Un récent sondage a révélé qu’un cadre sur trois avoue s’être déjà endormi en plein milieu d’une réunion. Pour en finir avec les réunions ennuyantes, répétitives et non productivités, sortez hors des sentiers battus. Organisez une réunion hors du commun. En panne d’idée ? Voici quelques suggestions pour une réunion originale.
1) Un Walk and talk, ça vous tente ?
C’est un fait, rester assis autour d’une table dans une salle de réunion est la meilleure façon d’étouffer la créativité et le dynamisme de chaque participant. C’est la raison pour laquelle de nombreux chefs d’entreprise optent pour une réunion walk and walk, c’est-à-dire une réunion en marchant. À l’instar des grands noms de la Silicon Valley comme Jack Dorsey, cofondateur de Twitter ou encore Mark Zuckerberg PDG de Facebook. Ils n’hésitent pas à user et abuser de ce format plus détendu lors des réunions de travail. Et cela marche.
En plus d’être un atout santé majeur, la marche stimule le cerveau et augmente les performances cognitives. De ce fait, vos collaborateurs seront plus créatifs, plus concentrés et donc forcément plus productifs. D’autant plus que ce changement d’environnement donnera une tout autre dimension aux discussions. En effet, loin du confinement des salles de réunion, vos collaborateurs auront plus de répondant et l’esprit plus libre pour échanger des idées.
Par ailleurs, avec le walk and walk, ils n’auront plus cette mauvaise impression de perdre leur temps. Ils pourront profiter de l’air frais et pratiquer une activité physique modérée. Pour changer, exit les lumières fluorescentes de la salle de réunion et faites place à la lumière naturelle de votre roof top, terrasse ou du parc le plus proche.
2) Et pourquoi pas un standup meeting
Une réunion professionnelle debout ? Une idée qui peut en faire sourire plus d’un ! Et pourtant c’est sans aucun doute l’une des meilleures manières de booster l’implication des collaborateurs et favoriser l’échange d’informations et des idées. En effet, la station debout incite les participants à être plus actifs. Ils sont donc forcément plus enclins à collaborer et à participer aux débats. De plus, cette position plus dynamique renforce l’attention ! Fini la passivité, l’avachissement sur une chaise, les paupières lourdes, les acteurs sont présents et concentrés.
Par ailleurs, comme cette position peut très rapidement devenir inconfortable, cela permet de réduire considérablement la durée de la réunion. Courte certes, mais non moins productive. En effet, contrairement aux réunions standards de 1 heure et demie où les collaborateurs s’écartent parfois un peu trop de l’ordre du jour, ici, ils vont droit à l’essentiel, à dire les choses plus rapidement et clairement. De telle sorte que les discussions et les bonnes idées se transforment rapidement en action.
L’autre avantage de cette idée de réunion de travail, c’est que les liens hiérarchiques sont beaucoup moins visibles rendant chaque participant plus important. Ce qui renforce davantage leur confiance et leur engagement.
3) Que dites-vous du World Café ?
Non, il ne s’agit pas d’un nouveau café branché de Londres, mais bien d’une animation novatrice qui favorise la participation de chaque collaborateur. Le concept est simple : générer des idées et encourager les réflexions novatrices à travers des débats animés autour d’une table.
En pratique, il s’agit de répartir idéalement sur 6 tables des groupes de 3 à 4 personnes pour débattre d’un sujet choisi sur un temps limité. Chaque table compte un hôte qui dirige les débats et des ambassadeurs qui y participent. Dans un temps imparti, chaque membre change de table pour participer à d’autres débats sur d’autres sujets. Après plusieurs tours de table, les participants partagent leurs idées et organisent ensemble des plans d’action.
Le but c’est de mélanger les participants, sans tenir compte de la hiérarchie afin de stimuler l’intelligence collective et permettre la pollinisation des idées. Mais surtout, d’aboutir à des solutions concrètes et rapidement opérationnelles.
Par ailleurs, pour que votre world café soit une réussite, il est important de choisir un environnement propice aux discussions. Votre lieu de réunion doit être décorée de façon à s’éloigner autant que possible du style salle de conférence. Vous pouvez par exemple opter pour une décoration style café pour donner le bon ton à votre réunion professionnelle. Ou pourquoi pas changer complètement de décor et louer une salle de réunion originale ?
4) Avez-vous pensé au brainstorming pour une réunion originale ?
Le brainstorming, qui signifie littéralement remue-méninges, consiste en une méthode de résolution de problème en groupe en faisant appel à l’inventivité et la spontanéité de chacun. Ici, les participants font des débats libres et productifs afin de récolter le maximum d’idées originales et favoriser la participation de chacun.
Par ailleurs, pour stimuler l’équipe à générer autant d’idées que possible, il est important que l’atmosphère soit complètement détendue. Ce qui serait vraiment intéressant, c’est d’opter pour des salles de réunion avec de grands canapés afin que le confort soit au maximum. Et surtout, cela apporte une ambiance cosy et chaleureuse qui optimisera l’efficacité de la réunion de travail.
5) Réunion originale : pensez aux activités team-building
Les activités team-building comme une course de chaises, un champ des mines… permettent de privilégier des moments d’interaction sociale avec vos collaborateurs pendant une réunion de travail. Non seulement ces activités permettent de développer la cohésion du groupe. Mais elles renforcent également l’esprit d’équipe. D’autant plus qu’il sera plus facile de faire passer un message. En bonus, vos collaborateurs garderont de très bons souvenirs de cette réunion originale. De quoi favoriser une ambiance de travail chaleureuse qui optimisera la productivité de chacun.
Vous avez une demande pour un séminaire, une réunion ou une formation?
Transmettez votre brief à un expert événementiel Bird Office et recevez plusieurs propositions dans la journée !
