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Que se passe-t-il après un séminaire ?

Que se passe-t-il après un séminaire ?

séminaire

Définir les objectifs, établir le nombre de participants, choisir le lieu et la date, veiller à ne pas dépasser le budget… Organiser un séminaire demande beaucoup de préparation et le jour J, votre taux d’adrénaline est à son maximum. Et une fois que l’événement se termine, que se passe-t-il ? Est-ce enfin le moment de soupirer de soulagement ? Pas encore, car une mission de la plus haute importance vous attend : la collecte des feed-back. Vous vous demandez à quoi cela peut servir et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Nous sommes là pour répondre à vos questions.

Pourquoi récupérer les feed-back ?

Contrairement à ce que certains pourraient penser, il ne suffit pas d’  « observer » le comportement et l’attitude des participants pour juger de la réussite d’un séminaire d’entreprise. Ce n’est pas parce que vos invités ne font aucune remarque (en votre présence) qu’ils sont satisfaits et qu’ils reviendront la prochaine fois. D’ailleurs, c’est généralement à la sortie et sur le chemin du retour que les langues se délient…

Tout cela pour vous dire que les feed-back constituent le seul et unique moyen d’évaluer la satisfaction des participants : c’est le moyen le plus sûr et le plus efficace pour savoir si votre événement professionnel a répondu ou non à leurs attentes. À condition, bien entendu, que vous les utilisiez de la bonne façon.

Les feed-back sont positifs ? Toutes nos félicitations ! Cela prouve que vous avez fait du très bon boulot ! D’ailleurs, vous n’oublierez pas de partager les avis et les commentaires positifs sur votre site web ou sur les réseaux sociaux. Non pas histoire de montrer à tout le monde que vous avez assuré, mais plutôt pour donner envie aux autres d’assister à votre prochain événement d’entreprise.

Et si, au contraire, les retours sont négatifs, ne le prenez pas mal. Comme le dit Bill Gates, « les clients les plus mécontents sont les meilleures sources d’informations » et cela est aussi valable pour les participants à votre séminaire. En d’autres termes, c’est l’occasion pour vous de tirer des leçons afin de vous rattraper et de faire mieux la prochaine fois !

Vous ne pouvez pas obliger les participants à remplir vos questionnaires, mais…

Vous pouvez les inciter à le faire en rédigeant des questionnaires courts et pertinents (idéalement des quizz) et en y intégrant quelques photos et vidéos que vous choisirez avec le plus grand soin.

Nous tenons à insister sur la longueur et sur la qualité du questionnaire : tout comme vous, les participants à votre séminaire n’ont ni le temps et encore moins l’envie de remplir un questionnaire de deux pages. Par ailleurs, cela ne sert à rien de poser des questions sans intérêt. Ce sera tout simplement une perte de temps et pour vous et pour les personnes sondées. Rappelons que l’objectif de la collecte de feed-back est d’obtenir des données mesurables pour juger de la réussite de votre séminaire d’entreprise.

Par ailleurs, ces données vous permettront d’apporter des améliorations à votre prochain événement d’entreprise. Ce qui nous amène au prochain point.

Quelles questions poser dans un questionnaire après un séminaire  ?

Tout d’abord, il est important d’expliquer aux participants pourquoi vous faites un sondage après un séminaire et de les remercier par avance de leur participation. Ensuite, les sondés veulent savoir si leur participation est anonyme ou non, alors évitez le suspense (remarque : en réalisant un questionnaire anonyme, vous avez plus de chances d’obtenir des réponses sincères).

Pour ce qui est des questions à poser, elles se rapporteront essentiellement à l’organisation logistique et générale du séminaire :

  • quel est le degré de satisfaction des participants en ce qui concerne le lieu du séminaire (le choix de l’établissement, l’accessibilité, la qualité de l’accueil…), les prestations des intervenants, les activités proposées, la restauration et éventuellement l’hébergement ?
  • Quel est le degré de satisfaction des participants en ce qui concerne le contenu : les objectifs du séminaire, le choix de la thématique, la méthodologie, les activités si il si s’agissait par exemple d’un séminaire Team Building… ?

Comment récupérer les feed-back après un séminaire ?

Il existe plusieurs moyens de recueillir les avis des participants après un séminaire. Le moyen le plus simple est de distribuer des questionnaires en libre-service le jour du séminaire (vous veillerez à les disposer dans un endroit visible de tous et bien placé) ou de les remettre en main propre si le nombre de participants est réduit. Dans tous les cas, vous distribuerez les questionnaires à la fin du séminaire.

Et s’il vous est difficile de récupérer les documents (ou si vous craigniez tout simplement que ces derniers finissent à la poubelle), vous pouvez vous servir de la technologie pour effectuer cette tâche. Vous pouvez par exemple :

  • envoyer les questionnaires par e-mail ou par texto,
  • diffuser les questionnaires sur votre site web,
  • inviter les participants à faire part de leur ressenti sur votre page Facebook,
  • recourir aux plateformes d’évaluation en ligne, etc.

Les questionnaires téléchargeables par QR code* et les bornes tactiles constituent également d’excellents moyens pour recueillir les avis des participants à chaud. D’ailleurs, ces moyens sont de plus en plus utilisés par les restaurants, les établissements hôteliers ou encore les enseignes de distribution.

*Assurez-vous que le format de votre questionnaire est compatible avec les terminaux mobiles (smartphones, tablettes) afin de pouvoir offrir aux participants une expérience irréprochable.

Sinon, vous pouvez détourner des applications — par exemple la solution Bloom At Work — pour mesurer la satisfaction des participants à votre séminaire. Il s’agit de créer des quizz simples et amusants que vous soumettrez aux participants. Ces derniers pourront alors s’exprimer de manière anonyme et vous n’aurez plus qu’à analyser les résultats.

Derniers conseils

Votre séminaire vient tout juste de prendre fin ? Profitez du fait que l’expérience est encore fraîche dans l’esprit des participants pour leur soumettre vos questionnaires. Autrement dit, il est fortement recommandé de reprendre contact avec eux le lendemain ou le surlendemain de votre séminaire, mais n’attendez pas trop longtemps. Avec le temps, les souvenirs s’effacent et les retours ne sont plus aussi fiables. D’autre part, sachez que les photos et les vidéos que vous intégrerez dans votre questionnaire n’ont pas seulement un rôle esthétique : ils visent avant tout à remettre les participants dans l’ambiance de l’événement.

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