Vous voulez organiser un séminaire en parfaite adéquation avec vos attentes et celles de vos invités ? Songez au séminaire personnalisé. Loin des séminaires soporifiques où se succèdent discours creux et réunions interminables, le séminaire sur mesure se veut constructif en proposant un contenu adapté et conforme à vos exigences. De ce fait, son organisation doit respecter certaines démarches spécifiques. Voyons lesquelles.
Organiser un séminaire personnalisé : définir des objectifs
L’organisation d’un séminaire doit impérativement répondre à un ou plusieurs objectifs. D’ailleurs il est nécessaire de les définir dès le début, car l’idée est de proposer un séminaire qui répond parfaitement aux besoins de chacun.
Ce séminaire sur mesure sert-il à motiver l’équipe ou à renforcer la cohésion du groupe ? A-t-il pour objectif de communiquer une information importante ou de lancer un nouveau produit ? C’est en fonction de vos réponses que vous serez en mesure d’identifier les participants et le contenu à proposer.
Ne pas perdre de vue ces objectifs est primordial pour que le séminaire se déroule dans des conditions optimales. De ce fait l’établissement d’un planning est de rigueur. Ce document permet de savoir ce qui a été réalisé et ce qui reste à faire.
Définir le profil des participants et leurs besoins
On l’a dit plus haut. Le profil des invités dépend des objectifs. Si c’est un séminaire de management, seuls les cadres et les dirigeants seront conviés. Pour un lancement de produit, vos clients constitueront la majorité de vos invités. Pour un séminaire de cohésion type team building, il est nécessaire de convier tous les membres d’un même département.
En principe les attentes et les besoins des participants sont à la base de la stratégie adoptée pour atteindre les objectifs du séminaire. En effet, ces deux facteurs définissent le choix du lieu, des activités proposées et de la restauration. Par conséquent, il est primordial d’obtenir au préalable une vue d’ensemble des principaux besoins et attentes des participants en réalisant une enquête d’opinion.
Pour ce faire, vous avez le choix entre plusieurs méthodes.
- Demander les avis de chacun en leur soumettant un questionnaire sur leurs goûts et leurs affinités
- Réaliser un petit sondage sur un échantillon témoin des invités
- Récolter les réactions et appréciations de chacun à propos des séminaires précédents.
Les principales informations à retenir à partir des résultats de ces méthodes sont :
- Les raisons qui motivent les participants à assister à un séminaire
- Le poste occupé ainsi que les responsabilités des répondants
- Les attentes et besoins spécifiques de chacun : déroulement du séminaire personnalisé, lieu, animations, etc.
En dégageant les grandes tendances définies par le résultat de ces évaluations vous serez en mesure de déterminer exactement les attentes et les besoins de vos invités. Par ailleurs cette marque d’attention ne passera pas inaperçue auprès de vos collaborateurs. En montrant que vous tenez compte de leurs opinions, vous renforcerez leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Trouver le lieu idéal
Organiser un séminaire au vert ou en bord de mer est en principe un évènement qui ne risque pas d’être ennuyant sauf pour une personne qui n’aime pas être livrée à elle-même. C’est là tout l’intérêt des sondages et questionnaires que vous avez soumis aux participants en amont. En effet en demandant l’avis de chacun, vous êtes sûr de trouver le bon lieu. Celui qui répondra en tous points aux attentes de vos invités. N’oubliez pas qu’un team building réussi est un évènement où tout le monde a pris plaisir.
Choisir des animations sur mesure
C’est en fonction du profil des participants (sexe, âge, etc.) et de leurs attentes que vous serez en mesure d’identifier les activités les mieux adaptées. Effectivement les animations proposées devront faire l’unanimité auprès de vos collaborateurs. En alternant travail et détente, vous amènerez vos participants à être plus ouverts et réceptifs. Aussi, ils seront plus enclins à se prêter au jeu durant les activités.
N’oubliez pas que le but principal du séminaire personnalisé est que tous les participants passent un bon moment. Vous devez faire en sorte de casser cette image négative du séminaire. En effet, bon nombre de salariés n’assistent à un team building ou un colloque que par obligation et ne considèrent pas cet évènement d’entreprise comme digne d’intérêt.
Choisir une restauration personnalisée
Tout le monde a ses préférences en matière de cuisine. De même certaines personnes ont un régime spécifique. En tenant compte des goûts de chacun, vous ferez de votre séminaire un évènement réussi sur tous les plans. En outre le profil des participants vous permettra de trouver la formule adéquate : cocktail, walking dinner, dîner assis, buffet, etc. Lors de votre prochain team building, vous verrez que chaque invité viendra avec plaisir, se sentant écouté et apprécié à sa juste valeur.
Un budget sur mesure
L’avantage d’un séminaire personnalisé, c’est que vous avez un contrôle total sur le budget. En effet vous pouvez fixer un budget réaliste qui correspond parfaitement à vos objectifs et attentes.
Notre conseil : pour organiser un séminaire atypique en adéquation avec les attentes des participants tout en restant dans vos frais, le mieux est de réduire le nombre d’invités. De plus, cela favorisera la concentration et la réceptivité de vos collaborateurs par rapport aux messages véhiculés.
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