la routine, développer la cohésion d’une équipe, lancer des activités team-building, organiser une réunion de travail à l’extérieur de vos locaux etc. Mais pour que l’évènement professionnel atteigne ses objectifs, il faut une organisation étape par étape. Du choix des lieux au nombre de participants en passant par les animations et le budget, rien ne doit être pris au hasard. Sans oublier une formule qui accroche. Organiser un séminaire atypique, vous y avez pensé ? C’est facile à mettre en place et pourtant les résultats sont efficients.

Organiser un séminaire atypique : le point de départ

Comme tout évènement professionnel, la réussite d’un séminaire atypique dépend d’une bonne organisation.

Établir un planning

Pour être fin prêt le jour J, et éviter autant que possible les imprévus, il est impératif d’établir un planning détaillé de ce qu’il faut faire. Mentionnez date par date chaque étape à suivre et cochez ce qui a été fait pour éviter les pertes de temps.

Fixer des objectifs précis

C’est la première chose à faire lorsque vous organisez un séminaire d’entreprise. Il doit être réfléchi selon des objectifs précis, car ce sont eux qui conditionneront le lieu, la durée, les activités incentives et le buffet, le budget, etc.

Identifier les participants

Qui participera à ce séminaire atypique ? Des partenaires, des collaborateurs, ou des clients ? En effet, la nature du séminaire sera définie en fonction de vos invités.

Établir un programme détaillé

C’est un fait. Vos invités doivent être informés à l’avance du déroulement du séminaire d’entreprise pour qu’ils aient une idée de ce qui leur attend. Aussi n’oubliez pas de faire un programme détaillé de l’évènement :

• Lieu, date et heure
• Les heures des activités et des conférences
• Les temps de pause

Par la même occasion, communiquez votre dress code s’il y en a.

Choisir une date appropriée

Un séminaire atypique peut durer deux ou trois jours. Il est donc essentiel que la date définie vise la disponibilité de vos collaborateurs. L’idéal est d’éviter les jours fériés et les ponts, les vacances scolaires, ou encore les jours d’évènements sportifs nationaux comme la coupe du monde de football par exemple. Par ailleurs, informez vos collaborateurs suffisamment à l’avance afin de vous assurer de leur présence.

Définir un code ou un thème

Le code ou le format que vous choisirez sera défini en fonction du public, des objectifs ou même du lieu du séminaire que vous aurez choisi. Il peut s’agir d’une couleur déterminée, d’un look précis (classe, décontractée, semi-décontractée…), ou encore d’une tenue en accord avec le thème de votre séminaire.

Établir un budget

Soyez attentif sur ce point. Prenez en compte vos objectifs et votre cible. Recherchez les lieux atypiques pour votre séminaire d’entreprise à l’avance, comparez les prix et les prestations de chaque lieu : animation, équipements audiovisuels, frais repas, etc. N’oubliez pas non plus les frais divers qui peuvent intervenir, tels que l’impression de flyers, les uniformes, etc. Et bien entendu, vous devez vous préparer à d’éventuels imprévus.

Choisir un endroit original pour un séminaire atypique

L’intérêt de choisir un lieu de séminaire original est de sortir les participants de leur quotidien (étouffant et ennuyant) tout en les mettant dans des conditions optimales d’implication et d’échange. Toutefois, il faut tenir compte des contraintes de l’entreprise (notamment financières) sans pour autant dévaloriser l’image de marque.

Quelques exemples de lieux atypiques

Un loft

Votre objectif est de remercier votre équipe ou de favoriser leur sentiment d’appartenance ? Une salle de type loft est ce qu’il vous faut. Chaleureuse et conviviale, elle mettra tout le monde à l’aise. Vous pouvez choisir un loft sous verrière, avec terrasse et cuisine, voire un loft spacieux.

Une galerie d’art

Organiser un séminaire atypique dans une galerie d’art ou un atelier d’artiste est un moyen de booster la productivité et l’imagination de vos collaborateurs. De plus, vous leur donnez le privilège de découvrir des cultures et des arts principalement inaccessibles.

Un château

Et si vous sortiez de votre cadre habituel et organisez votre séminaire d’entreprise atypique dans un château ? Rien de tel qu’un endroit calme, entouré de jardins immenses pour laisser libre cours à son imagination et avoir les idées plus claires. L’ambiance prestigieuse, bercée de contes médiévaux d’un château assure un total dépaysement. Le château est un lieu très pratique car vous pourrez aussi bien y organiser une réunion de travail, que des séances et team-building, ou un cocktail.

À la mer

Offrant un cadre naturel et vivifiant, la mer est un endroit exceptionnel pour organiser un séminaire atypique. Cela peut être à bord d’un bateau, dans un hôtel avec les pieds dans l’eau, etc. Pour vos collaborateurs, ce sera assurément l’occasion de se détendre et de se ressourcer.

À retenir : il est important d’adapter l’endroit à ses objectifs et ses invités. Mais surtout, au contexte social de l’entreprise. Par exemple, en période de crise économique, mieux vaut éviter les endroits fastueux (palais, ambassade…) qui risquent d’être mal vus par les collaborateurs. Il existe plusieurs endroits originaux et dignes d’un séminaire atypique sans mettre à mal votre budget.

Les points à prendre en compte avant de réserver un lieu pour un séminaire atypique

Avant de passer à la réservation, vérifiez :

• La capacité de l’endroit
• Les possibilités de configuration
• La luminosité (l’accès à la lumière du jour)
• Les matériels et équipements mis à disposition (système Wi-Fi, sonorisation…)
• Les prestations supplémentaires (repas, animations…)
• L’accessibilité
• Le parking

Alterner entre réunion de travail et activités de détente

Pour réussir un séminaire d’entreprise atypique, il est recommandé de coupler travail et activités de détente. De toute évidence, les activités seront choisies en fonction des invités et du lieu de séminaire. Par ailleurs, elles peuvent être organisées en intérieur ou en extérieur.

Généralement, la première journée d’un séminaire atypique est consacrée aux réunions, aux ateliers et aux informations sur l’entreprise. Le soir, un buffet attend les invités pour se ressourcer et se détendre. Le jour suivant est consacré aux activités.

Dans un hôtel, une séance de sauna et spa, une soirée karaoké, délasseront à merveille vos collaborateurs. Si vous vous retrouvez dans un château, les jeux et activités en plein air (fléchettes, tennis, badminton…) peuvent faire le bonheur de chacun.

Vous partez à la mer ? Une session récréative de sport nautique, de plongée sous-marine ou encore un dîner sur la plage avec coucher de soleil est envisageable pour parfaire votre séminaire atypique.

Faire appel à un professionnel

Vous voulez que votre séminaire atypique reste mémorable ? Confiez son organisation à un professionnel comme Bird Office. Nous nous ferons un plaisir de nous occuper de tout, de A à Z :

• Lieu
• Traiteur
• Animations
• Etc.

Ainsi vous pouvez pleinement profiter de votre séminaire atypique et de vos invités.

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