Comment organiser un séminaire à la dernière minute ?

Dans nos précédents articles, nous avons vu qu’un séminaire — comme tout autre événement professionnel — se prépare en amont. Trois à quatre semaines à l’avance pour être plus précis. S’il est recommandé de s’y prendre aussi tôt, c’est, entre autres, pour pouvoir choisir les meilleures prestations et bénéficier des meilleures conditions tarifaires. Cela ne signifie pas pour autant qu’il est impossible d’organiser un séminaire au dernier moment. En suivant quelques recommandations et en vous faisant aider par un professionnel, vous pouvez mener à bien votre projet de dernière minute, et ce, en toute sérénité. Voici nos conseils.

Louez une salle de séminaire atypique

Par exemple une galerie d’art, un showroom raffiné ou encore un loft industriel doté de grandes verrières et donnant sur un magnifique jardin privatif… En choisissant un espace atypique pour votre séminaire de dernière minute, particulièrement beau et somptueux, au lieu d’une salle de réunion classique, pour accueillir votre événement en urgence, vous n’aurez pas à parcourir votre annuaire à la recherche d’un spécialiste de la décoration événementielle pour personnaliser votre salle de séminaire. Ou pire encore, imaginez que vous soyez obligé de décorer vous-même les lieux. Ce serait une véritable perte de temps et une source de stress inutile !

Choisissez un lieu parfaitement accessible

Les séminaires de dernière minute sont rarement une partie de plaisir : on y aborde habituellement des sujets urgents et « sensibles » et en plus, ces événements peuvent empiéter sur l’emploi du temps de vos collaborateurs. Et bien que la probabilité que ces derniers déclinent votre « invitation » soit minime, il vaut mieux ne pas prendre de risques en organisant un séminaire de dernière minute dans un endroit éloigné et difficilement accessible. Optez donc pour un endroit facile d’accès, situé dans un quartier connu de tous ou le cas échéant, repérable sur les systèmes GPS (ce n’est pas toujours le cas).

Sachez faire preuve de flexibilité

Qui dit organisation de dernières minutes dit quasi-impossibilité de choisir les dates. En d’autres termes, vous n’aurez pas d’autres choix que de vous contenter des dates disponibles restantes. Sachez tout de même qu’il y a des avantages à accepter les dates que l’on vous propose : vous bénéficiez généralement de remises intéressantes (certains loueurs de salles proposent des réductions allant jusqu’à -50 %).

Le temps vous est compté ? Pensez aux forfaits all inclusive

Étant donné que vous n’avez pas suffisamment de temps pour organiser votre événement professionnel, nous vous recommandons de vous tourner sans tarder vers les hôteliers ou restaurateurs qui proposent des forfaits all inclusive : salle plénière équipée + accueil de bienvenue et cocktail d’accueil + une ou plusieurs pauses café + repas avec boissons… L’avantage de ces offres est que vous n’achetez qu’une seule prestation, ce qui veut dire que vous ne réglez qu’une seule facture.

En d’autres termes, vous n’aurez pas besoin de faire le tour des services traiteurs de votre ville. Vous n’aurez pas non plus besoin de recourir aux services d’un loueur de matériel audiovisuel ou d’un prestataire d’accueil pour trouver des hôtesses d’accueil.

Et surtout, vous n’aurez pas à passer plusieurs coups de fil ni à envoyer plusieurs e-mails pour passer vos réservations. Et ô quel soulagement de ne pas être obligé de rappeler les différents prestataires un par un le jour J-1 pour confirmer les différentes mises en place. En somme, cela vous facilitera grandement la tâche et vous aurez moins de choses à gérer. Ouf !

Pensez également à Bird Office qui vous propose désormais des forfaits journée d’étude parfait pour l’organisation d’un séminaire à la dernière minute !

Autre solution : faire appel à une agence spécialisée

Que l’on organise un événement professionnel avec plusieurs semaines d’avance ou à la dernière minute, la recherche d’une salle de réunion peut s’avérer longue et fastidieuse. Heureusement, vous pouvez vous adresser à une agence spécialisée pour trouver la salle de vos rêves en un rien de temps.

Avec Bird Office par exemple, la recherche et la réservation de votre salle de séminaire se font en moins de 10 minutes. Il vous suffit de sélectionner la ville où vous êtes et d’indiquer vos critères (nombre de participants, surface minimale, équipement inclus…) et le tour est joué !

Mais ce n’est pas tout, Bird Office vous propose également des services d’organisation. Ainsi, en plus de mettre à votre disposition des salles parfaitement équipées (connexion WIFI haut débit, vidéoprojecteur, écran de projection, Paper Board, tableau blanc… sans oublier les petits plus comme une personne l’accueil, un intendant, des bouteilles d’eau et du café), cette plateforme spécialisée dans la location de salle pour entreprises vous simplifie la vie en proposant diverses formules de restauration :

• petits déjeuners classiques ou business,
• plateaux-repas,
• buffets à partager,
• cocktails déjeunatoires et dînatoires,
• pauses café

Vous conviendrez que c’est tellement plus simple !

Nos derniers conseils pour que votre séminaire organisé à la dernière minute soit un succès

L’une des raisons pour lesquelles les organisateurs d’événement évitent de programmer des séminaires (ou tout autre type d’événement professionnel) à la dernière minute est l’incertitude concernant le nombre de participants.

En effet, la majorité d’entre eux bouclent leur agenda plusieurs semaines (pour ne pas dire plusieurs mois) à l’avance. De ce fait, il est difficile d’estimer le nombre de personnes qui répondront présentes et quand on sait que les frais d’annulation coûtent cher, on préfère ne pas prendre de risque.

Pour ne pas vous retrouver dans une situation ennuyeuse, le mieux est de revoir le nombre de participants à la baisse. Par la suite, il vous sera plus facile d’inclure des participants supplémentaires.

Enfin, un séminaire reste un événement d’entreprise. Peu importe que vous le programmiez plusieurs mois à l’avance ou seulement quelques jours avant, vous veillerez à le rentabiliser en respectant les différentes étapes de l’organisation d’un événement professionnel qui consistent à :

• définir des objectifs clairs et précis
• choisir le format le plus adapté : séminaire simple ou résidentiel ?
• définir un budget
• ne pas choisir certaines dates : on ne planifie pas d’événements professionnels les week-ends de pont, pendant les vacances scolaires et les jours de grands événements sportifs
• établir un planning pour l’événement

Et la veille de l’événement, vous penserez à faire une petite visite sur les lieux pour vous assurer que tout est bien en place.

Voilà, comme vous pouvez le constater, l’organisation d’un séminaire de dernière minute est moins compliquée qu’il n’y paraît, alors cessez de vous arracher les cheveux !

Réservez le lieu idéal pour vos séminaires & réunions

• Plus de 8500 lieux référencés
• Organisez votre événement pour 2 à 500 participants
• Des formules de restauration dans toutes les salles
• Un conseiller dédié vous accompagne pour organiser l’intégralité de votre événement